Hvilke dokumenter har du brug for til EUDR-erklæringen ved kaffe?
Hvis du importerer kaffe, indsamler du i det væsentlige tre typer dokumenter til EUDR: dokumentation for oprindelse ned til jordlotniveau, dokumentation for, at produktionen opfylder lovgivningen i oprindelseslandet, og handelsdokumenter, der forbinder dit kaffepartier til denne oprindelse. Sammen udgør disse grundlaget for, at du udsteder en erklæring om debattørernes sorgfald eller en forenklet erklæring.
Med kaffe kommer desuden ét praktisk punkt i spil, som forekommer mindre hyppigt med andre råvarer: kaffe blandes ofte tidligt i kæden. Et indsamlingspunkt eller kooperativ kombinerer partier fra tiere eller hundredvis af små producenter, før kaffen skal transporteres. Dette gør dokumentationen af det blandede øjeblik lige så vigtig som geodataene for jordloterne selv, og der kommer mere herom senere.
Dokumenter, der viser oprindelsen
Kernen i dit dossier er geolokaliseringen af de jordlotter, hvor kaffen blev dyrket: koordinater eller, afhængigt af jordlottens størrelse, en polygon af jordlottegrænsen. Derudover skal du dokumentere, hvem producenten eller kooperativet er, hvilke land og region jordlotten ligger i, og hvornår høsten fandt sted. For kaffe, der går gennem et kooperativ, er det almindeligt, at du modtager disse oplysninger fra hver tilsluttet producent, ikke som én samlet lokation for hele kooperativet.
Hvordan du praktisk talt anmoder om, validerer og tilføjer disse data til dit dossier, læser du i videnbanken om geolokaliseringsmetoderne i praksis. Der findes også, hvordan du håndterer leverandører, der leverer dataene i et andet format, end du forventer.
Dokumenter, der understøtter lovligheden
Ud over oprindelsen kræver forordningen, at du sandsynliggør, at produktionen opfylder lovgivningen i oprindelseslandet: regler om landudnyttelse, miljø, arbejde, menneskerettigheder, skat og handel. I praksis består dette af eksporttilladelser, ejer- eller brugsrettighedsbeviser for jordlotten og, hvor relevant, certificeringer. Et certifikat erstatter ikke din egen riskovurdering, men tæller som et understøttende dokument.
Om og hvor strengt du understøtter dette, afhænger blandt andet af risikiklassificeringen af oprindelseslandet. For et højrisikoland forventer en kompetent myndighed normalt et mere robust dossier end for et lavt risikoland. Hvad en risikokategori præcist betyder, og hvordan den fastsættes per land, læser du i en separat artikel i videnbanken.
Blandepunktet: hvor kaffe ofte sidder fast
Detaljerne, der betyder mest med kaffe, ligger i det øjeblik, hvor partier fra flere producenter mødes. Når kaffe fra ti eller hundrede jordlotter ender i én silo, sæk eller container, skal dit dossier stadig kunne spores tilbage til hver enkelt jordlot. Det betyder, at du ikke kun dokumenterer jordloterne selv, men også dokumentet, hvori kooperativet eller indsamlingspunktet fastslår, hvilke jordlotter der blev kombineret i hvilket partie. Hvis dette koblingslink mangler, har du geolokaliseringsdata, men ingen ubrydelig linje fra jordlot til leveret partie.
For små og mellemstore importører, der arbejder med flere små leverandører, er dette ofte det punkt, hvor samtalen med leverandøren bliver konkret: ikke blot at anmode om koordinater, men også om indsamlingspunktets egen administration.
Erklæringen og referencenummeret
Fra hele sættet af oprindelses-, lovligheds- og handelsdokumenter udsteder du erklæringen om debattørernes sorgfald, eller den forenklede erklæring, hvis din situation kvalificerer sig til det. Du indsender denne erklæring til EU-informationssystemet, hvorefter du modtager et referencenummer, som du videregiver til din næste modtager i kæden. Dossieret under det — selve dokumenterne — forbliver hos dig.
Bevar i fem år: hvad det betyder i praksis for kaffe
Alle underliggende dokumenter, fra geolokaliseringsdata til korrespondancen med dit kooperativ om blandingspunktet, bevarer du i fem år. For kaffe betyder det konkret, at du holder et dossier pr. indkøbssæson, selv hvis du år efter år køber fra det samme kooperativ. En ny sæson kan nemlig betyde andre parceller, andre dyrkers og en anden sammensætning af partiet.
Et velstruktureret dossier pr. produktstrøm forebygger, at du ved en kontrol skal finde ud af, hvilket dokument der hørte til hvilken levering. Hvordan et sådant dossier er opbygget og hvor dataene kommer fra, forklares på siden om hvordan dossieropbygningen fungerer.
Kom i gang
Hvilke dokumenter du præcist har brug for, afhænger af din rolle i kæden og kaffeens oprindelsesland. Med eudri.coms gratis rollecheck kan du på få spørgsmål se, hvilken rolle og hvilken forpligtelse der hører til din situation. For opbygningen af et fuldstændigt dossier, herunder skabeloner til blandingspunktet og opbevaringspligten, kan du gennemgå emnerne i videnbanken.