Nel regolamento non è previsto un termine fisso per quanto tempo occorra per ottenere l'accesso al sistema informativo dell'UE. Ciò che è certo è che non si tratta semplicemente di creare un account e presentare subito una dichiarazione. Vi sono passaggi preliminari, come il collegamento dei dati aziendali, la registrazione di un numero EORI e la designazione delle persone autorizzate a presentare istanze per conto della vostra azienda. Ogni passaggio può subire ritardi se i dati non corrispondono o manca un'autorizzazione.
L'esperienza pratica delle aziende che hanno già iniziato insegna che i tempi di elaborazione variano notevolmente. Un'impresa con dati della Camera di commercio e EORI aggiornati e un'unica persona responsabile chiaramente identificata di solito completa la registrazione più rapidamente di un'azienda con più sedi, un consulente esterno incaricato o una struttura in cui non è immediatamente evidente chi ricopra quale ruolo. È quindi consigliabile non pianificare questo passaggio poco prima di una scadenza di presentazione, ma iniziare con largo anticipo.
Quali passaggi determinano l'accesso
Prima di poter presentare una dichiarazione di due diligence, la vostra azienda deve essere registrata nel sistema con i dati di identificazione corretti. Questo inizia con un numero EORI, che deve essere collegato alla corretta persona giuridica. Segue quindi la registrazione dell'azienda stessa nel sistema informativo dell'UE e il collegamento degli utenti autorizzati ad agire per conto di tale azienda. Solo quando questo collegamento è corretto è possibile elaborare e presentare effettivamente una dichiarazione.
Nella pratica, le aziende si bloccano soprattutto su due punti: un numero EORI non ancora collegato alla struttura aziendale attuale e incertezza su chi agisca come mandatario. Nelle aziende che lavorano con uno studio esterno o una società madre in un altro paese dell'UE, i ritardi spesso si moltiplicano perché le autorizzazioni devono prima essere formalizzate dal punto di vista giuridico e tecnico prima che il sistema le accetti.
Che cosa influenza i tempi di elaborazione nella pratica
La velocità con cui viene stabilito l'accesso dipende non solo dal sistema stesso, ma anche da quanto completi e coerenti siano i vostri dati. Le discrepanze tra il nome sul vostro estratto dalla Camera di commercio, la vostra registrazione EORI e il vostro numero di partita IVA spesso portano a controlli aggiuntivi. Lo stesso vale quando più persone all'interno di un'organizzazione pensano di essere responsabili della presentazione senza che questo sia formalmente documentato.
Anche il ruolo che ricoprite ha importanza. Un operatore economico che immette per primo un prodotto sul mercato dell'UE di solito necessita di una registrazione più diretta rispetto a un commerciante che si trova più avanti nella catena e principalmente trasmette dati. Potete verificare quale ruolo si applica alla vostra azienda e quale obbligo ne deriva da farlo determinare in poche domande. Questo è anche il momento in cui diventa chiaro se e quando la registrazione nel sistema informativo è rilevante per voi.
Quello che potete già preparare ora
Anche se la data di inizio esatta per la vostra linea di prodotti non è ancora imminente, è utile non rimandare il passaggio della registrazione. Verificate che il vostro numero EORI sia aggiornato, che i dati aziendali corrispondano nei diversi registri e che all'interno della vostra organizzazione sia documentato chi è autorizzato a presentare istanze per conto dell'azienda. Questo evita che poco prima di una scadenza vi imbattiate in un ritardo amministrativo che non ha nulla a che vedere con il vostro dossier vero e proprio.
Questo passaggio di registrazione è indipendente dalla costruzione del vostro dossier sostanziale, con fornitori, appezzamenti e dati geografici. Entrambi i percorsi possono procedere contemporaneamente, ma è importante non farli coincidere nella vostra pianificazione. Una panoramica di come questi due percorsi si relazionano tra loro e cosa vi viene richiesto in ogni passaggio si trova in banca dati con spiegazioni per argomento.
Il ruolo di eudri.com
eudri.com struttura e convalida il fascicolo dietro la vostra dichiarazione, e genera sulla base di esso la dichiarazione di dovuta diligenza o la dichiarazione semplificata. L'invio vero e proprio avviene tramite il sistema informativo dell'UE, da voi stessi con la nostra assistenza oppure delegando noi. Come scorre esattamente quel flusso di dati e da dove provengono le informazioni, potete leggerlo nella pagina su come funziona la piattaforma. La registrazione e la valutazione finale del vostro fascicolo rimangono una vostra responsabilità e, dove necessario, dell'autorità di vigilanza competente.
Avete dubbi sul fatto che la registrazione sia necessaria per la vostra situazione e su quando, e quale ruolo vi spetta? Fate il controllo gratuito dei ruoli oppure leggete gli altri argomenti nella banca dati delle conoscenze; entrambi vi forniscono senza impegno una prima risposta concreta.