Най-честата грешка при петгодишното задължение за съхранение на информация по EUDR е, че компаниите съхраняват номера на своята декларация за надлежна проверка, но не и документите, на които се основава тази декларация. Самият номер дава малко информация на контролния орган; важни са данните за географското местоположение, декларациите на доставчиците, оценката на риска и доказателствата за произход, които трябва да стоят зад нея. Ако те липсват, остава декларация без подкрепа.
Тази грешка обикновено не възниква от небрежност, а от начина, по който досиетата растат в практиката: по имейл, от колега на колега, от доставчик на доставчик, без фиксирано място. По-долу ще видите къде конкретно възниква проблемът и какво да направите.
Документите се разпръскват между системи и хора
Един закупувач поисква геолокационни данни от доставчик, поставя файла в собственото си пощенско сандъче и го изпраща на счетоводството за декларацията. Пет години по-късно закупувачът може вече да не е в компанията, пощенското сандъче е очищено и файлът никъде другаде не може да бъде намерен. Регламентът не изисква процес, който зависи от един човек, а документация, която остава проследима дори когато хората смятат на друга длъжност. Ако фиксирате досиетата по производствен поток вместо по колега, до голяма степен избягвате този проблем. преглед на задълженията за съхранение на информация по вид суровина показва кои документи точно се очакват за вашия продукт.
Съхранява се само последната версия
Геолокационните данни и информацията за доставчиците се променят: парцел се преизмерва, доставчик променя региона на произход, класификацията на риска на една страна се променя. Много компании замествят старите файлове с новата версия, тъй като това интуитивно звучи като актуализиране. За задължението за съхранение на информация това е правоприлично проблем: ако проверка се извършва върху доставка от преди два години, документацията от това време трябва да е налична, не текущото състояние. Замествянето на версии вместо добавянето на нови е една от скритите грешки, защото никой не забелязва, че нещо липсва, докато не е необходимо.
Не се съхранява самата оценка на риска
Втора често срещана грешка е, че компаниите съхраняват влажните документи, но не регистрират как са стигнали до своята оценка на риска. Регламентът изисква обоснование на оценката, не само отделните й компоненти. Без това обоснование впоследствие не може да се възстанови каква информация е била взета под внимание и какъв извод от нея следваше. Оценката на риска остава отговорност на участника на пазара; регистрирането й е това, което задължението за съхранение означава в практиката.
Съхранение на място, което не издържа
Файлове на локален твърд диск, в личния облачен акаунт на един служител или в система, която не е прехвърлена след сливане или миграция: и това се случва по-често, отколкото се предполага. Пет години са дълъг период в IT отношение, а системи, които днес са неоспоримо налице, не съществуват задължително през 2030 г. Фиксирано, независимо от лице хранилище по производствен поток предотвратява документацията да се премества с акаунт, който един ден може да бъде затворен. Как данните се защитават и остават достъпни при това, е обяснено на страницата относно начина, по който обработваме вашите данни.
Как да го избегнете
Ядрото на решението е просто да се формулира, макар че внедряването отнема време: създайте едно досие по производствен поток, добавяйте нова информация вместо да замествате старата, и се грижете досието да не зависи от един служител. Това важи за геолокационни данни, декларации на доставчици, кореспонденция относно произход и обоснованието на оценката на риска. Ако предпочитате да не настройвате този процес напълно сами, можете прочетете как досие се съставя и се съхранява при нас и така видите каква част от работата се поема и каква част остава при участника на пазара.
Точните изисквания, които се прилагат към задължението за съхранение, остават част от официалния регламент и тълкуванието на компетентния орган за надзор; при съмнения относно вашата конкретна ситуация юристът или органът за надзор е подходящата страна. Ако първо искате да знаете каква роля и какви задължения се прилагат за вас, то бесплатната проверка на роля в няколко въпроса дава първоначално насочване, след което можете да продължите с четене база знанието по всяка тема.