Najpogostejša napaka v pogovoru s svojim dobaviteljem o podatkih o izvoru je, da sprašujete šele v trenutku, ko te podatke potrebujete, namesto da bi tega pogovora naredili stalen del poslovnega odnosa. Posledično vaše vprašanje pride kot presenečenje, dobavitelj nima časa za zbiranje podatkov in se pojavijo zamude ravno takrat, ko si jih ne morete privoščiti.
Druga pogosta napaka je v samem vprašanju: preveč nejasno formulirano, zato dobavitelj odgovori z trgovinskim imenom ali državo izvora, medtem ko zakonodaja zahteva podatke na ravni polja, od koder izvira surovina. Kdor se izogne tema dvema napakama, si prihrani marsikatero elektronsko sporočilo, tako sebi kot dobavitelju.
Zakaj se ta pogovor razlikuje od običajnega nakupnega pogovora
Zahteva za podatke o izvoru se na prvi pogled zdi kot katero koli drugo dobaviteljevo vprašanje: nečesa zahtevate, dobavitelj vam to dostavi. Razlika je v tem, da zahtevani podatki pogosto niso standardno zbrani pri samem dobavitelju, zlasti če je ta v verigi bolj oddaljen od pridelovalca ali sečca. Dobavitelj, ki sam kupuje od več majhnih proizvajalcev, mora te podatke najprej spet zahtevati pri svojih lastnih dobaviteljih. To vzame čas, ki ga ne vidite, vendar ga zagotovo počutite, ko se vaš rok izteče.
Napaka 1: pogovor voditi šele ob konkretni pošiljki
Če se oglasite šele, ko je pošiljka na poti, dobavitelju ne pustite prostora za preverjanje ali dopolnjevanje podatkov. Bolje je, da podatke o izvoru strukturno vključite v nakupne dogovore, tako da so že na voljo, preden se pošiljka načrtuje. Podjetja, ki svojo vlogo in obveznost že poznajo, lahko ta pogovor vodijo bolj ciljano: v nekaj vprašanjih vidite, katera vloga in obveznost veljata za vašo situacijo pomagajo pri določanju, KATERE podatke natanko potrebujete, preden sprašujete svojega dobavitelja.
Napaka 2: zahtevati »podatke o izvoru« brez specifikacije, kaj to pomeni
Nejasno vprašanje prinese nejasan odgovor. Ne sprašujte po »izvoru«, ampak po natančnih lokacijskih podatkih polja ali polj, od koder izvira surovina, vključno s obdobjem proizvodnje. Dobavitelji, ki so to navajajoči, pogosto potrebujejo primer, da razumejo, o kakšni stopnji podrobnosti gre. Pregled tega, kar se za vsako surovino zahteva, preprečuje, da bi moralinekajkrat znova priti z dodatnimi vprašanji.
Napaka 3: pogovor voditi enkratno namesto ponavljajoče
Podatki o izvoru niso trenutni posnetek. Dobavitelj, ki letos dobavlja iz določenega območja, lahko v naslednji sezoni kupuje iz drugega območja. Kdor pogovor obravnava kot enkratno akcijo, tvega, da se podatki, ki so na voljo, ne ujemajo z dejanske dobavami. Zato je običajno, da podatke o izvoru potrjujete znova za vsako dobavo ali sezono, namesto da bi se zanašali na staro zagotovilo.
Napaka 4: prejeti podatke brez njihovega fiksiranja na preverjiv način
Ustna zagotovila ali ohlapna e-poštna sporočila je težko najti v trenutku, ko te podatke dejansko potrebujete, na primer pri sestavljanju izjave ali med pregledom. Zapišite si, kdo je katere podatke zagotovil, kdaj in v kakšni obliki. To je pomembno tudi glede dolžnosti hrambe, ki velja za te podatke. Kako pri tem varno obdelate občutljive dobaviteljeve podatke, je pojasnjeno na strani o tem, kako obdelujemo vaše podatke in podatke vaših dobaviteljev.
Kaj res deluje v praksi
Podjetja, ki to razpravo vodijo dobro, to običajno počnejo v treh korakih: najprej dobavitelju razložijo, katero raven podrobnosti je potrebna in zakaj, nato v nabavni cikel vgradijo fiksni trenutek, v katerem se podatki zahtevajo ali potrdijo, in nazadnje uporabljajo fiksni način za preverjanje in shranjevanje prejetih podatkov. Zadnje ne mora biti zapleteno, vendar mora biti dosledno.
Upoštevajte, da je ocena, ali so dostavljeni podatki zadostni, navsezadnje na vas kot udeležencu na trgu in ne na dobavitelju. Če ste v dvomih o tem, kaj je v vaši situaciji natanko potrebno, je pametno, da se o tem dogovorite s pravnikom ali pristojnim nadzornim organom. Širši pregled pogosto zastavljanih vprašanj na to temo najdete na strani s pogosto zastavljanimi vprašanjiin več ozadja o različnih korakih v procesu je na znanja bazi, izbrane po situaciji.
Želite najprej vedeti, katera vloga in obveznost se nanašata na vaše podjetje, preden se podate v razpravo s svojim dobaviteljem? Izvedite brezplačen pregled vloge ali preglejte bazo znanja za temo, ki ustreza vaši surovini.