Welke documenten heeft u nodig voor de EUDR-verklaring bij koffie?
Als u koffie importeert, verzamelt u voor de EUDR in de kern drie soorten stukken: bewijs van herkomst tot op perceelniveau, bewijs dat de productie voldoet aan de wetgeving van het land van oorsprong, en de handelsdocumenten die uw partij koffie koppelen aan die herkomst. Samen vormen die de basis waarop u een due-diligenceverklaring of een vereenvoudigde verklaring opstelt.
Bij koffie speelt daarbovenop één praktisch punt dat bij andere grondstoffen minder voorkomt: koffie wordt vaak al vroeg in de keten gemengd. Een verzamelpunt of coöperatie voegt partijen van tientallen of honderden kleine telers samen voordat de koffie op transport gaat. Dat maakt de documentatie van dat mengmoment net zo belangrijk als de geodata van de percelen zelf, en daarover verderop meer.
Documenten die de herkomst aantonen
De kern van uw dossier is de geolocatie van de percelen waar de koffie is geteeld: coördinaten of, afhankelijk van de grootte van het perceel, een polygoon van het perceelgrens. Daarnaast hoort u vast te leggen wie de teler of de coöperatie is, in welk land en welke regio het perceel ligt, en op welk moment de oogst heeft plaatsgevonden. Voor koffie die via een coöperatie loopt, is het gebruikelijk dat u deze gegevens per aangesloten teler ontvangt, niet als één verzamelde locatie voor de hele coöperatie.
Hoe u die gegevens praktisch opvraagt, valideert en aan uw dossier toevoegt, leest u in de kennisbank over geolocatie in de praktijk. Daar staat ook hoe u omgaat met leveranciers die de gegevens in een ander formaat aanleveren dan u verwacht.
Documenten die de legaliteit onderbouwen
Naast de herkomst vraagt de verordening om aannemelijk te maken dat de productie voldoet aan de wetgeving die in het land van oorsprong geldt: regels over landgebruik, milieu, arbeid, mensenrechten, belasting en handel. In de praktijk bestaat dit uit exportvergunningen, eigendoms- of gebruiksbewijzen van het perceel, en waar van toepassing certificeringen. Een certificaat vervangt de eigen risicobeoordeling niet, maar telt wel mee als onderbouwend stuk.
Of en hoe streng u dit onderbouwt, hangt mede af van de risicoclassificatie van het land van herkomst. Bij een hoog risicoland verwacht een bevoegde autoriteit doorgaans een steviger dossier dan bij een laag risicoland. Wat een risicoklasse precies inhoudt en hoe die per land wordt vastgesteld, leest u in een apart artikel in de kennisbank.
Het mengpunt: waar koffie vaak vastloopt
Het detail dat bij koffie het meest speelt, zit in het moment waarop partijen van meerdere telers samenkomen. Zodra koffie van tien of honderd percelen in één silo, zak of container terechtkomt, moet uw dossier nog steeds herleidbaar zijn naar elk afzonderlijk perceel. Dat betekent dat u niet alleen de percelen zelf documenteert, maar ook het document waarin de coöperatie of het verzamelpunt vastlegt welke percelen in welke partij zijn samengevoegd. Ontbreekt dat koppelstuk, dan heeft u weliswaar geolocatiegegevens, maar geen sluitende lijn van perceel naar geleverde partij.
Voor mkb-importeurs die met meerdere kleine leveranciers werken, is dit vaak het punt waarop het gesprek met de leverancier concreet wordt: niet alleen vragen om coördinaten, maar ook om de administratie van het verzamelpunt zelf.
De verklaring en het referentienummer
Uit het geheel van herkomst-, legaliteits- en handelsdocumenten stelt u de due-diligenceverklaring op, of de vereenvoudigde verklaring als uw situatie daarvoor in aanmerking komt. Die verklaring dient u in bij het EU-informatiesysteem, waarna u een referentienummer krijgt dat u doorgeeft aan uw afnemer verderop in de keten. Het dossier eronder — de documenten zelf — blijft bij u.
Vijf jaar bewaren: wat dat in de praktijk betekent voor koffie
Alle onderliggende stukken, van geolocatiegegevens tot de correspondentie met uw coöperatie over het mengpunt, bewaart u vijf jaar. Bij koffie betekent dit concreet dat u per inkoopseizoen een dossier aanhoudt, ook als u van dezelfde coöperatie jaar na jaar inkoopt. Een nieuw seizoen kan immers andere percelen, andere telers of een andere samenstelling van de partij betekenen.
Een goed gestructureerd dossier per productstroom voorkomt dat u bij een controle moet uitzoeken welk document bij welke levering hoorde. Hoe zo'n dossier is opgebouwd en waar de gegevens vandaan komen, staat toegelicht op de pagina over hoe de dossieropbouw werkt.
Aan de slag
Welke documenten u precies nodig heeft, hangt af van uw rol in de keten en van het land van herkomst van uw koffie. Met de gratis rollencheck van eudri.com ziet u in een paar vragen welke rol en welke plicht bij uw situatie horen. Voor de opbouw van een volledig dossier, inclusief sjablonen voor het mengpunt en de bewaarplicht, kunt u de onderwerpen in de kennisbank doornemen.