Der er ingen fast frist i forordningen for, hvor lang tid det tager at få adgang til EU's informatisystem. Det står derimod fast: det er ikke et spørgsmål om at oprette en konto og straks indgive en erklæring. Der ligger flere trin forud, såsom tilknytning af dine virksomhedsoplysninger, registrering af et EORI-nummer og udpegning af, hvem der på vegne af din virksomhed må indgive dokumenter. Hvert trin kan møde forsinkelser, hvis oplysninger ikke stemmer overens, eller hvis en fuldmagt mangler.
Praktisk erfaring fra virksomheder, der allerede er i gang, viser, at gennemløbstiden varierer meget. En virksomhed med aktuelle Handelsregister- og EORI-oplysninger og én klar ansvarlig kommer sædvanligvis hurtigere gennem registreringen end en virksomhed med flere lokaliteter, en eksternt ansat rådgiver eller en struktur, hvor det ikke straks er klart, hvem der varetager hvilken rolle. Det er derfor klogt ikke at planlægge dette trin lige før en indsendelsesfristi, men at starte det i god tid før.
Hvilke trin der bestemmer adgangen
Før du kan indgive en risikovurderingserklæring, skal din virksomhed være kendt i systemet med de rigtige identifikationsoplysninger. Det starter med et EORI-nummer, der skal være tilknyttet den rigtige juridiske enhed. Derefter følger registrering af virksomheden selv i EU's informatisystem og tilknytning af brugere, der må handle på vegne af virksomheden. Først når denne tilknytning er korrekt, kan en erklæring faktisk udarbejdes og indgives.
I praksis støder virksomheder især på to problemer: et EORI-nummer, der endnu ikke er tilknyttet den nuværende virksomhedsstruktur, og uklarhed om, hvem der optræder som fuldmægtig. For virksomheder, der arbejder med et eksternt bureau eller et moderselskab i et andet EU-land, opstår der ofte yderligere forsinkelser, fordi fuldmagter først skal fastlægges juridisk og teknisk, før systemet accepterer dem.
Hvad der påvirker gennemløbstiden i praksis
Hastigheden, hvormed adgangen etableres, afhænger ikke kun af selve systemet, men også af, hvor fuldstændige og konsistente dine egne oplysninger er. Forskelle mellem navnet på dit Handelsregister-udskrift, din EORI-registrering og dit momsregistreringsnummer fører ofte til ekstra kontroller. Det samme gælder, når flere personer inden for en organisation mener, at de er ansvarlige for indsendelsen, uden at dette er formelt fastlagt.
Også den rolle, du har, spiller ind. En virksomhed, der først bringer et produkt på markedet i EU, har sædvanligvis brug for en mere direkte registrering end en handelsvirksomhed, der sidder senere i kæden og primært videregiver oplysninger. Hvilken rolle, der gælder for din virksomhed, og hvilken forpligtelse der følger heraf, kan du bestemmes på få spørgsmålHeri også bliver det klart, om og hvornår registrering i informatisystemet er relevant for dig.
Hvad du allerede nu kan forberede
Selv hvis den eksakte startdato for din produktstrøm endnu ikke ligger nær, er det fornuftigt ikke at udskyde registreringstrinnet. Sørg for, at dit EORI-nummer er aktuelt, at dine virksomhedsoplysninger stemmer overens på tværs af de forskellige registre, og at det inden for din organisation er fastlagt, hvem der er bemyndiget til at indgive dokumenter på vegne af virksomheden. Dette forhindrer, at du kort før en frist møder en administrativ forsinkelse, der intet har at gøre med selve dit dossier.
Dette registreringstrin står uafhængigt af opbygningen af dit indholdsmæssige dossier med leverandører, parceller og geoposition. Begge forløb kan køre samtidigt, men det er godt ikke at blande dem sammen i din planlægning. En oversigt over, hvordan disse to spor forholder sig til hinanden, og hvad der stilles til dig på hvert trin, finder du i videnbanken med forklaringer pr. emne.
Hvor eudri.com passer ind
eudri.com strukturerer og validerer dossieret bag ved jeres erklæring og genererer på grundlag heraf erklæringen om retvisende due diligence eller den forenklet erklæring. Indsendelsen foretager I selv via EU-informationssystemet, selv med vores vejledning eller ved at bemyndige os. Hvordan denne datastrøm nøjagtigt forløber, og hvor oplysningerne kommer fra, kan I læse på siden om hvordan platformen fungerer. Registreringen og den endelige vurdering af jeres dossier forbliver herved et ansvar for jer selv og, hvor det er nødvendigt, for den relevante kontrolmyndighed.
Er I usikre på, om og hvornår registrering for jeres situation er relevant, og hvilken rolle der er forbundet hermed? Foretag det gratis rolletjek eller læs de øvrige emner i videnbanken; begge giver jer uden forpligtelse et første konkret svar.