Le règlement ne fixe aucun délai précis pour l'accès au système d'information de l'UE. Ce qui est certain : ce n'est pas une question de créer un compte et de soumettre immédiatement une déclaration. Il y a plusieurs étapes au préalable, comme l'association de vos données d'entreprise, l'enregistrement d'un numéro EORI et la désignation de la personne autorisée à soumettre en votre nom. Chaque étape peut connaître des retards si les données ne correspondent pas ou si une procuration fait défaut.
L'expérience pratique des entreprises qui ont déjà commencé montre que les délais varient considérablement. Une entreprise disposant de données KvK et EORI actualisées et d'une seule personne responsable clairement identifiée franchit généralement plus rapidement l'enregistrement qu'une entreprise ayant plusieurs établissements, un consultant externe ou une structure où le rôle de chacun n'est pas immédiatement clair. Il est donc judicieux de ne pas planifier cette étape juste avant un moment de soumission, mais de commencer bien à l'avance.
Les étapes qui déterminant l'accès
Avant de pouvoir soumettre une déclaration relative à la diligence raisonnable, votre entreprise doit être identifiée dans le système avec les bonnes données d'identification. Cela commence par un numéro EORI, qui doit être associé à la bonne personne morale. Suit ensuite l'enregistrement de l'entreprise elle-même dans le système d'information de l'UE, et l'association des utilisateurs autorisés à agir au nom de cette entreprise. Ce n'est que lorsque cette association est correcte qu'une déclaration peut réellement être élaborée et soumise.
En pratique, les entreprises rencontrent principalement des problèmes sur deux points : un numéro EORI qui n'est pas encore associé à la structure actuelle de l'entreprise, et une imprécision quant à la personne agissant en tant que mandataire. Pour les entreprises travaillant avec un cabinet externe ou une entreprise mère dans un autre État membre de l'UE, des retards supplémentaires surviennent souvent, car les procurations doivent d'abord être établies juridiquement et techniquement avant que le système ne les accepte.
Ce qui influe sur la durée en pratique
La rapidité avec laquelle l'accès est établi ne dépend pas seulement du système lui-même, mais aussi de la complétude et de la cohérence de vos propres données. Les différences entre le nom figurant sur votre extrait KvK, votre enregistrement EORI et votre numéro de TVA entraînent souvent des contrôles supplémentaires. Il en va de même lorsque plusieurs personnes au sein d'une organisation se considèrent responsables de la soumission sans que ce soit formellement établi.
Le rôle que vous jouez compte également. Un exploitant du marché qui introduit pour la première fois un produit dans l'UE a généralement besoin d'un enregistrement plus direct qu'un distributeur situé plus loin dans la chaîne et qui transmet principalement des données. Quel rôle s'applique à votre entreprise et quelle obligation en découle, vous pouvez le faire déterminer en quelques questions. C'est aussi le moment où il devient clair si, et quand, l'enregistrement dans le système d'information vous est pertinent.
Ce que vous pouvez préparer dès maintenant
Même si la date d'entrée en vigueur exacte pour votre flux de produits n'est pas encore proche, il est judicieux de ne pas reporter l'étape d'enregistrement. Assurez-vous que votre numéro EORI est actualisé, que vos données d'entreprise correspondent entre les différents registres, et que au sein de votre organisation il est établi qui est autorisé à soumettre au nom de l'entreprise. Cela évite que vous ne vous trouviez face à un retard administratif juste avant une échéance, retard qui n'a rien à voir avec votre dossier lui-même.
Cette étape d'enregistrement est distincte de la constitution de votre dossier substantiel, avec les fournisseurs, les parcelles et les données géolocalisées. Ces deux trajectoires peuvent se dérouler simultanément, mais il est bon de ne pas les mélanger dans votre planification. Vous trouverez un aperçu de la manière dont ces deux axes se rapportent l'un à l'autre et ce qui vous est demandé à chaque étape, dans la base de connaissances avec explication par sujet.
Où eudri.com intervient
eudri.com structure et valide le dossier qui étaye votre déclaration, et génère sur cette base la déclaration de diligence raisonnable ou la déclaration simplifiée. Vous procédez vous-même au dépôt via le système d'information de l'UE, soit avec notre accompagnement, soit en nous autorisant. Le fonctionnement précis de ce flux de données et l'origine de l'information sont décrits sur la page sur le fonctionnement de la plateforme. L'enregistrement et l'évaluation définitive de votre dossier restent une responsabilité qui vous incombe et, le cas échéant, à l'autorité de contrôle compétente.
Vous doutez de savoir si et quand l'enregistrement est applicable à votre situation, et quel rôle y correspond ? Effectuez la vérification gratuite des rôles ou consultez les autres sujets de la base de connaissances ; tous deux vous donnent sans engagement une première réponse concrète.