Jakie dokumenty potrzebne są dla deklaracji zgodnie z rozporządzeniem (EU) 2023/1115 w przypadku kawy?
Jeśli importuje pan/pani kawę, gromadzi pan/pani dla rozporządzenia EUDR zasadniczo trzy rodzaje dokumentów: dowód pochodzenia na poziomie działki, dowód, że produkcja spełnia przepisy obowiązujące w kraju pochodzenia, oraz dokumenty handlowe łączące partię kawy z tym pochodzeniem. Razem stanowią one podstawę, na której pan/pani sporządza oświadczenie o należytej staranności lub oświadczenie uproszczone.
W przypadku kawy pojawia się ponadto jeden praktyczny punkt, który występuje rzadziej w przypadku innych materiałów: kawa jest często mieszana już na wczesnym etapie łańcucha dostaw. Punkt zbiorczy lub kooperatywa łączy partie od dziesiątek lub setek drobnych producentów, zanim kawa trafia do transportu. To sprawia, że dokumentacja tego momentu mieszania jest równie ważna co dane geodezyjne samych działek, a więcej na ten temat znajdzie pan/pani poniżej.
Dokumenty potwierdzające pochodzenie
Podstawę pana/pani dossier stanowi geolokalizacja działek, na których uprawiano kawę: współrzędne lub, w zależności od wielkości działki, polygon granicy działki. Ponadto powinien pan/pani zanotować, kim jest producent lub kooperatywa, w którym kraju i regionie znajduje się działka oraz kiedy odbyła się żniwa. W przypadku kawy przechodzące przez kooperatywę zwyczajowo pan/pani otrzymuje te dane dla każdego przyłączonego producenta, a nie jako jedną zbiorczą lokalizację dla całej kooperatywy.
Sposób praktyczny pozyskania, weryfikacji i dodania tych danych do pana/pani dossier najdzie pan/pani w bazie wiedzy na temat geolokalizacji w praktyce. Tam znajduje się również informacja, jak postępować z dostawcami, którzy dostarczają dane w formacie innym niż pan/pani oczekuje.
Dokumenty potwierdzające zgodność z przepisami
Oprócz pochodzenia rozporządzenie wymaga wykazania, że produkcja spełnia przepisy obowiązujące w kraju pochodzenia: przepisy dotyczące użytkowania gruntów, środowiska, pracy, praw człowieka, podatków i handlu. W praktyce składa się na to pozwolenia na eksport, dowody własności lub użytkowania działki oraz, gdzie zastosowalne, certyfikaty. Certyfikat nie zastępuje własnej oceny ryzyka, lecz liczy się jako dokument potwierdzający.
Czy i jak rygorystycznie pan/pani to udokumentuje, zależy również od klasyfikacji ryzyka kraju pochodzenia. W przypadku kraju o wysokim ryzyku właściwy organ zwykle oczekuje grubszego dossier niż w przypadku kraju o niskim ryzyku. Co dokładnie oznacza klasa ryzyka i jak jest ustalana dla każdego kraju, przeczytać pan/pani może w osobnym artykule w bazie wiedzy.
Punkt mieszania: gdzie kawa często się utyka
Szczegół, który w przypadku kawy odgrywa największą rolę, znajduje się w momencie, gdy partie od wielu producentów trafiają do jednego silosu, worka lub kontenera. Gdy tylko kawa z dziesięciu lub setek działek trafia do jednego miejsca, pana/pani dossier musi nadal być możliwe do prześledzenia dla każdej działki z osobna. Oznacza to, że musi pan/pani dokumentować nie tylko same działki, lecz także dokument, w którym kooperatywa lub punkt zbiorczy notuje, które działki zostały połączone w którą partię. Jeśli brakuje tego dokumentu łączącego, posiada pan/pani wprawdzie dane geolokalizacyjne, lecz brakuje pana/pani zamkniętej linii od działki do dostarczonej partii.
Dla małych i średnich importerów pracujących z wieloma drobnymi dostawcami to jest często punkt, w którym rozmowa z dostawcą staje się konkretna: nie tylko prośba o współrzędne, lecz także o dokumentację samego punktu zbiorczego.
Oświadczenie i numer referencyjny
Ze wszystkich dokumentów dotyczących pochodzenia, zgodności z przepisami i handlu pan/pani sporządza oświadczenie o należytej staranności lub oświadczenie uproszczone, jeśli pana/pani sytuacja to umożliwia. To oświadczenie pan/pani składa w systemie informacyjnym UE, po czym otrzymuje numer referencyjny, który przekazuje pana/pani odbiorcy dalej w łańcuchu dostaw. Dossier pod spodem — same dokumenty — pozostaje u pana/pani.
Przechowywanie przez pięć lat: co to oznacza w praktyce dla kawy
Wszystkie dokumenty towarzyszące, od danych geolokalicyjnych po korespondencję z cooperativą na temat punktu mieszania, przechowujesz przez pięć lat. W przypadku kawy oznacza to konkretnie, że na każdy sezon zbiorów prowadzisz odrębny dossier, nawet jeśli rok do roku kupujesz od tej samej cooperativy. Nowy sezon bowiem może wiązać się z innymi działkami, innymi producentami lub innym składem partii.
Dobrze zorganizowany dossier dla każdego strumienia produktu zapobiega sytuacji, w której podczas kontroli musisz wyjaśniać, który dokument należał do której dostawy. Jak taki dossier jest zbudowany i skąd pochodzą dane, wyjaśniono w stronie o funkcjonowaniu tworzenia dossiera.
Zacząć
Jakie dokumenty dokładnie musisz posiadać, zależy od Twojej roli w łańcuchu dostaw i od kraju pochodzenia Twojej kawy. Dzięki bezpłatnej kontroli roli z eudri.com dowiesz się w kilka pytań, jaka rola i jaki obowiązek przypadają Twojej sytuacji. Aby zbudować pełny dossier, w tym szablony do punktu mieszania i obowiązku przechowywania, możesz przejrzeć tematy w bazie wiedzy.