In der Verordnung ist keine feste Frist festgelegt, wie lange der Zugang zum EU-Informationssystem dauert. Was allerdings feststeht: Es ist keine Sache, einfach ein Konto zu erstellen und sofort eine Erklärung einzureichen. Es gibt mehrere vorgelagerte Schritte, etwa die Verknüpfung Ihrer Unternehmensdaten, die Registrierung einer EORI-Nummer und die Benennung der Person, die Erklärungen im Namen Ihres Unternehmens einreichen darf. Jeder Schritt kann sich verzögern, wenn Daten nicht übereinstimmen oder eine Vollmacht fehlt.
Die praktische Erfahrung von Unternehmen, die bereits begonnen haben, zeigt, dass die Bearbeitungszeit stark variiert. Ein Unternehmen mit aktuellen Handelsregister- und EORI-Daten und einer klar definierten Verantwortlichkeit kommt in der Regel schneller durch die Registrierung als ein Betrieb mit mehreren Standorten, einem extern beauftragten Berater oder einer Struktur, in der nicht sofort klar ist, wer welche Rolle erfüllt. Es ist daher ratsam, diesen Schritt nicht unmittelbar vor einem Einreichungstermin zu planen, sondern rechtzeitig vorher zu beginnen.
Welche Schritte bestimmen den Zugang
Bevor Sie eine Erklärung einreichen können, muss Ihr Unternehmen im System mit den richtigen Identifikationsdaten registriert sein. Das beginnt mit einer EORI-Nummer, die mit der korrekten Rechtsperson verknüpft sein muss. Dann folgt die Registrierung des Unternehmens selbst im EU-Informationssystem und die Verknüpfung von Benutzern, die im Namen dieses Unternehmens handeln dürfen. Erst wenn diese Verknüpfung korrekt ist, kann eine Erklärung tatsächlich erstellt und eingereicht werden.
In der Praxis stoßen Unternehmen besonders an zwei Punkten auf Schwierigkeiten: eine EORI-Nummer, die noch nicht mit der aktuellen Unternehmensstruktur verknüpft ist, und Unklarheit darüber, wer als Bevollmächtigter auftritt. Bei Unternehmen, die mit einem externen Büro oder einem Mutterunternehmen in einem anderen EU-Land zusammenarbeiten, entstehen häufig zusätzliche Verzögerungen, da Vollmachten zunächst rechtlich und technisch festgehalten werden müssen, bevor das System sie akzeptiert.
Was die Bearbeitungszeit in der Praxis beeinflusst
Die Geschwindigkeit, mit der der Zugang hergestellt wird, hängt nicht nur vom System selbst ab, sondern auch davon, wie vollständig und konsistent Ihre eigenen Daten sind. Unterschiede zwischen dem Namen in Ihrem Handelsregisterauszug, Ihrer EORI-Registrierung und Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer führen häufig zu zusätzlichen Überprüfungen. Dasselbe gilt, wenn mehrere Personen in einer Organisation denken, für die Einreichung verantwortlich zu sein, ohne dass dies formell festgehalten wurde.
Auch die Rolle, die Sie erfüllen, spielt eine Rolle. Ein Akteur, der ein Produkt erstmals in die EU bringt, benötigt in der Regel eine direktere Registrierung als ein Händler, der sich später in der Lieferkette befindet und hauptsächlich Daten weitergeben. Welche Rolle auf Ihr Unternehmen zutrifft und welche Verpflichtung damit verbunden ist, können Sie in wenigen Fragen bestimmen lassen. Das ist auch der Moment, in dem deutlich wird, ob und wann die Registrierung im Informationssystem für Sie relevant ist.
Was Sie jetzt schon vorbereiten können
Auch wenn der genaue Stichtag für Ihren Produktstrom noch nicht unmittelbar bevorsteht, ist es sinnvoll, den Registrierungsschritt nicht zu verschieben. Sorgen Sie dafür, dass Ihre EORI-Nummer aktuell ist, dass Ihre Unternehmensdaten in den verschiedenen Registern übereinstimmen, und dass in Ihrer Organisation festgehalten ist, wer bevollmächtigt ist, Erklärungen im Namen des Unternehmens einzureichen. Dies verhindert, dass Sie kurz vor einer Frist auf eine administrative Verzögerung stoßen, die nichts mit Ihrem Dossier selbst zu tun hat.
Dieser Registrierungsschritt ist unabhängig vom Aufbau Ihres inhaltlichen Dossiers mit Lieferanten, Parzellen und Geodaten. Beide Arbeitsabläufe können parallel laufen, aber es ist gut, sie in Ihrer Planung nicht durcheinander zu bringen. Einen Überblick darüber, wie diese beiden Abläufe zueinander stehen und was in jedem Schritt von Ihnen verlangt wird, finden Sie in der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema.
Wo eudri.com passt
eudri.com strukturiert und validiert die Dokumentation hinter Ihrer Erklärung und erstellt auf dieser Grundlage die Konformitätserklärung oder die vereinfachte Erklärung. Die Einreichung selbst führen Sie über das EU-Informationssystem durch – entweder selbst mit unserer Unterstützung oder indem Sie uns bevollmächtigen. Wie dieser Datenstrom genau abläuft und woher die Informationen stammen, erfahren Sie auf der Seite darüber, wie die Plattform funktioniert. Die Registrierung und die abschließende Bewertung Ihrer Dokumentation bleiben dabei Ihre Verantwortung und, soweit erforderlich, die der zuständigen Überwachungsbehörde.
Sie sind unsicher, ob und wann eine Registrierung in Ihrer Situation erforderlich ist und welche Rolle dabei relevant ist? Nutzen Sie die kostenlose Rollenprüfung oder lesen Sie weitere Themen in der Wissensdatenbank – beide geben Ihnen unverbindlich eine erste konkrete Antwort.