Asetuksessa ei ole määritetty kiinteää määräaikaa sille, kuinka kauan pääsyn saaminen EU:n tietojärjestelmään kestää. Se on kuitenkin selvää: se ei ole vain tilin luominen ja välittömästi ilmoituksen jättäminen. Ennen sitä on useita vaiheita, kuten yritystietojesi linkittäminen, EORI-numeron rekisteröinti ja sen määrittäminen, kuka saa edustaa yritystäsi ilmoituksissa. Jokainen vaihe voi viivästyä, jos tiedot eivät täsmää tai valtakirja puuttuu.
Yritysten käytännön kokemus, jotka ovat jo aloittaneet, osoittaa, että läpimenoaika vaihtelee huomattavasti. Yritys, jonka KvK- ja EORI-tiedot ovat ajan tasalla ja jolla on yksi selvästi määritetty vastuuhenkilö, kulkee yleensä nopeammin rekisteröinnin läpi kuin yritys, jolla on useita toimipaikkoja, ulkopuolinen neuvonantaja tai rakenne, jossa ei ole heti selvää, kuka täyttää mitä roolia. Tämän vuoksi on järkevää olla suunnittelematta tätä vaihetta välittömästi ennen ilmoitusajankohtaa, vaan aloittaa se hyvissä ajoin etukäteen.
Mitkä vaiheet määrittävät pääsyn
Ennen kuin voit jättää due diligence -ilmoituksen, yrityksesi on oltava järjestelmässä tunnettu oikeilla tunnistetiedoilla. Se alkaa EORI-numerolla, joka on linkitettävä oikeaan oikeushenkilöön. Sen jälkeen seuraa yrityksen itsensä rekisteröinti EU:n tietojärjestelmään ja käyttäjien, jotka saavat edustaa yritystä, linkittäminen. Vasta kun tämä linkitys on oikea, voidaan todella valmistella ja jättää ilmoitus.
Käytännössä yritykset juuttuvat erityisesti kahteen asiaan: EORI-numeroon, joka ei vielä ole linkitetty nykyiseen yritysrakenteeseen, ja epäselvyyteen siitä, kuka toimii valtuutettuna. Yrityksissä, jotka työskentelevät ulkoisen toimiston kanssa tai joilla on emoyhtiö toisessa EU-maassa, ilmenee usein lisäviivästystä, koska valtakirjat on ensin vahvistettava oikeudellisesti ja teknisesti, ennen kuin järjestelmä hyväksyy ne.
Mikä vaikuttaa läpimenoaikaan käytännössä
Pääsyn syntymisen nopeus riippuu ei vain järjestelmästä itsestään, vaan myös siitä, kuinka täydellisiä ja yhdenmukaisia omat tietosi ovat. Erot KvK-otteessa olevan nimen, EORI-rekisteröintisi ja ALV-numerosi välillä johtavat usein lisätarkastuksiin. Sama koskee tilannetta, jossa useat organisaation jäsenet luulevat olevansa vastuussa ilmoituksesta, ilman että se on muodollisesti vahvistettu.
Myös roolisi vaikuttaa siihen. Markkinaosainen, joka ensimmäisenä tuo tuotteen EU:hun, tarvitsee yleensä suoremman rekisteröinnin kuin kauppias, joka on ketjun alempana ja lähinnä välittää tietoja. Mikä rooli yrityksellesi koskee ja mitä velvoitetta siihen liittyy, voit voi antaa muutaman kysymyksen määrittää sen. Tämä on myös hetki, jolloin selviää, onko rekisteröinti tietojärjestelmään sinulle merkityksellinen ja milloin.
Mitä voit valmisteilla jo nyt
Vaikka tuoteryhmäsi tarkka voimaantulopäivä ei olisi vielä lähellä, on järkevää olla lykkäämättä rekisteröintivaihetta. Varmista, että EORI-numerosi on ajan tasalla, että yritystietosi vastaavat eri rekistereissä, ja että organisaatiossasi on määritetty, kuka on valtuutettu jättämään ilmoituksia yrityksen puolesta. Näin vältät joutumasta vastaan hallinnolliseen viivästykseen vain määräajaa ennen, mikä ei liity itse dossieroihisi.
Tämä rekisteröintivaihe on erillään sisällöllisen dossieroksi rakentamisesta, jossa on toimittajat, tilat ja geopaikalliset tiedot. Molemmat prosessit voivat edetä samanaikaisesti, mutta on hyvä olla sekoittamatta niitä suunnittelussaan. Yleiskatsaus siitä, miten nämä kaksi rinnakkaista prosessia liittyvät toisiinsa ja mitä sinulta pyydetään kussakin vaiheessa, löytyy tietopankki aiheen selityksellä.
Missä eudri.com toimii
eudri.com järjestää ja vahvistaa ilmoituksesi taustalla olevan asiakirjaston ja luo sen perusteella vaatimustenmukaisuusarvioinnin tai yksinkertaistetun ilmoituksen. Lähetät sen itse EU-tietojärjestelmän kautta, joko omalla toiminnallasi ja ohjauksellisemme tai antamalla meille valtuutuksen. Kuinka tämä tiedonsiirto tarkalleen etenee ja mistä tieto tulee, voit lukea sivulta siitä, kuinka alusta toimii. Rekisteröinti ja asiakirjastosi lopullinen arviointi jäävät kuitenkin omaksesi ja tarvittaessa asianomaisille valvontaviranomaisille.
Epäilet, onko rekisteröinti ja milloin se voi tulla kyseeseen omaksesi, ja mikä rooli siinä on? Käy ilmaisen roolikartoituksen kautta tai lue muita aiheita tietovarastostamme; molemmat antavat sinulle ensimmäisen konkreettisen vastauksen sitoutumatta.