Vilka dokument behöver du för EUDR-deklarationen för kaffe?
Om du importerar kaffe samlar du för EUDR i huvudsak tre slag av handlingar: bevis för ursprung på gårdsnivå, bevis för att produktionen uppfyller lagstiftningen i ursprungslandet, och handelsdokumenten som kopplar din kaffepartiet till det ursprunget. Tillsammans utgör dessa grunden för en försäljningsförklaring eller en förenklad försäljningsförklaring.
För kaffe finns dessutom en praktisk punkt som är mindre vanlig för andra råvaror: kaffe blandas ofta tidigt i värdekedjan. En insamlingspunkt eller kooperativ sammanslår partier från tiotals eller hundratals små odlare innan kaffet transporteras. Det gör dokumentationen av det blandningsmomentet lika viktig som geodata från själva gårdarna, och vi återkommer till det senare.
Handlingar som visar ursprung
Kärnan i ditt dossier är geolokaliseringen av de gårdar där kaffet odlades: koordinater eller, beroende på gårdens storlek, en polygon för gårdsgränsen. Dessutom måste du dokumentera vem odlaren eller kooperativet är, i vilket land och vilken region gården ligger, och när skörden genomfördes. För kaffe som går genom en kooperativ är det vanligt att du får dessa uppgifter per ansluten odlare, inte som en samlad plats för hela kooperativet.
Hur du praktiskt taget begär dessa uppgifter, validerar dem och lägger till dem i ditt dossier läser du i kunskapsbanken om geolokaliserng i praktiken. Där finns också information om hur du hanterar leverantörer som tillhandahåller uppgifterna i ett annat format än du förväntar.
Handlingar som stöder lagligheten
Utöver ursprunget kräver förordningen att du gör troligt att produktionen uppfyller den lagstiftning som gäller i ursprungslandet: regler om markanvändning, miljö, arbete, mänskliga rättigheter, skatter och handel. I praktiken består detta av exportlicenser, äganderätts- eller nyttjanderättsbevis för gården och, där det är tillämpligt, certifieringar. Ett certifikat ersätter inte din egen riskbedömning, men räknas som ett stödjande dokument.
Om och hur omfattande du dokumenterar detta beror delvis på riskklassificeringen för ursprungslandet. För ett högriskland förväntar en behörig myndighet vanligtvis ett mer omfattande dossier än för ett lågriskland. Vad en riskklass innebär exakt och hur den fastställs per land läser du i en separat artikel i kunskapsbanken.
Blandningspunkten: där kaffe ofta fastnar
Den detalj som spelar mest roll för kaffe är det moment då partier från flera odlare sammanförs. Så snart kaffe från tio eller hundra gårdar hamnar i en silo, säck eller container måste ditt dossier fortfarande kunna spåras tillbaka till varje enskild gård. Det betyder att du inte bara dokumenterar gårdarna själva, utan också det dokument där kooperativet eller insamlingspunkten anger vilka gårdar som har sammanslogs i vilken parti. Saknas denna länk har du visserligen geolokaliseringsdata, men ingen fullständig spårbarhet från gård till levererad parti.
För små och medelstora importörer som arbetar med flera små leverantörer är detta ofta den punkt där samtalet med leverantören blir konkret: inte bara begära koordinater, utan också själva insamlingspunktens administration.
Försäljningsförklaringen och referensnumret
Utifrån alla ursprungs-, legalitets- och handelsdokumenten utfärdar du försäljningsförklaringen, eller den förenklade försäljningsförklaringen om dina förhållanden berättigar det. Du lämnar in denna förklaring till EU-informationssystemet, varefter du får ett referensnummer som du vidarebefordrar till din mottagare längre ned i värdekedjan. Dossären under — dokumenten själva — förblir hos dig.
Lagra i fem år: vad det innebär i praktiken för kaffe
Alla underliggande dokument, från geolokaliseringsdata till korrespondensen med er kooperativ om blandningspunkten, bevarar ni i fem år. För kaffe betyder detta konkret att ni för varje inköpssäsong upprätthåller en dokumentsamling, även om ni köper från samma kooperativ år efter år. En ny säsong kan nämligen innebära andra parceller, andra odlare eller en annan sammansättning av partiet.
En väl strukturerad dokumentsamling per produktström förhindrar att ni vid en kontroll måste ta reda på vilket dokument som hörde till vilken leverans. Hur sådan dokumentsamling är uppbyggd och varifrån uppgifterna kommer förklaras på sidan om hur dokumentsamlingen fungerar.
Kom igång
Exakt vilka dokument ni behöver beror på er roll i leveranskedjan och på ursprungslandet för er kaffe. Med eudri.coms kostnadsfria rollkontroll ser ni på några få frågor vilken roll och vilken skyldighet som gäller för er situation. För att bygga upp en fullständig dokumentsamling, inklusive mallar för blandningspunkten och bevarandeskyldigheterna, kan ni gå igenom ämnena i kunskapsbanken.