Kann ich die EUDR-Erklärung selbst einreichen?
Ja, Sie können die Sorgfaltserklärung selbst im EU-Informationssystem einreichen. Die Verordnung schreibt nicht vor, dass dies über einen Vermittler erfolgen muss; der Marktakteur oder Händler, der die Erklärung einreicht, bleibt auch selbst dafür verantwortlich. Was die Einreichung in der Praxis schwierig macht, ist nicht das Eingabeformular selbst, sondern alles, was davor in Ordnung sein muss: die richtige Rollenbestimmung, Geolocatierungsdaten pro Parzelle, die Risikoeinstufung des Herkunftslandes und ein Dossier, das bei einer Kontrolle Bestand hat.
Ob die Selbsteinreichung für Sie machbar ist, hängt also weniger von technischen Fähigkeiten ab und mehr davon, wie viele Produktströme Sie haben, wie zersplittert Ihre Lieferanten sind und wie viel Zeit Sie aufwenden können, um dieses Dossier aufzubauen und aktuell zu halten. Für einen einzelnen Produktstrom mit einem festen, kooperativen Lieferanten ist die Selbsteinreichung für viele KMU-Unternehmen machbar. Bei mehreren Rohstoffen, wechselnden Lieferanten oder Ländern mit einer höheren Risikoeinstufung steigt der Zeitaufwand schnell an.
Was vor der Einreichung bereit sein muss
Die Einreichung selbst ist der letzte Schritt, nicht der erste. Davor müssen Sie wissen, welche Rolle Sie in der Kette erfüllen und welche Verpflichtung damit verbunden ist, denn das bestimmt, ob Sie eine vollständige Sorgfaltserklärung benötigen oder eine vereinfachte Version. Auch müssen Sie pro Produktstrom die Herkunftsparzellen mit Geolocatierungsdaten angeben können, die entsprechenden Dokumente vorlegen und wissen, in welche Risikokategorie das Herkunftsland fällt. Wer diesen Überblick noch nicht hat, sollte zuerst zuerst in fünf Fragen Ihre Rolle und Verpflichtung festlegen bevor die Einreichung selbst ansteht.
Ein Dossier, das bei diesen Punkten mangelhaft ist, liefert bei der Einreichung keine Fehlermeldung — das System akzeptiert eine von Ihnen eingereichte Erklärung. Das Problem entsteht erst, wenn eine zuständige Behörde um Begründung verlangt und diese Begründung nicht vollständig oder nicht nachvollziehbar ist. Selbst einreichen bedeutet also vor allem: selbst verantwortlich für die Qualität dessen sein, was dem vorausgeht.
Wo das Selbermachen an Grenzen stößt
Es gibt einige Punkte, an denen Unternehmen in der Praxis feststecken. Der erste ist die Zeit: Geolocatierungsdaten bei mehreren Lieferanten in mehreren Ländern zu sammeln ist ein wiederholter, verwaltungstechnischer Prozess, keine einmalige Aktion. Der zweite ist die Validierung: Eine Parzellengrenze, die nicht mit dem Herkunftsland übereinstimmt, oder Koordinaten, die nicht zum Rest des Dossiers passen, sind mit bloßem Auge schwer zu erkennen. Der dritte ist die Aufbewahrungspflicht: Dokumente müssen fünf Jahre lang verfügbar bleiben, auch wenn sich ein Lieferant ändert oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Keiner dieser Punkte macht die Selbsteinreichung unmöglich. Sie bestimmen aber, ob es für Ihr Unternehmen eine Sache von einem Nachmittag ist oder eine laufende Aufgabe, die jemand strukturell betreuen muss. Unternehmen, die für mehrere Rohstoffe gleichzeitig Erklärungen einreichen, wählen daher häufiger eine Form der Unterstützung beim Strukturieren und Validieren des Dossiers, während die abschließende Einreichung und die Verantwortung dafür bei ihnen selbst liegen.
Die zwei Formen der Unterstützung und der Unterschied zwischen ihnen
Es gibt einen Unterschied zwischen Begleitung und Auslagerung, und dieser Unterschied ist für die meisten KMU-Unternehmen das Wichtigste, das klar sein muss. Bei der Begleitung strukturiert und validiert ein Anbieter Ihr Dossier und generiert daraus die Erklärung; Sie reichen diese selbst im EU-Informationssystem mit Ihren eigenen Anmeldedaten ein. Bei der Auslagerung geben Sie diese Anmeldedaten ab und der andere Anbieter reicht in Ihrem Namen ein. In beiden Fällen bleibt die gesetzliche Risikobewertung bei Ihnen als Marktakteur oder Händler; ein Dienstleister strukturiert und generiert, erklärt aber nicht in Ihrem Namen, dass ein Produkt entwaldungsfrei ist.
Auf der Seite über die Entstehung der Einreichung und des Dossiers erklärt genau, welche Schritte Sie selbst unternehmen und welche Schritte übernommen werden, wenn Sie sich dafür entscheiden. Wer wissen möchte, was Begleitung oder vollständige Auslagerung im Verhältnis zur Anzahl der Produktströme kostet, findet das auf der Übersicht der Gebühren pro Situation.
Selbst machen mit der richtigen Unterstützung
Bei einem einfachen Produktstrom mit einem übersichtlichen Lieferanten ist die Eigeneinreichung für viele KMU-Unternehmen realistisch, sofern die Dokumentation vorher in Ordnung ist. Bei mehreren Rohstoffen, Herkunftsländern mit höherer Risikoeinstufung oder häufig wechselnden Lieferanten wiegt die Zeit, die Aufbau und Aktualität dieser Dokumentation kostet, oft schwerer als die Einreichung selbst. In der Wissensdatenbank mit ausgearbeiteten Schritten pro Produktstrom finden Sie pro Rohstoff und Rolle, was konkret erforderlich ist, um zu einer eingabefähigen Erklärung zu gelangen.
Möchten Sie zunächst wissen, wo Sie genau stehen, bevor Sie entscheiden, ob Sie die Aufgabe selbst übernehmen oder begleiten lassen? Führen Sie die kostenlose Rollenprüfung durch und lesen Sie die zugehörigen Themen in der Wissensdatenbank; das gibt Ihnen innerhalb weniger Minuten einen konkreten Ausgangspunkt.