EU-informationssystemet er Kommissionens digitale system, hvor markedsaktører og forhandlere indsender deres due diligence-erklæring for EUDR, før et produkt kommer på EU-markedet eller forlader EU. Ved hver indsendt erklæring genererer systemet to numre: et referencenummer og et verifikationsnummer. Disse to numre er kernen i, hvordan systemet fungerer i praksis.
Når en erklæring er indsendt og accepteret, skal du kunne fremvise dette referencenummer og verifikationsnummer over for toldmyndighederne eller de kompetente myndigheder, og du skal videregive dem til den part, som du sælger produktet til, hvis denne part også har en forpligtelse senere i kæden. Uden disse numre kan det næste led i kæden ikke påvise, at der allerede foreligger en erklæring for produktet.
Hvad der sker i systemet efter indsendings-punkt
Når du indsender en due diligence-erklæring, indtaster du oplysningerne fra dit dossier: produktet og dets tilhørende kode, mængden, oprindelseslandet, geolokaliseringsoplysninger om parcelerne og oplysninger om dine leverandører. Systemet knytter erklæringen til et referencenummer, som identificerer selve erklæringen, og et verifikationsnummer, som viser, at erklæringen er accepteret. Begge numre sammen udgør beviset for, at der er indsendt en erklæring for denne specifikke vareparti.
Disse to numre er ikke blot formalitet. Hvis du videresælger varer til en anden part inden for EU, som selv har en forpligtelse, kan denne part henvise til dit referencenummer i stedet for selv at gennemgå en fuldstændig due diligence på ny. Det er præcis derfor det er lige så vigtigt at føre kontrol over og korrekt videregive disse numre, som at bevare de underliggende dokumenter. se dossieropbygningen pr. produktstrom hjælper med at vise, hvor disse numre passer ind i resten af din administration.
Hvem der kan se ind i systemet
Medlemsstaternes kompetente myndigheder kan se indsendte erklæringer og de underliggende oplysninger som led i deres tilsyn. Toldmyndighederne kontrollerer ved import eller eksport, om der er et gyldigt referencenummer ved forsendelsen. Som markedsaktør eller forhandler kan du selv se de erklæringer, som du har indsendt, og de numre, som tilhører dem. Systemet er altså ikke et offentligt register, men derimod et sted, hvor tilsyn og handel mødes.
Selv indsendelse eller at få det gjort
Du kan selv oprette en konto i EU-informationssystemet og indsende erklæringen der selv på grundlag af de oplysninger, du selv har indsamlet og vurderet. Nogle virksomheder vælger at bemyndigelse en tredjemand til at indsende på deres vegne. I så fald forbliver det juridiske ansvar for rigtigheden af oplysningerne hos dig som markedsaktør eller forhandler, selv hvis nogen anden teknisk håndterer indsendings-processen. Den, der vælger denne rute, gør klogt i på forhånd at vide, hvordan loginoplysninger håndteres; hvordan vi håndterer dine data og adgang beskriver det for situationer, hvor en erklæring indsendes på dine vegne.
Hvad systemet ikke gør
EU-informationssystemet vurderer ikke, om dit produkt faktisk er deforestationsfrit, og udfører heller ingen risikovurdering for dig. Det registrerer blot den erklæring, som du selv, på grundlag af din egen due diligence, indsender. Den indholdsbaseret vurdering af risikoen for skovrydning eller manglende overholdelse af lokal lovgivning forbliver hos markedsaktøren eller forhandleren selv, eventuelt med støtte fra en juridisk rådgiver eller den kompetente tilsynsmyndighed, hvis der er tvivl om dine egne forhold.
Hvor dette passer ind i din egen proces
Uanset om du selv indgiver eller får det ledsaget, er det brugbart først at få klarhed over din rolle i kæden, da det bestemmer, hvilken forpligtelse du har, og hvilken type erklæring du har brug for. se på et par spørgsmål, hvilken rolle der passer til dig giver der en første retning, før du selv går i gang med indgivelsen. For et bredere overblik over, hvordan dossier, erklæring og indgivelse hænger sammen, er et overblik over, hvordan indgivelsen er opbygget et logisk næste trin.
Hvis du først vil se, om og hvornår dette bliver relevant for dine produkter og din rolle, skal du foretage den gratis rolletjek eller bladre gennem andre emner i videnbanken. Begge dele er gratis tilgængelig, også uden konto.