¿Qué documentos necesita para la declaración de conformidad con el Reglamento (UE) 2023/1115 en café?
Si importa café, recopila en esencia tres tipos de documentos para el Reglamento (EU) 2023/1115: prueba de origen hasta el nivel de parcela, prueba de que la producción cumple con la legislación del país de origen, y los documentos comerciales que vinculan su lote de café con ese origen. En conjunto, estos forman la base sobre la que elabora una declaración de diligencia debida o una declaración simplificada.
En el café, además, hay un punto práctico que ocurre menos con otras materias primas: el café a menudo se mezcla temprano en la cadena. Un punto de acopio o una cooperativa combina lotes de decenas o cientos de pequeños productores antes de que el café se transporte. Eso hace que la documentación de ese momento de mezcla sea tan importante como los datos de geolocalización de las parcelas en sí, y volveremos sobre esto más adelante.
Documentos que demuestran el origen
El núcleo de su expediente es la geolocalización de las parcelas donde se cultivó el café: coordenadas o, dependiendo del tamaño de la parcela, un polígono del límite de la parcela. Además, debe registrar quién es el productor o la cooperativa, en qué país y región está ubicada la parcela, y cuándo tuvo lugar la cosecha. Para el café que pasa por una cooperativa, es habitual que reciba estos datos por cada productor asociado, no como una única ubicación consolidada para toda la cooperativa.
Cómo solicitar, validar e incorporar esos datos a su expediente en la práctica, lo encontrará en la base de conocimientos sobre geolocalización en la práctica. Allí también se indica cómo proceder cuando los proveedores suministran los datos en un formato diferente al que espera.
Documentos que sustentan la legalidad
Además del origen, el Reglamento requiere que demuestre que la producción cumple con la legislación vigente en el país de origen: normas sobre uso de la tierra, medio ambiente, trabajo, derechos humanos, impuestos y comercio. En la práctica, esto comprende permisos de exportación, pruebas de propiedad o uso de la parcela, y certificaciones cuando corresponda. Un certificado no reemplaza la propia evaluación de riesgos, pero cuenta como documento de apoyo.
El grado de rigor con que lo sustenta depende en parte de la clasificación de riesgos del país de origen. Con un país de alto riesgo, una autoridad competente generalmente espera un expediente más sólido que con uno de bajo riesgo. Qué significa exactamente cada clase de riesgo y cómo se determina por país, lo encontrará en un artículo aparte en la base de conocimientos.
El punto de mezcla: donde a menudo se traba el café
El detalle que más juega en el café está en el momento en que lotes de múltiples productores se reúnen. En cuanto el café de diez o cien parcelas llega a una sola silo, bolsa o contenedor, su expediente aún debe ser rastreable hasta cada parcela individual. Eso significa que no solo documenta las parcelas en sí, sino también el documento en el que la cooperativa o el punto de acopio registra qué parcelas se han combinado en qué lote. Si falta ese eslabón de conexión, aunque tenga datos de geolocalización, no tendrá una línea completa desde la parcela hasta el lote entregado.
Para importadores de pequeñas y medianas empresas que trabajan con múltiples proveedores pequeños, este es a menudo el punto en el que la conversación con el proveedor se vuelve concreta: no solo pedir coordenadas, sino también la administración del propio punto de acopio.
La declaración y el número de referencia
Del conjunto de documentos de origen, legalidad y comerciales, elabora la declaración de diligencia debida o la declaración simplificada si su situación reúne los requisitos. Esa declaración la presenta en el sistema de información de la UE, tras lo cual recibe un número de referencia que comunica a su cliente en la cadena. El expediente subyacente — los documentos en sí — permanece con usted.
Conservar durante cinco años: qué significa eso en la práctica para el café
Todos los documentos subyacentes, desde los datos de geolocalización hasta la correspondencia con su cooperativa sobre el punto de mezcla, debe conservarlos durante cinco años. En el caso del café, esto significa concretamente que mantiene un expediente por campaña de compra, incluso si compra a la misma cooperativa año tras año. Una nueva campaña puede implicar parcelas diferentes, productores distintos o una composición diferente del lote.
Un expediente bien estructurado por corriente de productos evita que durante una inspección tenga que averiguar qué documento corresponde a qué entrega. Cómo se estructura ese expediente y de dónde proceden los datos se explica en la página sobre cómo funciona la estructura del expediente.
Empezar
Los documentos exactos que necesita dependen de su función en la cadena y del país de origen de su café. Con la verificación de funciones gratuita de eudri.com verá en unos pocos pasos qué función y qué obligación corresponden a su situación. Para elaborar un expediente completo, incluidas plantillas para el punto de mezcla y la obligación de conservación, puede consultar los temas en la base de conocimientos.