Mohu si prohlášení o souladu s EUDR podat sám?
Ano, prohlášení o náležité péči můžete podat sami v systému EU pro informace. Nařízení nezakazuje podání prostřednictvím třetí strany, ale hospodářský subjekt nebo prodávající, který prohlášení podává, zůstává za něj odpovědný. V praxi je podání složitější ne samotnými formuláři, ale vším, co před tím musí být na místě: správné určení role v řetězci, geolokační údaje za každou parcelu, klasifikace rizika země původu a neustále aktualizovaný soubor dokumentů, který vydržíme kontrolou.
To, zda je pro vás vlastní podání dosažitelné, závisí více na počtu produktových toků a dodavatelů než na technických schopnostech. U jednoho produktového toku se stálým, kooperativním dodavatelem si mnoho malých a středních podniků s vlastním podáním poradí. U více surovin, kolísavých dodavatelů nebo zemí s vyšší klasifikací rizika se čas na správu dokumentů rychle zvyšuje.
Co musí být připraveno, než něco podáte
Samotné podání je poslední krok, ne první. Předtím musíte vědět, jakou roli v řetězci hrajete a jaké povinnosti z ní plynou, protože to určuje, zda potřebujete úplné prohlášení o náležité péči nebo zjednodušenou verzi. Dále musíte pro každý produktový tok umět identifikovat původní parcely pomocí geolokaičních údajů, předložit příslušné dokumenty a znát klasifikaci rizika země původu. Pokud toto ještě nemáte, doporučujeme vám nejprve určit si v pěti otázkách vaši roli a povinnosti dříve, než přistoupíte k samotnému podání.
Soubor dokumentů, který kolísá v těchto bodech, vám při podání nevyvolá chybovou zprávu — systém přijme vámi podané prohlášení. Problémy vznikají až poté, když příslušný úřad požaduje podklady a ty nejsou úplné nebo nejsou prosledy dohledatelné. Vlastní podání tedy především znamená: osobně odpovídat za kvalitu všeho, co jí předchází.
Kde vlastní zpracování končí
V praxi se podniky na několika místech zasekávají. První je čas: shromažďování geolokaličních údajů od více dodavatelů v různých zemích je opakovaný administrativní proces, ne jednorázová akce. Druhé je ověřování: hranice parcely, která neodpovídá zemi původu, nebo souřadnice, které se neshodují se zbytkem souboru dokumentů, se s pouhým okem těžko odhalují. Třetí je povinnost uchovávání: dokumenty musí být přístupné po dobu pěti let, a to i když se změní dodavatel nebo odejde zaměstnanec.
Žádný z těchto bodů neumožňuje vlastní podání nemožné. Určují však, zda jde pro váš podnik o otázku jednoho odpoledne, nebo o trvalý úkol, který někdo musí pravidelně spravovat. Podniky, které podávají prohlášení pro více surovin najednou, se proto často rozhodují pro určitou formu podpory při strukturování a ověřování souboru dokumentů, zatímco konečné podání a odpovědnost za něj zůstávají u nich.
Dvě formy pomoci a rozdíl mezi nimi
Existuje rozdíl mezi vedením a outsourcingem, a pro většinu malých a středních podniků je nejdůležitější mít tuto skutečnost jasnou. Vedení znamená, že třetí strana strukturuje a ověřuje váš soubor dokumentů a vygeneruje z něj prohlášení; vy ho sami podáte v systému EU pro informace se svými vlastními přihlašovacími údaji. Outsourcing znamená, že si své přihlašovací údaje vezme a podá je vaším jménem. V obou případech zůstává právní posouzení rizika u vás jako hospodářského subjektu nebo prodávajícího; poskytovatel služeb strukturuje a generuje, ale nedeklaruje vaším jménem, že je výrobek bez odlesňování.
Na stránce o tom, jak podání a soubor dokumentů vznikají přesně vysvětluje, které kroky podniknete sami a které kroky převezmeme, pokud se pro to rozhodnete. Kdo chce vědět, co stojí vedení nebo úplné outsourcing v poměru k počtu produktových toků, najde to v přehledu sazeb podle situace.
Dělat sami se správnou podporou
Pro jednoduchou produktovou linku s přehledným dodavatelem je vlastní podání pro mnoho malých a středních podniků realistické, pokud je soubor předem v pořádku. U více surovin, zemí původu s vyšší klasifikací rizika nebo často se měnících dodavatelů převažuje čas, který stojí budování a udržování tohoto souboru, často více než samo podání. V vědomostní bázi s rozpracovanými kroky pro každou produktovou linku najdete pro každou surovinu a roli, co konkrétně potřebujete, aby jste se dostali k podatelné prohlášení.
Chcete nejdřív vědět, kde přesně stojíte, než si sami rozhodnete, zda si necháte pomoci či nikoli? Podstupte bezplatný kontrolní seznam rolí a přečtěte si související témata v naší vědomostní bázi; to vám během několika minut poskytne konkrétní výchozí bod.