Ce documente aveți nevoie pentru declarația EUDR la cafea?
Dacă importați cafea, pentru EUDR colectați în esență trei tipuri de documente: dovezi de origine la nivel de parcelă, dovezi că producția respectă legislația țării de origine și documentele comerciale care leagă partida dvs. de cafea de acea origine. Împreună, acestea formează baza pe care elaborați o declarație de diligență cuvenită sau o declarație simplificată.
În cazul cafelei, se adaugă un punct practic care apare mai rar la alte materii prime: cafeaua este adesea amestecată devreme în lanț. Un punct de colectare sau o cooperativă reunesc partide de la zeci sau sute de micii cultivatori înainte ca cafeaua să plece în transport. Aceasta face documentarea momentului amestecării la fel de importantă ca datele de geolocație ale parcelelor în sine, și vom reveni asupra acestui subiect mai jos.
Documente care demonstrează originea
Nucleul dosarului dvs. este geolocația parcelelor unde a fost cultivată cafeaua: coordonate sau, în funcție de mărimea parcelei, un poligon al limitei parcelei. De asemenea, trebuie să documentați cine este cultivatorul sau cooperativa, în ce țară și regiune se află parcela, și în ce moment a avut loc recolta. Pentru cafeaua care trece prin cooperativă, este obișnuit să primiți aceste date per cultivator afiliat, nu ca o singură locație colectivă pentru întreaga cooperativă.
Cum solicitați, validați și adăugați acele date la dosarul dvs. în practică, citiți în baza de cunoștințe privind geolocația în practică. Acolo este descris și modul în care vă ocupați de furnizori care furnizează datele într-un format diferit de cel așteptat.
Documente care susțin legalitatea
Pe lângă origine, regulamentul solicită să se demonstreze că producția respectă legislația aplicabilă în țara de origine: reguli privind utilizarea terenurilor, mediu, muncă, drepturi omului, impozite și comerț. În practică, aceasta constă din licențe de export, dovezi de proprietate sau utilizare a parcelei și, acolo unde este cazul, certificări. Un certificat nu înlocuiește evaluarea propriului risc, dar contează ca document justificativ.
Modul în care și cât de riguros documentați aceasta depinde parțial de clasificarea riscului țării de origine. Pentru o țară cu risc ridicat, o autoritate competentă se așteaptă de obicei la un dosar mai solid decât pentru o țară cu risc scăzut. Ce înseamnă exact o clasă de risc și cum se stabilește aceasta pentru fiecare țară, citiți într-un articol separat din baza de cunoștințe.
Punctul de amestec: unde cafeaua se blochează adesea
Detaliul care conține cea mai mare problemă în cazul cafelei se află în momentul în care partide de la mai mulți cultivatori se întâlnesc. De îndată ce cafeaua de la zece sau o sută de parcele ajunge într-un siloz, sac sau container, dosarul dvs. trebuie să rămână totuși traçabil la fiecare parcelă în parte. Aceasta înseamnă că nu doar documentați parcelele în sine, ci și documentul în care cooperativa sau punctul de colectare înregistrează care parcele au fost combinate în care partidă. Dacă lipsește această legătură, aveți date de geolocație, dar nu o linie închegată de la parcelă la partidă livrată.
Pentru importatorii mici și medii care lucrează cu mai mulți furnizori mici, acesta este adesea punctul în care conversația cu furnizorul devine concretă: nu doar solicitare de coordonate, ci și cerere a administrației punctului de colectare în sine.
Declarația și numărul de referință
Din totalitatea documentelor de origine, legalitate și comerț, voi elaborați declarația de diligență cuvenită, sau declarația simplificată dacă situația dvs. se califică pentru aceasta. Această declarație o depuneți la sistemul informatic al UE, după care primiți un număr de referință pe care îl transmiteți beneficiarului dvs. mai departe în lanț. Dosarul pe care se bazează — documentele în sine — rămâne la dvs.
Păstrare timp de cinci ani: ce înseamnă aceasta în practică pentru cafea
Toate documentele de bază, de la datele de geolocație până la corespondența cu cooperativa dvs. privind punctul de amestecare, le păstrați cinci ani. În cazul cafelei, aceasta înseamnă concret că mențineți un dosar per sezon de achiziție, chiar dacă achiziționați din aceeași cooperativă an de an. Un nou sezon poate însemna, în sfârșit, alte parcele, alți cultivatori sau o compoziție diferită a lotului.
Un dosar bine structurat per flux de produs vă împiedică în cazul unui control să trebuiască să stabiliți care document a aparținut cărei livrări. Cum este construit un astfel de dosar și de unde provin datele este explicat la pagina despre cum funcționează construcția dosarului.
Să começi
Ce documente aveți exact nevoie depinde de rolul dvs. în lanț și de țara de origine a cafelei dvs. Cu ajutorul verificării gratuite a rolurilor de pe eudri.com vedeți în câteva întrebări ce rol și ce obligație corespund situației dvs. Pentru construcția unui dosar complet, inclusiv șabloane pentru punctul de amestecare și obligația de păstrare, puteți consulta subiectele din baza de cunoștințe.