Puis-je soumettre moi-même la déclaration EUDR ?
Oui, vous pouvez soumettre vous-même la déclaration de diligence raisonnable dans le système d'information de l'Union. Le règlement ne prescrit pas que cela doit se faire par l'intermédiaire d'un tiers ; le participant au marché ou le commerçant qui soumet la déclaration en reste également personnellement responsable. Ce qui rend la soumission difficile en pratique, ce n'est pas l'écran de saisie lui-même, mais tout ce qui doit être en ordre auparavant : la bonne détermination du rôle, les données de géolocalisation par parcelle, la classification des risques du pays d'origine et un dossier qui résiste à un contrôle.
La possibilité de soumettre vous-même dépend donc moins de compétences techniques et davantage du nombre de flux de produits que vous avez, de la fragmentation de vos fournisseurs et du temps que vous pouvez consacrer à la constitution et à la mise à jour de ce dossier. Pour un seul flux de produits avec un fournisseur coopératif stable, la soumission personnelle est réalisable pour de nombreuses PME. Avec plusieurs matières premières, des fournisseurs changeants ou des pays présentant une classification des risques plus élevée, l'investissement en temps augmente rapidement.
Ce qui doit être prêt avant votre soumission
La soumission elle-même est l'étape finale, non la première. Avant cela, vous devez savoir quel rôle vous jouez dans la chaîne et quelle obligation en découle, car cela détermine si vous avez besoin d'une déclaration de diligence raisonnable complète ou d'une version simplifiée. Pour chaque flux de produits, vous devez également pouvoir identifier les parcelles d'origine avec des données de géolocalisation, pouvoir présenter les documents connexes et connaître la classe de risque du pays d'origine. Si vous n'avez pas encore cette vue d'ensemble, il est judicieux de commencer par déterminer en cinq questions votre rôle et votre obligation avant d'aborder la soumission elle-même.
Un dossier qui présente des lacunes sur ces points ne génère pas de message d'erreur lors de la soumission — le système accepte une déclaration que vous soumettez. Le problème ne survient que si une autorité compétente demande une justification et que celle-ci n'est pas complète ou n'est pas traçable. Soumettre soi-même signifie donc avant tout : être soi-même responsable de la qualité de ce qui précède.
Où la gestion personnelle s'arrête
Il y a quelques points où les entreprises se heurtent à des difficultés en pratique. Le premier est le temps : collecter les données de géolocalisation auprès de plusieurs fournisseurs dans plusieurs pays est un processus administratif répétitif, non une action unique. Le deuxième est la validation : une limite de parcelle qui ne correspond pas au pays d'origine, ou des coordonnées qui ne correspondent pas au reste du dossier, sont difficiles à détecter à l'œil nu. Le troisième est l'obligation de conservation : les documents doivent rester accessibles pendant cinq ans, même si un fournisseur change ou un employé s'en va.
Aucun de ces points ne rend impossible la gestion personnelle. Ils déterminent plutôt si cela représente pour votre entreprise une affaire d'après-midi ou une tâche permanente que quelqu'un doit gérer régulièrement. Les entreprises qui soumettent des déclarations pour plusieurs matières premières simultanément optent donc plus souvent pour une forme de soutien dans la structuration et la validation du dossier, tandis que la soumission finale et la responsabilité qui en découle restent entre vos mains.
Les deux formes d'aide et la différence entre elles
Il existe une différence entre l'accompagnement et l'externalisation, et cette différence est la plus importante à clarifier pour la plupart des PME. Dans l'accompagnement, un prestataire structure et valide votre dossier et en génère la déclaration ; vous la soumettez vous-même au système d'information de l'Union avec vos propres identifiants. Dans l'externalisation, vous transférez ces identifiants et l'autre partie soumet en votre nom. Dans les deux cas, l'évaluation du risque prescrite par la loi reste entre vos mains en tant que participant au marché ou commerçant ; un prestataire structure et génère, mais ne déclare pas en votre nom qu'un produit est conforme à la réglementation.
Sur la page sur la façon dont la soumission et le dossier sont constitués explique exactement quelles étapes vous franchissez vous-même et quelles étapes sont prises en charge si vous le choisissez. Ceux qui souhaitent connaître le coût de l'accompagnement ou de l'externalisation complète en fonction du nombre de flux de produits le retrouveront sur l'aperçu des tarifs par situation.
Le faire soi-même, avec le soutien approprié
Pour un flux de produits unique avec une chaîne d'approvisionnement claire, l'introduction elle-même est réaliste pour de nombreuses PME, à condition que le dossier soit en ordre au préalable. En cas de plusieurs matières premières, de pays d'origine ayant une classification de risque plus élevée ou de fournisseurs changeant fréquemment, le temps nécessaire pour constituer et maintenir à jour ce dossier l'emporte souvent sur l'introduction elle-même. Dans la base de connaissances avec les étapes détaillées par flux de produits vous trouverez par matière première et par rôle ce qui est concrètement nécessaire pour parvenir à une déclaration à présenter.
Voulez-vous d'abord savoir exactement où vous en êtes avant de décider vous-même ou de vous faire accompagner ? Effectuez le contrôle de rôle gratuit et lisez les sujets connexes dans la base de connaissances ; cela vous donnera un point de départ concret en quelques minutes.