Quels documents vous faut-il pour la déclaration EUDR concernant le café ?
Si vous importez du café, vous collectez essentiellement trois types de documents pour le règlement sur les produits issus de terres non déboisées : la preuve de l'origine jusqu'au niveau de la parcelle, la preuve que la production est conforme à la législation du pays d'origine, et les documents commerciaux qui relient votre lot de café à cette origine. Ensemble, ils constituent la base sur laquelle vous établissez une déclaration de diligence raisonnable ou une déclaration simplifiée.
Pour le café, il y a en outre un point pratique qui se pose moins souvent pour d'autres matières premières : le café est souvent mélangé tôt dans la chaîne. Un point de collecte ou une coopérative rassemble des lots de dizaines ou de centaines de petits producteurs avant que le café soit transporté. Cela rend la documentation de ce moment de mélange tout aussi importante que les données géolocalisées des parcelles elles-mêmes, et nous reviendrons sur ce point.
Documents attestant l'origine
Le cœur de votre dossier est la localisation géographique des parcelles où le café a été cultivé : coordonnées ou, selon la taille de la parcelle, un polygone délimitant les limites de la parcelle. Vous devez en outre documenter qui est le producteur ou la coopérative, dans quel pays et quelle région se trouve la parcelle, et quand la récolte a eu lieu. Pour le café qui transite par une coopérative, il est courant que vous receviez ces données pour chaque producteur affilié, et non comme un seul lieu rassemblé pour l'ensemble de la coopérative.
Pour savoir comment vous demandez, validez et ajoutez pratiquement ces données à votre dossier, consultez la base de connaissances sur la géolocalisation dans la pratique. Vous y trouverez également comment traiter avec les fournisseurs qui fournissent les données dans un format différent de celui que vous attendez.
Documents soutenant la conformité à la loi
Outre l'origine, le règlement exige que vous démontriez que la production est conforme à la législation en vigueur dans le pays d'origine : règles relatives à l'utilisation des terres, à l'environnement, au travail, aux droits de l'homme, à la fiscalité et au commerce. En pratique, cela comprend les licences d'exportation, les certificats de propriété ou d'usage de la parcelle, et, le cas échéant, les certifications. Un certificat ne remplace pas votre propre évaluation des risques, mais compte comme pièce justificative.
Le fait que vous le souteniez ou non, et avec quelle rigueur, dépend en partie de la classification des risques du pays d'origine. Pour un pays à haut risque, une autorité compétente s'attend généralement à un dossier plus solide que pour un pays à faible risque. Pour savoir ce qu'une classe de risque signifie exactement et comment elle est déterminée par pays, consultez un article séparé de la base de connaissances.
Le point de mélange : où le café rencontre souvent des difficultés
Le détail qui pose le plus de problèmes pour le café se trouve au moment où les lots de plusieurs producteurs se rencontrent. Dès que le café de dix ou de cent parcelles aboutit dans un silo, un sac ou un conteneur, votre dossier doit rester traçable jusqu'à chaque parcelle individuellement. Cela signifie que vous ne documentez pas seulement les parcelles elles-mêmes, mais aussi le document dans lequel la coopérative ou le point de collecte enregistre quelles parcelles ont été rassemblées dans quel lot. Sans ce lien de chaînage, vous avez certes des données géolocalisées, mais pas une ligne cohérente allant de la parcelle au lot livré.
Pour les petites et moyennes entreprises importatrices qui travaillent avec plusieurs petits fournisseurs, c'est souvent le point où la discussion avec le fournisseur devient concrète : non seulement demander des coordonnées, mais aussi la documentation du point de collecte lui-même.
La déclaration et le numéro de référence
À partir de l'ensemble des documents concernant l'origine, la conformité à la loi et le commerce, vous établissez la déclaration de diligence raisonnable, ou la déclaration simplifiée si votre situation le justifie. Vous déposez cette déclaration auprès du système d'information de l'Union européenne, après quoi vous recevez un numéro de référence que vous transmettez à votre client en aval de la chaîne. Le dossier sous-jacent — les documents eux-mêmes — vous reste.
Conserver pendant cinq ans : ce que cela signifie en pratique pour le café
Vous conservez tous les documents sous-jacents, des données de géolocalisation à la correspondance avec votre coopérative concernant le point de mélange, pendant cinq ans. Pour le café, cela signifie concrètement que vous maintenez un dossier par saison d'achat, même si vous achetez auprès de la même coopérative année après année. Une nouvelle saison peut en effet signifier d'autres parcelles, d'autres producteurs ou une composition différente du lot.
Un dossier bien structuré par flux de produits évite que vous deviez déterminer lors d'un contrôle quel document correspondait à quelle livraison. Le mode de constitution d'un tel dossier et l'origine des données sont expliqués sur la page sur le fonctionnement de la constitution du dossier.
Commencer
Les documents exacts dont vous avez besoin dépendent de votre rôle dans la chaîne d'approvisionnement et du pays d'origine de votre café. Avec le contrôle de rôle gratuit de eudri.com vous voyez en quelques questions quel rôle et quelle obligation correspondent à votre situation. Pour la constitution d'un dossier complet, y compris des modèles pour le point de mélange et l'obligation de conservation, vous pouvez consulter les sujets dans la base de connaissances.