Milyen dokumentumokra van szüksége az EUDR-nyilatkozathoz kávé esetén?
Ha kávét importál, az EUDR-hez három alapvető dokumentumtípust gyűjt: a termelés helyét igazoló dokumentumok parcellaszintig, annak bizonyítéka, hogy a termelés megfelel a származási ország jogszabályainak, és az Ön kávépartióját a származáshoz kötő kereskedelmi dokumentumok. Ezek együttesen képezik az alapot, amelyre a megfelelőségi nyilatkozatot vagy az egyszerűsített nyilatkozatot felépíti.
A kávé esetében ezen túl egy gyakorlati szempont is játszik, amely más alapanyagoknál kevésbé fordul elő: a kávé a lánc korai szakaszában gyakran keveredik. Egy begyűjtési pont vagy szövetkezet több tucat vagy száz kis termelőtől származó partiókat egyesít, mielőtt a kávé szállításra kerülne. Ez a keverési pont dokumentálása ugyanolyan fontos, mint magának a parcella geodatája, és erről később bővebben.
A származást igazoló dokumentumok
Dosszierjának lényege az a parcellák geohelyzete, ahol a kávé termesztésre kerül: koordináták vagy a parcellahatár nagysága függvényében egy sokszög. Ezenkívül rögzítenie kell, hogy ki a termelő vagy a szövetkezet, mely ország és mely régióban található a parcella, és hogy mikor történt meg az aratás. A szövetkezeten keresztül szállított kávé esetében általános, hogy ezeket az adatokat minden csatlakozott termelőnként külön-külön kapja meg, nem pedig az egész szövetkezetre vonatkozó egyetlen összefoglalt helymeghatározást.
A gyakorlatban ezeknek az adatoknak a lekérésérő, ellenőrzéséről és dossziéjához való hozzáadásáról az alábbiak szerint olvashat: a geohelyzet gyakorlati megvalósítására vonatkozó tudásbázisban. Ott az is szerepel, hogyan járjon el azokkal a szállítókkal, akik az adatokat más formátumban szállítják, mint amire számított.
A jogszerűséget alátámasztó dokumentumok
A herkomáson túl a rendelet azt követeli meg, hogy valószínűsítse, a termelés megfelel a származási ország jogszabályainak: földhasználatra, környezetre, munkavégzésre, emberi jogokra, adózásra és kereskedelemre vonatkozó szabályok. A gyakorlatban ez exportengedélyekből, a parcella tulajdon- vagy használatbizonyítványaiból, és ahol alkalmazható, tanúsítványokból áll. A tanúsítvány nem helyettesíti a saját kockázatértékelést, de alátámasztó dokumentumként számít.
Hogy ezt és milyen szigorúan támasztja alá, részben a származási ország kockázatbesorolásától függ. Magas kockázatú ország esetén a hatáskörrel rendelkező hatóság általában egy erősebb dossziét vár, mint alacsony kockázatú ország esetén. Mit jelent pontosan egy kockázati osztály, és hogyan határozódik meg országonként, a tudásbázis egy külön cikkében olvashatja.
A keverési pont: ahol a kávé gyakran dugóhoz ütközik
Az a részlet, amely a kávé esetében leginkább játszik, abban a pillanatban van, amikor több termelőtől származó partió összetalálkozik. Amint tíz vagy száz parcelláról származó kávé egy silóba, zsákba vagy konténerbe kerül, dossziéjának még mindig visszavezethetőnek kell lennie minden egyes parcelláig. Ez azt jelenti, hogy nem csak magát a parcellákat dokumentálja, hanem azt a dokumentumot is, amelyben a szövetkezet vagy a begyűjtési pont rögzíti, hogy mely parcellák mely partióba kerültek. Ha ez az összekötetési dokumentum hiányzik, ugyan vannak geohelyzet-adatai, de nincs zárt sor a parcellától a szállított partiót.
Az olyan kkv-importőrök számára, akik több kis szállítóval dolgoznak, ez gyakran az a pont, ahol a szállítóval folytatott beszélgetés konkrét lesz: ne csak koordinátákat kérjenek, hanem a begyűjtési pont saját adminisztrációját is.
A nyilatkozat és a hivatkozási szám
A herkomás-, jogszerűségi és kereskedelmi dokumentumok egészéből felépíti a megfelelőségi nyilatkozatot, vagy az egyszerűsített nyilatkozatot, ha az Ön helyzete erre alkalmas. Ezt a nyilatkozatot az EU-információs rendszerben nyújtja be, amely után egy hivatkozási számot kap, amelyet továbbadja a lánc alatti vevőjének. Az alatta lévő dosszie — maguk a dokumentumok — nálában marad.
Öt évig megőrizni: mit jelent ez a gyakorlatban a kávé esetében
Az alapul szolgáló összes dokumentumot, a geolokációs adatoktól a keverési pontról szóló szövetkezetével folytatott levelezésig, öt évig megőrzi. Kávé esetében ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy évadokként egy-egy dossziét vezet, még akkor is, ha ugyanattól a szövetkezettől év után év vásárol. Egy új év ugyanis más parcellát, más termelőket vagy más összetételű tétel jelenthet.
A productstreamonként jól strukturált dosszie megelőzi, hogy ellenőrzéskor utánanézzen, mely dokumentum melyik szállítmányhoz tartozott. Hogyan épül fel egy ilyen dosszie és honnan származnak az adatok, az alábbiak szerint kerül ismertetésre: a dosszie felépítésének módjáról szóló oldal.
Első lépések
Az Ön által pontosan szükséges dokumentumok attól függnek, hogy milyen szerepet játszik az ellátási láncban és honnan származik a kávé. Az eudri.com ingyenes szerepmeghatározási ellenőrzésével néhány kérdésben megtudhatja, mely szerep és mely kötelezettség tartozik az Ön helyzetéhez. Teljes dosszie felépítéséhez, beleértve a keverési pontokra vonatkozó sablonokat és a megőrzési kötelezettséget, tekintse meg a tudástárban szereplő témákat.