Mitä asiakirjoja tarvitset EU-ontbossitusasetuksen ilmoitusta varten kahville?
Jos tuot kahvia, kerää EUDR:ille pohjimmiltaan kolme asiakirjatyyppiä: todisteet alkuperästä lohkotasolla, todisteet siitä, että tuotanto noudattaa alkuperämaan lainsäädäntöä, ja kauppaasiakirjat, jotka yhdistävät kahvierään sen alkuperään. Yhdessä ne muodostavat perustan, jolle laadi due diligence -ilmoitusta tai yksinkertaistettua ilmoitusta.
Kahvilla on tämän lisäksi yksi käytännön seikka, joka muilla raaka-aineilla esiintyy harvemmin: kahvi sekoitetaan usein ketjun varhaisessa vaiheessa. Keräyspiste tai osuuskunta yhdistää kymmenien tai satojen pienten viljelijöiden erät ennen kuin kahvi lähtetään kuljetukseen. Tämä tekee kyseisen sekoitushetken dokumentoinnista yhtä tärkeää kuin itse lohkojen geotiedoista, ja palaamme siihen myöhemmin.
Alkuperää osoittavat asiakirjat
Dossierisi ydin on niiden lohkojen geolokalisaatio, joissa kahvi kasvatettiin: koordinaatit tai lohkon koosta riippuen lohkon rajan monikulmio. Lisäksi sinun on dokumentoitava, kuka viljelijä tai osuuskunta on, missä maassa ja alueella lohko sijaitsee, ja milloin sadonkorjuu tapahtui. Osuuskunnan kautta kulkevalla kahvilla on tavanomaista, että saat nämä tiedot kunkin jäsenviljelijän osalta, ei yhtä kerättyä sijaintia koko osuuskunnalle.
Kuinka käytännössä pyydät näitä tietoja, validoit ne ja lisäät ne dossiereeseesi, lue tietovarantoon geolokalisaatiosta käytännössä. Siellä on myös ohjeet siihen, kuinka käsittelet toimittajia, jotka toimittavat tiedot eri muodossa kuin odotat.
Laillisuutta tukevia asiakirjoja
Alkuperän lisäksi asetus vaatii osoittamaan, että tuotanto noudattaa alkuperämaassa voimassa olevaa lainsäädäntöä: maaperän käyttöä, ympäristöä, työtä, ihmisoikeuksia, veroja ja kauppaa koskevia sääntöjä. Käytännössä tämä koostuu vientiluvista, omistus- tai käyttöoikeuden todistuksista ja soveltuvissa tapauksissa sertifikaateista. Sertifikaatti ei korvaa omaa riskinarviointia, mutta se lasketaan mukaan tukevaksi asiakirjaksi.
Se, kuinka perusteellisesti tätä dokumentoit, riippuu osittain alkuperämaan riskiluokituksesta. Korkean riskin maassa toimivaltainen viranomainen odottaa yleensä vahvempaa dossieroa kuin matalan riskin maassa. Mitä riskiindikaattori tarkalleen ottaen tarkoittaa ja kuinka se määritetään maittain, lue erillisessä artikkelissa tietovarastossa.
Sekoituspiste: missä kahvi usein juuttuu
Kahviin eniten vaikuttava yksityiskohta on se hetki, jolloin usean viljelijän erät yhdistyvät. Kun kahvi kymmenestä tai sadasta lohkosta päätyy yhteen säiliöön, pussiin tai säiliöön, dossierisi on silti jäljitettävissä jokaiseen yksittäiseen lohkoon. Tämä tarkoittaa, että dokumentoit paitsi itse lohkot, myös asiakirjan, jossa osuuskunta tai keräyspiste dokumentoi, mitkä lohkot on yhdistetty mihin erään. Jos tämä linkki puuttuu, sinulla on geolokalisaatiotiedot, mutta ei katkeamatonta ketjua lohkosta toimitettuun erään.
Pk-yrityksille, jotka työskentelevät useiden pienten toimittajien kanssa, tämä on usein se kohta, jossa keskustelu toimittajan kanssa muuttuu konkreettiseksi: älä vain pyydä koordinaatteja, vaan myös keräyspisteen omaa hallinnointia.
Ilmoitus ja referenssinumero
Alkuperä-, laillisuus- ja kauppaasiakirjojen kokonaisuudesta laadinkaan due diligence -ilmoitusta tai yksinkertaistettua ilmoitusta, jos tilanteesi soveltuu siihen. Toimitat ilmoituksen EU:n tietojärjestelmään, minkä jälkeen saat referenssinumeron, jonka välität vastaanottajallesi ketjussa eteenpäin. Alla oleva dossier — itse asiakirjat — jää sinulle.
Säilytys viiden vuoden ajan: mitä se käytännössä tarkoittaa kahvilla
Säilytät kaikki taustatiedot, geopaikallocustiedoista yhteistyökauppiaasi kanssa käymäsi kirjeenvaihtoon asti, viiden vuoden ajan. Kahvilla tämä tarkoittaa konkreettisesti sitä, että pidät dossieita jokaista ostokaudesta, vaikka ostaisit samalta kauppiaalta vuodesta toiseen. Uusi kausi voi nimittäin tarkoittaa erilaisia peltomaita, eri viljelijöitä tai ostettujen eriden erilaista koostumusta.
Hyvin jäsennelty dossier tuotevirroittain estää sen, että joudut selvittelemään tarkastuksen yhteydessä, mitkä asiakirjat kuuluivat mihin toimitukseen. Miten tällainen dossier on rakennettu ja mistä tiedot saadaan, on selostettu sivulla, joka käsittelee dossierakenteen toimintaa.
Aloita nyt
Tarkalleen mitä asiakirjoja tarvitset, riippuu roolistasi ketjussa ja kahvisi alkuperämaasta. Käyttämällä eudri.comin ilmaista roolintarkastusta näet muutamalla kysymyksellä, mikä rooli ja mitä velvoitteita tilanteeseen liittyy. Täydellisen dossieraastin rakentamiseksi, joka sisältää myös sekoituspisteelle tarkoitettuja malleja ja säilytysksi vaadittavia asiakirjoja, voit tutustua tietokannan aiheisiin.