Какви документи имате ли нужда за декларацията по Регламент (EU) 2023/1115 при кафе?
Ако вносите кафе, събирате за Регламент (EU) 2023/1115 по същество три вида документи: доказателства за произход на ниво парцел, доказателства, че производството отговаря на законодателството на държавата на произход, и търговските документи, които свързват вашата партида кафе с този произход. Заедно те образуват основата, върху която изготвяте декларацията за надлежна проверка или опростената декларация.
При кафето освен това играе роля един практически момент, който е по-малко характерен при други суровини: кафето често се смесва рано в веригата. Събирателна точка или кооперация събира партиди от десетки или стотици малки производители, преди кафето да се транспортира. Това прави документирането на този момент на смесване толкова важно, колкото геолокализацията на самите парцели, и за това повече по-нататък.
Документи, които доказват произхода
Основата на вашия дossier е геолокализацията на парцелите, където е отгледано кафето: координати или, в зависимост от размера на парцела, многоъгълник на границата на парцела. Освен това трябва да документирате кой е производителят или кооперацията, в коя държава и регион се намира парцелът, и кога е извършена реколтата. За кафето, което преминава през кооперация, е обичайно да получавате тези данни по отделни присъединени производители, а не като една събрана локация за цялата кооперация.
Как практически да поискате, валидирате и добавите тези данни към вашия дossier, прочетете в ръководството за геолокализация в практиката. Там има и информация как да постъпите с доставчици, които предоставят данните в различен формат от очаквания.
Документи, които подкрепят законносттта
Освен произхода, регламентът изисква да направите правдоподобно, че производството отговаря на законодателството, което действа в държавата на произход: правила за използване на земята, околна среда, труд, правата на човека, облагане и търговия. На практика това се състои от разрешения за износ, доказателства за собственост или ползване на парцела, и където е приложимо, сертификации. Сертификат не заменя собствената вашу оценка на риска, но се брои като подкрепящ документ.
Дали и колко строго ще подкрепите това, зависи отчасти от класификацията на риска на държавата на произход. При държава с висок риск компетентният орган обикновено очаква по-здрав дossier, отколкото при държава с нисък риск. Какво точно означава класът риск и как се определя за всяка държава, прочетете в отделна статия в ръководството.
Точката на смесване: където кафето често се спира
Детайлът, който играе най-голяма роля при кафето, се крие в момента, когато партиди от множество производители се събират. Веднага щом кафето от десет или сто парцела попадне в един силос, торба или контейнер, вашия дossier все още трябва да бъде проследим до всеки отделен парцел. Това означава, че не само документирате самите парцели, но и документа, в който кооперацията или събирателната точка записва кои парцели са събрани в коя партида. Ако липсва този свързващ документ, макар че имате данни за геолокализация, вам липсва последователна връзка от парцел към доставена партида.
За mkb-вносители, които работят с множество малки доставчици, това често е моментът, когато разговорът с доставчика става конкретен: не само да поискате координати, но и административния запис на самата събирателна точка.
Декларацията и референтния номер
От цялостността на документите за произход, законност и търговия вие изготвяте декларацията за надлежна проверка или опростената декларация, ако вашата ситуация отговаря на условията за това. Тази декларация подавате в EU-информационната система, след което получавате референтен номер, който предавате на вашия клиент по-нататък в веригата. Дossier-ът под него — самите документи — остават при вас.
Пет години съхранение: какво това означава на практика за кафето
Всички основни документи, от геолокационни данни до кореспондентската си с вашата кооперативна организация относно точката на смесване, пазите в продължение на пет години. При кафе конкретно това означава, че пазите дossier за всеки сезон на закупуване, дори ако закупувате от същата кооперативна организация година след година. Нов сезон може наистина да означава различни делници, различни производители или различен състав на партидата.
Добре структуриран дossier за всеки производствен поток предотвратява необходимостта при контрол да разсяквате кой документ е принадлежал към коя доставка. Как е построен такъв дossier и откъде идват данните, е разяснено на страницата относно начина на работа на построяването на дossier.
Първи стъпки
Кои точно документи са ви необходими, зависи от вашата роля в верига и от държавата на произход на вашето кафе. С помощта на безплатния тест за ролята на eudri.com виждате в няколко въпроса коя роля и коя задължение се отнасят до вашата ситуация. За построяването на пълен дossier, включително шаблони за точката на смесване и задължението да се пази, можете да прегледате темите в базата знания.