Le système d'information de l'UE est le système numérique de la Commission européenne dans lequel les opérateurs et les négociants soumettent leur déclaration de diligence raisonnable pour le règlement sur la déforestation, avant qu'un produit n'arrive sur le marché de l'UE ou ne le quitte. À chaque déclaration soumise, le système génère deux numéros: un numéro de référence et un numéro de vérification. Ces deux numéros sont au cœur du fonctionnement pratique du système.
Une fois qu'une déclaration est soumise et acceptée, vous devez pouvoir présenter ce numéro de référence et ce numéro de vérification aux douanes ou à l'autorité compétente, et vous devez les transmettre à la partie à laquelle vous vendez le produit si cette partie a elle-même une obligation plus loin dans la chaîne. Sans ces numéros, le maillon suivant de la chaîne ne peut pas prouver qu'une déclaration existe déjà pour le produit.
Ce qui se passe dans le système après la soumission
Lorsque vous soumettez une déclaration de diligence raisonnable, vous entrez les données de votre dossier: le produit et le code correspondant, la quantité, le pays d'origine, les données de géolocalisation des parcelles et les données de vos fournisseurs. Le système lie cette déclaration à un numéro de référence, qui identifie la déclaration elle-même, et un numéro de vérification, qui prouve que la déclaration a été acceptée. Ensemble, ces deux numéros constituent la preuve qu'une déclaration a été soumise pour ce lot spécifique de marchandises.
Ces deux numéros ne sont pas une simple formalité. Si vous revendez des marchandises à une autre partie au sein de l'UE qui a elle-même une obligation, cette partie peut se référer à votre numéro de référence au lieu de conduire elle-même une nouvelle diligence raisonnable complète. C'est précisément pourquoi le suivi et la transmission correcte de ces numéros sont tout aussi importants que la conservation des documents sous-jacents. consulter la structure d'un dossier par flux de produits aide à voir où ces numéros s'inscrivent dans le reste de votre documentation.
Qui peut consulter le système
Les autorités compétentes des États membres peuvent consulter les déclarations soumises et les données sous-jacentes dans le cadre de leur surveillance. Les autorités douanières vérifient à l'importation ou à l'exportation qu'un numéro de référence valide accompagne l'envoi. En tant qu'opérateur ou négociant, vous voyez vous-même les déclarations que vous avez soumises et les numéros qui y sont associés. Le système n'est donc pas un registre public, mais un lieu où la surveillance et le commerce se rencontrent.
Soumettre soi-même ou le faire faire
Vous pouvez créer vous-même un compte dans le système d'information de l'UE et y soumettre vous-même la déclaration, sur la base des données que vous avez vous-même collectées et évaluées. Certaines entreprises choisissent de mandater un tiers pour soumettre en leur nom. Dans ce cas, la responsabilité légale de l'exactitude des données vous incombe en tant qu'opérateur ou négociant, même si quelqu'un d'autre gère techniquement la soumission. Ceux qui optent pour cette voie ont intérêt à savoir d'avance comment les identifiants d'accès sont traités; comment nous gérons vos données et votre accès décrit cela pour les situations où une déclaration est soumise en votre nom.
Ce que le système ne fait pas
Le système d'information de l'UE n'évalue pas si votre produit est réellement exempt de déforestation et ne procède pas à une évaluation des risques pour vous. Il enregistre uniquement la déclaration que vous soumettez vous-même, sur la base de votre propre diligence raisonnable. L'évaluation substantielle du risque de déforestation ou de non-respect de la législation locale reste de la responsabilité de l'opérateur ou du négociant lui-même, éventuellement avec le soutien d'un juriste ou de l'autorité de surveillance compétente en cas de doute sur votre propre situation.
Où cela s'inscrit dans votre propre processus
Que vous déposiez vous-même ou que vous vous fassiez accompagner, il est utile de déterminer d'abord clairement votre rôle dans la chaîne d'approvisionnement, car cela détermine votre obligation correspondante et le type de déclaration dont vous avez besoin. en quelques questions voir quel rôle vous convient donne une première orientation à ce sujet, avant que vous ne commenciez vous-même le dépôt. Pour un aperçu plus complet de la manière dont le dossier, la déclaration et le dépôt sont liés, consulter un aperçu de la façon dont le dépôt est structuré est une étape logique suivante.
Si vous voulez d'abord vérifier si et quand cela devient pertinent pour vos produits et votre rôle, effectuez le contrôle gratuit des rôles ou consultez les autres sujets dans la base de connaissances. Les deux sont accessibles gratuitement, même sans compte.