Welche Dokumente benötigen Sie für die Erklärung gemäß der Verordnung (EU) 2023/1115 bei Kaffee?
Wenn Sie Kaffee importieren, sammeln Sie für die Verordnung (EU) 2023/1115 im Wesentlichen drei Arten von Dokumenten: Herkunftsnachweise auf Parzellenebene, Nachweise, dass die Produktion den Gesetzen des Herkunftslandes entspricht, und Handelsdokumente, die Ihre Kaffeepartie mit dieser Herkunft verbinden. Zusammen bilden diese die Grundlage, auf der Sie eine Sorgfaltserklärung oder eine vereinfachte Erklärung erstellen.
Bei Kaffee kommt ein praktischer Punkt hinzu, der bei anderen Rohstoffen seltener vorkommt: Kaffee wird oft schon früh in der Lieferkette gemischt. Eine Sammelstelle oder eine Genossenschaft fasst Partien von Dutzenden oder Hunderten kleiner Erzeuger zusammen, bevor der Kaffee zum Transport geht. Das macht die Dokumentation dieses Mischungsvorgangs genauso wichtig wie die Geodaten der Parzellen selbst, und darauf wird später noch eingegangen.
Dokumente, die die Herkunft nachweisen
Der Kern Ihrer Akte ist die Geolokalisation der Parzellen, auf denen der Kaffee angebaut wurde: Koordinaten oder, je nach Größe der Parzelle, ein Polygon der Parzellengrenze. Darüber hinaus müssen Sie dokumentieren, wer der Erzeuger oder die Genossenschaft ist, in welchem Land und in welcher Region die Parzelle liegt, und wann die Ernte stattgefunden hat. Bei Kaffee, der über eine Genossenschaft läuft, ist es üblich, dass Sie diese Daten je angeschlossenem Erzeuger erhalten, nicht als eine zusammengefasste Lokalisierung für die ganze Genossenschaft.
Wie Sie diese Daten praktisch anfordern, validieren und Ihrer Akte hinzufügen, lesen Sie in der Wissensdatenbank über Geolokalisation in der Praxis. Dort finden Sie auch Informationen darüber, wie Sie mit Lieferanten umgehen, die die Daten in einem anderen Format bereitstellen als erwartet.
Dokumente, die die Gesetzmäßigkeit begründen
Neben der Herkunft verlangt die Verordnung, glaubhaft zu machen, dass die Produktion den Gesetzen des Herkunftslandes entspricht: Regeln über Landnutzung, Umwelt, Arbeit, Menschenrechte, Steuern und Handel. In der Praxis besteht dies aus Ausfuhrgenehmigungen, Eigentumsnachweis- oder Nutzungsdokumenten der Parzelle und gegebenenfalls Zertifizierungen. Ein Zertifikat ersetzt die eigene Risikobewertung nicht, zählt aber als Stützdokument.
Ob und wie streng Sie dies begründen, hängt auch von der Risikoeinstufung des Herkunftslandes ab. Bei einem Hochrisiko-Land erwartet eine zuständige Behörde in der Regel eine robustere Akte als bei einem Niedrigrisiko-Land. Was eine Risikokategorie genau bedeutet und wie diese pro Land festgelegt wird, lesen Sie in einem separaten Artikel in der Wissensdatenbank.
Die Sammelstelle: wo Kaffee oft ins Stocken gerät
Das Detail, das bei Kaffee am meisten eine Rolle spielt, liegt in dem Moment, in dem Partien mehrerer Erzeuger zusammenkommen. Sobald Kaffee von zehn oder hundert Parzellen in einen Silo, einen Sack oder einen Container gelangt, muss Ihre Akte noch immer auf jede einzelne Parzelle zurückführbar sein. Das bedeutet, dass Sie nicht nur die Parzellen selbst dokumentieren, sondern auch das Dokument, in dem die Genossenschaft oder die Sammelstelle festhält, welche Parzellen in welche Partie zusammengefasst wurden. Fehlt dieses Verbindungsstück, haben Sie zwar Geolokalisionsdaten, aber keine lückenlose Nachverfolgungslinie von der Parzelle zur gelieferten Partie.
Für KMU-Importeure, die mit mehreren kleinen Lieferanten arbeiten, ist dies oft der Punkt, an dem das Gespräch mit dem Lieferanten konkret wird: nicht nur um Koordinaten bitten, sondern auch um die Verwaltung der Sammelstelle selbst.
Die Erklärung und die Referenznummer
Aus der Gesamtheit der Herkunfts-, Gesetzmäßigkeits- und Handelsdokumente erstellen Sie die Sorgfaltserklärung oder die vereinfachte Erklärung, falls Ihre Situation dafür in Frage kommt. Diese Erklärung reichen Sie im EU-Informationssystem ein, woraufhin Sie eine Referenznummer erhalten, die Sie an Ihren Abnehmer weiter unten in der Lieferkette weitergeben. Die darunter liegende Akte — die Dokumente selbst — bleibt bei Ihnen.
Fünf Jahre aufbewahren: Was das in der Praxis für Kaffee bedeutet
Alle zugrunde liegenden Unterlagen – von Geolokalisierungsdaten bis zur Korrespondenz mit Ihrer Genossenschaft über die Mischstelle – bewahren Sie fünf Jahre lang auf. Bei Kaffee bedeutet dies konkret, dass Sie pro Einkaufssaison eine Dokumentation führen, auch wenn Sie Jahr für Jahr von derselben Genossenschaft einkaufen. Eine neue Saison kann nämlich andere Parzellen, andere Erzeuger oder eine andere Zusammensetzung der Partie bedeuten.
Eine gut strukturierte Dokumentation pro Produktstrom verhindert, dass Sie bei einer Kontrolle mühsam ermitteln müssen, welches Dokument zu welcher Lieferung gehörte. Wie eine solche Dokumentation aufgebaut ist und woher die Daten stammen, wird auf der folgenden Seite erläutert: der Seite zur Funktionsweise des Dokumentationsaufbaus.
Erste Schritte
Welche Dokumente Sie genau benötigen, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette und vom Herkunftsland Ihres Kaffees ab. Mit der kostenlosen Rollenprüfung von eudri.com sehen Sie in wenigen Fragen, welche Rolle und welche Pflicht zu Ihrer Situation passen. Für den Aufbau einer vollständigen Dokumentation einschließlich Vorlagen für die Mischstelle und die Aufbewahrungspflicht können Sie die Themen in der Wissensdatenbank durcharbeiten.