Il sistema informativo dell'UE è il sistema digitale della Commissione europea in cui gli operatori del mercato e i commercianti presentano la loro dichiarazione di dovuta diligenza per il Regolamento, prima che un prodotto acceda al mercato dell'UE o lo lasci. Ad ogni dichiarazione presentata, il sistema genera due numeri: un numero di riferimento e un numero di verifica. Questi due numeri sono il fulcro di come funziona il sistema nella pratica.
Una volta presentata e accettata la dichiarazione, è necessario essere in grado di esibire il numero di riferimento e il numero di verifica alle autorità doganali o alle autorità competenti, e trasmetterli alla parte a cui si vende il prodotto qualora tale parte abbia a sua volta un obbligo successivamente nella catena. Senza questi numeri, l'anello successivo della catena non può provare che esista già una dichiarazione per il prodotto.
Cosa accade nel sistema dopo la presentazione
Quando presentate una dichiarazione di dovuta diligenza, inserite nel sistema i dati del vostro dossier: il prodotto e il relativo codice, la quantità, il paese di provenienza, i dati di geolocalizzazione dei lotti e i dati dei vostri fornitori. Il sistema collega tale dichiarazione a un numero di riferimento, che identifica la dichiarazione stessa, e a un numero di verifica, che attesta che la dichiarazione è stata accettata. Insieme, questi due numeri costituiscono la prova che è stata presentata una dichiarazione per quella specifica partita di merci.
Questi due numeri non sono una formalità. Se rivendete le merci a un'altra parte all'interno dell'UE che a sua volta ha un obbligo, tale parte può fare riferimento al vostro numero di riferimento invece di eseguire nuovamente una dovuta diligenza completa. Questo è esattamente il motivo per cui il monitoraggio e la corretta trasmissione di questi numeri sono importanti tanto quanto la conservazione dei documenti sottostanti. visualizzare la struttura di un dossier per flusso di prodotto aiuta a capire dove questi numeri si inseriscono nella vostra amministrazione complessiva.
Chi può accedere al sistema
Le autorità competenti degli Stati membri possono consultare le dichiarazioni presentate e i dati sottostanti nell'ambito della loro sorveglianza. Le autorità doganali controllano all'importazione o all'esportazione se è presente un numero di riferimento valido con la spedizione. In qualità di operatore del mercato o commerciante, voi stessi vedete le dichiarazioni che avete presentato e i numeri ad esse associati. Il sistema non è quindi un registro pubblico, ma è un luogo dove la sorveglianza e il commercio si incontrano.
Presentare autonomamente o farsi assistere
Potete creare un vostro account nel sistema informativo dell'UE e presentare la dichiarazione autonomamente, sulla base dei dati che voi stessi avete raccolto e valutato. Alcune aziende scelgono di autorizzare una terza parte a presentare la dichiarazione per loro conto. In questo caso, la responsabilità legale per l'accuratezza dei dati rimane vostra in qualità di operatore del mercato o commerciante, anche se qualcun altro gestisce tecnicamente la presentazione. Chi sceglie questa strada farebbe bene a sapere in anticipo come vengono gestite le credenziali di accesso; come gestiamo i vostri dati e l'accesso descrive questo per situazioni in cui una dichiarazione viene presentata per vostro conto.
Cosa il sistema non fa
Il sistema informativo dell'UE non valuta se il vostro prodotto è effettivamente conforme al Regolamento e non esegue una valutazione del rischio per vostro conto. Registra semplicemente la dichiarazione che voi stessi, sulla base della vostra dovuta diligenza, presentate. La valutazione sostanziale del rischio di non conformità con la normativa rimane responsabilità dell'operatore del mercato o del commerciante, eventualmente con il supporto di un consulente legale o dell'autorità di vigilanza competente qualora sussistano dubbi sulla propria situazione.
Dove questo si inserisce nel vostro processo
Che voi stessi presentiate la dichiarazione o vi facciate accompagnare, è utile avere prima ben chiaro quale ruolo rivestite nella catena di approvvigionamento, poiché questo determina quale obbligo vi incombe e quale tipo di dichiarazione vi occorre. in poche domande vedere quale ruolo si adatta al vostro caso fornisce una prima indicazione, prima di procedere voi stessi con la presentazione. Per una panoramica più ampia di come il fascicolo, la dichiarazione e la presentazione si collegano tra loro, consulta una panoramica di come la presentazione è strutturata un logico passo successivo.
Se desiderate prima verificare se e quando questo diventa rilevante per i vostri prodotti e il vostro ruolo, svolgete il controllo dei ruoli gratuito o sfogliate gli altri argomenti nella banca dati delle conoscenze. Entrambi sono accessibili gratuitamente, anche senza account.