W rozporządzeniu nie ma ustalonego terminu na uzyskanie dostępu do systemu informacyjnego UE. Jedno jest pewne: nie chodzi o założenie konta i natychmiast przesłanie oświadczenia. Przed tym muszą zostać wykonane różne kroki, takie jak powiązanie danych Twojej firmy, ustanowienie numeru EORI i wskazanie, kto w imieniu Twojej firmy może przesyłać dokumenty. Każdy krok może się opóźnić, gdy dane się nie zgadzają lub brakuje pełnomocnictwa.
Doświadczenia praktyczne firm, które już rozpoczęły proces, pokazują, że czas realizacji bardzo się różni. Przedsiębiorstwo z aktualnymi danymi z rejestru handlowego i numeru EORI oraz jedną jasno określoną osobą odpowiedzialną zazwyczaj szybciej przechodzi przez rejestrację niż firma z wieloma oddziałami, zewnętrznym doradcą lub strukturą, w której nie jest od razu jasne, kto pełni jaką rolę. Z tego powodu rozsądnie jest nie planować tego etapu tuż przed terminem przesłania, ale rozpocząć go znacznie wcześniej.
Kroki, które określają dostęp
Zanim będziesz mógł przesłać oświadczenie o należytej staranności, Twoja firma musi być zarejestrowana w systemie z prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi. Rozpoczyna się to od numeru EORI, który musi być powiązany z prawidłową osobą prawną. Następnie następuje rejestracja samej firmy w systemie informacyjnym UE i powiązanie użytkowników, którzy mogą działać w imieniu tej firmy. Dopiero gdy to powiązanie jest prawidłowe, można rzeczywiście przygotować i przesłać oświadczenie.
W praktyce przedsiębiorstwa najczęściej napotykają trudności w dwóch punktach: numer EORI, który nie jest jeszcze powiązany z obecną strukturą firmy, i brak jasności co do tego, kto występuje jako pełnomocnik. W przypadku firm pracujących z biurem zewnętrznym lub firmą macierzystą w innym kraju UE, często dochodzi do dodatkowych opóźnień, ponieważ pełnomocnictwa muszą być najpierw ustalone prawnie i technicznie, zanim system je zaakceptuje.
Co wpływa na czas realizacji w praktyce
Szybkość, z jaką dostęp zostaje nawiązany, zależy nie tylko od samego systemu, ale także od tego, jak kompletne i spójne są Twoje własne dane. Różnice między nazwą w wyciągu z rejestru handlowego, Twoją rejestracją EORI a numerem VAT często prowadzą do dodatkowych kontroli. To samo dotyczy sytuacji, gdy wiele osób w organizacji uważa się za odpowiedzialną za złożenie wniosku, bez formalnego ustalenia tego.
Rolę, którą pełnisz, również należy wziąć pod uwagę. Uczestnik rynku, który jako pierwszy wprowadza produkt na rynek UE, zwykle wymaga bezpośredniejszej rejestracji niż przedsiębiorca handlujący, który znajduje się dalej w łańcuchu dostaw i głównie przekazuje dane. Którą rolę pełni Twoja firma i jaki obowiązek się z nią wiąże, możesz ustalić w kilka pytańWynika to również z momentu, w którym staje się jasne, czy i kiedy rejestracja w systemie informacyjnym jest dla Ciebie istotna.
Co możesz teraz przygotować
Nawet jeśli dokładna data wejścia w życie dla Twojego strumienia produktów nie jest jeszcze bliska, warto nie opóźniać kroku rejestracji. Upewnij się, że Twój numer EORI jest aktualny, że dane Twojej firmy są spójne w różnych rejestrach, a w Twojej organizacji ustalone jest, kto jest uprawniony do złożenia wniosku w imieniu firmy. Zapobiega to sytuacji, w której tuż przed terminem napotykasz opóźnienie administracyjne, które nie ma nic wspólnego z Twoim plikiem.
Ten krok rejestracji jest niezależny od budowania Twojego merytorycznego pliku, z dostawcami, działkami i danymi geolocacyjnymi. Oba procesy mogą przebiegać równolegle, ale warto nie mieszać ich w Twojej planowaniu. Przegląd tego, jak te dwie ścieżki odnoszą się do siebie nawzajem i co na każdym etapie od Ciebie wymaga, znajdziesz w bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu.
Gdzie eudri.com się wpisuje
eudri.com strukturyzuje i waliduje plik dossier stojący za Twoją deklaracją i generuje na tej podstawie deklarację należytej staranności lub deklarację uproszczoną. Przesłanie samej deklaracji dokonujesz za pośrednictwem unijnego systemu informacyjnego, samodzielnie pod naszym przewodnictwem lub upoważniając nas do tego. Jak dokładnie przebiega ten przepływ danych i skąd pochodzą informacje, przeczytasz na stronie o tym, jak działa platforma. Rejestracja i ostateczna ocena Twojego dossier pozostają przy tym Twoją odpowiedzialnością i, w razie potrzeby, odpowiedzialnością właściwego organu nadzoru.
Masz wątpliwości, czy i kiedy rejestracja jest konieczna w Twojej sytuacji oraz jaka rola Ci przy tym przypada? Wykonaj bezpłatną kontrolę roli lub przeczytaj inne tematy w bazie wiedzy; obie opcje dają Ci bez zobowiązania wstępną konkretną odpowiedź.