EU-informationssystemet är Europeiska kommissionens digitala system där marknadsaktörer och distributörer lämnar in sin överensstämmelseerklärning för EUDR innan en produkt kommer på EU-marknaden eller lämnar EU. När en erklaring lämnas in genererar systemet två nummer: ett referensnummer och ett verifieringsnummer. Dessa två nummer är kärnan i hur systemet fungerar i praktiken.
När en erklärings har lämnats in och godkänts måste du kunna visa sitt referensnummer och verifieringsnummer vid tullgränsen eller för den behörig myndigheten, och du måste förmedla dem till den part som du säljer produkten till om denna part även har en skyldighet längre fram i kedjan. Utan dessa nummer kan nästa led i kedjan inte påvisa att det redan finns en erklärimg för produkten.
Vad som händer i systemet efter inlämningen
När du lämnar in en överensstämmelseerklärning anger du uppgifterna från ditt dossiä: produkten och motsvarande kod, kvantiteten, ursprungslandet, geolokaliseringsuppgifterna för partierna och leverantörsuppgifterna. Systemet kopplar denna erklärimg till ett referensnummer som identifierar själva erklärningen och ett verifieringsnummer som visar att erklärningen godkänts. Båda numren utgör tillsammans beviset för att en erklärimg lämnades in för denna specifika varupartie.
Dessa två nummer är inte någon formalitet. Om du säljer varor vidare till en annan part inom EU som i sin tur också har en skyldighet kan denna part hänvisa till ditt referensnummer i stället för att själv genomgå en helt ny överensstämmelsebedömning. Det är just därför det är lika viktigt att hålla reda på och korrekt förmedla dessa nummer som att bevara de underliggande dokumenten. se strukturen för ett dossiä per varuflöde hjälper dig att se var dessa nummer passar in i resten av din administration.
Vem som kan se i systemet
Behöriga myndigheter i medlemsstaterna kan se inlämnade erkläringar och underliggande uppgifter inom ramen för deras tillsyn. Tullmyndigheterna kontrollerar vid import eller export att ett giltigt referensnummer medföljers försändelsen. Som marknadsaktör eller distributör ser du själv de erkläringar du har lämnat in och de nummer som hör till dem. Systemet är alltså inte ett offentligt register utan en plats där tillsyn och handel möts.
Själv att lämna in eller låta det göras
Du kan själv skapa ett konto i EU-informationssystemet och lämna in erklärningen där själv på grundval av uppgifter som du själv har samlat in och bedömt. Vissa företag väljer att ge en tredje part fullmakt att lämna in på deras vägnar. I det fallet ligger det lagstadgade ansvaret för korrektheteten av uppgifterna fortfarande på dig som marknadsaktör eller distributör även om någon annan tekniskt sköter inlämningen. Den som väljer denna väg gör bra i att på förhand veta hur inloggningsuppgifter behandlas; hur vi hanterar dina uppgifter och åtkomst beskriver det för situationer då en erklärimg lämnas in för din räkning.
Vad systemet inte gör
EU-informationssystemet bedömer inte huruvida din produkt faktiskt är ontboskningsfri och utför inte någon risikobedömning för dig. Det registrerar endast den erklärimg som du själv, baserat på din egen överensstämmelsebedömning, lämnar in. Den innehållsmässiga bedömningen av risken för ontboskning eller bristande efterlevnad av lokal lagstiftning ligger fortfarande på marknadsaktören eller distributören själv, eventuellt med stöd från en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten om det finns tvivel om den egna situationen.
Var detta passar in i din egen process
Oavsett om du lämnar in själv eller låter dig vägleda, är det användbart att först klargöra vilken roll du har i värdekedjan, eftersom det avgör vilken skyldighet som gäller för dig och vilken typ av försäkran du behöver. i några få frågor se vilken roll som passar dig ger där en första vägledning, innan du börjar med själva inlämningen. För en bredare överblick över hur dossier, försäkran och inlämning hänger ihop, är en överblick över hur inlämningen är uppbyggd ett logiskt nästa steg.
Om du först vill se om och när detta blir relevant för dina produkter och din roll, gör då den kostnadsfria rollkontollen eller bläddra genom de andra ämnena i kunskapsbanken. Båda är kostnadsfritt tillgängliga, även utan konto.