Que documentos você precisa para a declaração de conformidade com o Regulamento (EU) 2023/1115 no caso do café?
Se importa café, reúne para o Regulamento (EU) 2023/1115 essencialmente três tipos de documentos: prova de origem até ao nível da parcela, prova de que a produção cumpre a legislação do país de origem, e os documentos comerciais que ligam o seu lote de café a essa origem. Em conjunto, formam a base sobre a qual elabora uma declaração de diligência devida ou uma declaração simplificada.
No café, existe um ponto prático adicional que é menos comum noutras matérias-primas: o café é frequentemente misturado cedo na cadeia. Um ponto de recolha ou cooperativa agrupa lotes de dezenas ou centenas de pequenos produtores antes de o café ser transportado. Isto torna a documentação desse momento de mistura tão importante quanto os dados de geolocalização das próprias parcelas, e voltaremos a isto mais adiante.
Documentos que comprovam a origem
O núcleo do seu dossier é a geolocalização das parcelas onde o café foi cultivado: coordenadas ou, consoante o tamanho da parcela, um polígono dos limites da parcela. Além disso, deve registar quem é o produtor ou a cooperativa, em que país e região se localiza a parcela, e quando teve lugar a colheita. Para o café que passa por uma cooperativa, é habitual receber estes dados por cada produtor associado, não como uma localização consolidada para toda a cooperativa.
Como solicitar, validar e adicionar esses dados ao seu dossier na prática, pode ler em a base de conhecimento sobre geolocalização na prática. Aí está também como proceder com fornecedores que fornecem os dados num formato diferente do que espera.
Documentos que sustentam a legalidade
Para além da origem, o regulamento exige que demonstre que a produção cumpre a legislação vigente no país de origem: regras sobre utilização do solo, ambiente, trabalho, direitos humanos, impostos e comércio. Na prática, isto consiste em licenças de exportação, provas de propriedade ou uso da parcela, e certificações quando aplicável. Um certificado não substitui a sua própria avaliação de risco, mas conta como documento de suporte.
Se e como sustenta isto de forma rigorosa depende também da classificação de risco do país de origem. Num país de risco elevado, uma autoridade competente espera normalmente um dossier mais robusto do que num país de risco baixo. O que exatamente uma classe de risco implica e como é determinada por país, pode ler num artigo separado da base de conhecimento.
O ponto de mistura: onde o café frequentemente se complica
O pormenor que mais afeta o café situa-se no momento em que lotes de múltiplos produtores se reúnem. Assim que o café de dez ou cem parcelas chega a um silo, saco ou contentor, o seu dossier tem ainda de ser rastreável até cada parcela individual. Isto significa que não documenta apenas as parcelas em si, mas também o documento em que a cooperativa ou o ponto de recolha regista quais as parcelas que foram combinadas em qual lote. Na ausência desse documento de ligação, tem dados de geolocalização, mas não uma linha clara da parcela até ao lote entregue.
Para importadores de pequenas e médias empresas que trabalham com vários fornecedores pequenos, é frequentemente neste ponto que a conversa com o fornecedor se torna concreta: não apenas pedir coordenadas, mas também a administração do próprio ponto de recolha.
A declaração e o número de referência
A partir do conjunto de documentos sobre origem, legalidade e comércio, elabora a declaração de diligência devida ou a declaração simplificada se a sua situação for elegível. Apresenta essa declaração no sistema de informação da UE, após o qual recebe um número de referência que transmite ao seu cliente a jusante na cadeia. O dossier subjacente — os próprios documentos — fica consigo.
Conservar durante cinco anos: o que isto significa na prática para o café
Você mantém todos os documentos subjacentes, desde dados de geolocalização até correspondência com sua cooperativa sobre o ponto de mistura, durante cinco anos. No caso do café, isso significa concretamente que você mantém um dossiê por safra de compra, mesmo que compre da mesma cooperativa ano após ano. Uma nova safra pode, afinal, significar diferentes parcelas, diferentes produtores ou uma composição diferente do lote.
Um dossiê bem estruturado por fluxo de produto evita que você tenha que descobrir, durante uma inspeção, qual documento correspondia a qual entrega. Como tal dossiê é estruturado e de onde vêm os dados é explicado em a página sobre como funciona a estruturação do dossiê.
Começar
Os documentos exatos de que você precisa dependem de sua função na cadeia e do país de origem do seu café. Com a verificação de função gratuita da eudri.com você vê em poucas perguntas qual função e qual obrigação correspondem à sua situação. Para a construção de um dossiê completo, incluindo modelos para o ponto de mistura e a obrigação de retenção, você pode consultar os tópicos na base de conhecimento.