Quali documenti sono necessari per la dichiarazione EUDR per il caffè?
Se importate caffè, raccogliete per il regolamento sui prodotti privi di deforestazione essenzialmente tre tipi di documenti: prova di origine fino al livello della particella catastale, prova che la produzione è conforme alla normativa del paese di origine, e i documenti commerciali che collegano il vostro lotto di caffè a tale origine. Insieme formano la base su cui redigete una dichiarazione di due diligence o una dichiarazione semplificata.
Nel caso del caffè si aggiunge un aspetto pratico che si presenta meno frequentemente con altre materie prime: il caffè viene spesso miscelato già precocemente nella catena. Un punto di raccolta o una cooperativa riunisce lotti di decine o centinaia di piccoli coltivatori prima che il caffè sia trasportato. Questo rende la documentazione di quel momento di miscelazione altrettanto importante quanto i dati geolocalizzati delle particelle stesse, e su questo torneremo più avanti.
Documenti che provano l'origine
Il nucleo del vostro dossier è la geolocalizzazione delle particelle in cui è stato coltivato il caffè: coordinate o, a seconda delle dimensioni della particella, un poligono del confine della particella. Oltre a ciò, dovete registrare chi è il coltivatore o la cooperativa, in quale paese e regione si trova la particella, e quando è avvenuto il raccolto. Per il caffè che transita attraverso una cooperativa, è consueto che riceviate questi dati per ogni coltivatore aderente, non come unica ubicazione aggregata per l'intera cooperativa.
Come richiedere praticamente questi dati, convalidarli e aggiungerli al vostro dossier, lo leggete in la banca dati sulla geolocalizzazione nella pratica. Vi è spiegato anche come affrontare i fornitori che consegnano i dati in un formato diverso da quello atteso.
Documenti che supportano la conformità normativa
Oltre all'origine, il regolamento richiede di dimostrare che la produzione è conforme alla normativa vigente nel paese di origine: regole su uso del suolo, ambiente, lavoro, diritti umani, tasse e commercio. Nella pratica consiste in licenze di esportazione, certificati di proprietà o uso della particella, e laddove applicabile certificazioni. Un certificato non sostituisce la vostra valutazione dei rischi autonoma, ma conta comunque come documento di supporto.
Se e quanto rigorosamente lo supportate dipende anche dalla classificazione del rischio del paese di origine. In un paese ad alto rischio, un'autorità competente si aspetta solitamente un dossier più solido rispetto a un paese a basso rischio. Cosa comporta esattamente una classe di rischio e come viene determinata per ogni paese, lo leggete in un articolo separato della banca dati.
Il punto di miscelazione: dove il caffè spesso si blocca
Il dettaglio che più incide nel caffè si trova nel momento in cui lotti di più coltivatori si riuniscono. Non appena il caffè da dieci o cento particelle finisce in un silos, sacco o contenitore, il vostro dossier deve comunque essere tracciabile verso ogni singola particella. Ciò significa che non solo documentate le particelle stesse, ma anche il documento in cui la cooperativa o il punto di raccolta registra quali particelle sono state combinate in quale lotto. Se manca questo collegamento, avete bensì dati di geolocalizzazione, ma nessun filo conduttore conclusivo dalla particella al lotto consegnato.
Per i piccoli importatori che operano con più piccoli fornitori, questo è spesso il punto in cui la conversazione con il fornitore diventa concreta: non solo chiedere le coordinate, ma anche la documentazione amministrativa dello stesso punto di raccolta.
La dichiarazione e il numero di riferimento
Dall'insieme di documenti di origine, conformità normativa e commerciali, redigete la dichiarazione di due diligence, o la dichiarazione semplificata se la vostra situazione ne ha i requisiti. Depositare la dichiarazione nel sistema informativo dell'UE, dopodiché ricevete un numero di riferimento che comunicate al vostro cliente nella catena. Il dossier sottostante — i documenti stessi — rimane con voi.
Conservare per cinque anni: cosa significa nella pratica per il caffè
Conserva tutti i documenti sottostanti, dai dati di geolocalizzazione alla corrispondenza con la vostra cooperativa sul punto di miscelazione, per cinque anni. Nel caso del caffè, ciò significa concretamente che mantenete un fascicolo per ogni stagione di acquisto, anche se acquistate dalla stessa cooperativa anno dopo anno. Una nuova stagione può infatti significare parcelle diverse, coltivatori diversi o una composizione diversa del lotto.
Un fascicolo ben strutturato per flusso di prodotto evita che durante un'ispezione dobbiate scoprire quale documento apparteneva a quale consegna. Come è strutturato un tale fascicolo e da dove provengono i dati è illustrato su la pagina su come funziona la strutturazione del fascicolo.
Iniziare
I documenti esatti di cui avete bisogno dipendono dal vostro ruolo nella catena e dal paese di origine del vostro caffè. Con il controllo gratuito dei ruoli di eudri.com vedete in poche domande quale ruolo e quale obbligo si applicano alla vostra situazione. Per la costruzione di un fascicolo completo, inclusi modelli per il punto di miscelazione e l'obbligo di conservazione, potete consultare gli argomenti nella banca dati delle conoscenze.