Det finns ingen fastställd tidsfrist i förordningen för hur lång tid det tar att få tillgång till EU:s informationssystem. Vad som är säkert är: det handlar inte om att skapa ett konto och omedelbar inlämning av ett uttalande. Det finns steg innan, såsom kopplingen av dina företagsuppgifter, registrering av ett EORI-nummer och utnämning av vem som får lämna in på ditt företags vägnar. Varje steg kan bli försenad så snart uppgifterna inte överensstämmer eller ett bemyndigande saknas.
Praktisk erfarenhet från företag som redan har börjat visar att genomloppstiden varierar mycket. Ett företag med aktuella KvK- och EORI-uppgifter och en tydlig ansvarig person kommer vanligtvis snabbare genom registreringen än ett företag med flera verksamhetsställen, en externhyrd rådgivare eller en struktur där det inte omedelbar är klart vem som har vilken roll. Det är därför klokt att inte planera detta steg precis före en inlämningsfristen, utan att börja långt innan.
Vilka steg som avgör tillgången
Innan du kan lämna in ett uttalande om försiktighet måste ditt företag vara känt i systemet med rätt identifieringsuppgifter. Det börjar med ett EORI-nummer, som måste vara kopplat till rätt juridisk person. Därefter följer registreringen av företaget själv i EU:s informationssystem och kopplingen av användare som får handla på det företagets vägnar. Endast när denna koppling är korrekt kan ett uttalande faktiskt upprättas och lämnas in.
I praktiken stöter företag främst på två problem: ett EORI-nummer som ännu inte är kopplat till den aktuella företagsstrukturen, och osäkerhet om vem som fungerar som ombud. För företag som arbetar med ett externt kontor eller ett moderbolag i ett annat EU-land uppstår ofta ytterligare förseningar, eftersom bemyndiganden först måste fastställas juridiskt och tekniskt innan systemet accepterar dem.
Vad som påverkar genomloppstiden i praktiken
Hastigheten med vilken tillgång upprättas beror inte bara på systemet själv, utan också på hur komplett och konsekvent dina egna uppgifter är. Skillnader mellan namnet på ditt KvK-utdrag, din EORI-registrering och ditt momsregistreringsnummer leder ofta till extra kontroller. Samma sak gäller när flera personer inom en organisation tror att de är ansvariga för inlämningen utan att detta formellt är fastställt.
Också den roll du innehar spelar in. En aktör som först för in en produkt på EU-marknaden behöver vanligtvis en mer direkt registrering än en återförsäljare längre ned i kedjan som främst vidarebefordrar uppgifter. Vilken roll som gäller för ditt företag och vilken skyldighet som hör till den kan du få det bestämt på några frågor. Det är också det ögonblick då det blir klart om, och när, registrering i informationssystemet är relevant för dig.
Vad du redan kan förbereda
Även om exakt ingångsdatum för din produktström inte är nära förestående, är det värdefullt att inte skjuta upp registreringssteget. Se till att ditt EORI-nummer är aktuellt, att dina företagsuppgifter överensstämmer mellan de olika registren, och att det inom din organisation är fastställt vem som är behörig att lämna in på företagets vägnar. Det förhindrar att du kort innan en deadline stöter på en administrativ försendig som inte har något med ditt dossier att göra.
Detta registreringssteg är åtskilt från uppbyggnaden av ditt substantiella dossier, med leverantörer, jordbruksområden och geopositionering. Båda spåren kan löpa parallellt, men det är bra att inte blanda ihop dem i din planering. En överblick över hur dessa två spår förhåller sig till varandra, och vad som krävs av dig i varje steg, hittar du i kunskapsbanken med förklaringar per ämne.
Var eudri.com passar in
eudri.com strukturerar och validerar dossären bakom din försäkran och genererar utifrån det en försäkran om överensstämmelse eller en förenklad försäkran. Du själv lämnar in den via EU-informationssystemet, antingen själv med vår vägledning eller genom att ge oss mandat. Hur denna dataström fungerar i detalj och var informationen kommer ifrån läser du på sidan om hur plattformen fungerar. Registreringen och den slutliga bedömningen av ditt dossier förblir ditt ansvar och, vid behov, den relevanta tillsynsmyndighetens.
Är du osäker på om och när registrering är aktuell för din situation, och vilken roll som är inblandad? Gör det kostnadsfria rollkontrollen eller läs de andra ämnena i kunskapsdatabasen; båda ger dig utan förpliktelse ett första konkret svar.