Najczęstszy błąd w pięcioletnim obowiązku przechowywania wynikającym z EUDR polega na tym, że przedsiębiorstwa przechowują numer referencyjny swojego oświadczenia o należytej staranności, ale nie dokumenty, na których to oświadczenie się opiera. Sam numer mówi organowi nadzoru niewiele; chodzi o dane geolocalizacyjne, oświadczenia dostawców, ocenę ryzyka i dowody pochodzenia, które powinny się za nim kryć. Jeśli ich brakuje, mamy oświadczenie bez uzasadnienia.
Błąd ten zwykle nie wynika z niedbałości, ale ze sposobu, w jaki teczki rosną w praktyce: przez e-mail, od kolegi do kolegi, od dostawcy do dostawcy, bez ustalonego miejsca. Poniżej pokazujemy, gdzie konkretnie się to sypie i co z tym zrobić.
Dokumenty rozprzestrzeniają się w różnych systemach i u różnych osób
Pracownik ds. zakupów prosi dostawcę o dane geolocalizacyjne, umieszcza plik w swojej skrzynce e-mail i przesyła go do księgowości do sporządzenia oświadczenia. Pięć lat później ten pracownik być może już nie pracuje w firmie, skrzynka e-mail jest wyczyszczona, a plik nie ma się gdzie znaleźć. Rozporządzenie nie wymaga procesu zależnego od jednej osoby, ale dokumentacji, która pozostaje zrekonstruowalna, nawet gdy pracownicy zmieniają stanowiska. Ci, którzy zapisują teczki według strumienia produktu zamiast według pracownika, w dużej mierze unikają tego problemu. przegląd obowiązków przechowywania przypadających na każde surowce pokazuje, które dokumenty dokładnie są oczekiwane dla Państwa produktu.
Przechowywana jest tylko ostatnia wersja
Dane geolocalizacyjne i informacje o dostawcach się zmieniają: działka jest ponownie pomierzona, dostawca zmienia region pochodzenia, klasyfikacja ryzyka kraju się zmienia. Wiele przedsiębiorstw nadpisuje stare pliki nową wersją, bo intuicyjnie wydaje się to aktualizacją. Dla obowiązku przechowywania to właśnie stanowi problem: jeśli kontrola dotyczy dostawy sprzed dwóch lat, dokumentacja z tamtego momentu musi być dostępna, a nie obecny stan rzeczy. Nadpisanie wersji zamiast dodania nowej to jeden z cichszych błędów, bo nikt nie zauważa, że coś brakuje, dopóki nie będzie to potrzebne.
Sama ocena ryzyka nie jest przechowywana
Drugi powtarzający się błąd polega na tym, że przedsiębiorstwa przechowują wprawdzie dokumenty źródłowe, ale nie notują, jak doszły do swojej oceny ryzyka. Rozporządzenie wymaga uzasadnienia rozważania, a nie tylko luźnych komponentów. Bez tego uzasadnienia nie da się już później odtworzyć, jakie informacje zostały uwzględnione i jaki z nich wynikł wniosek. Ocena ryzyka pozostaje odpowiedzialnością podmiotu rynkowego; jej udokumentowanie to to, co w praktyce oznacza obowiązek przechowywania.
Przechowywanie w miejscu, które się nie utrzyma
Pliki na lokalnym dysku twardym, na prywatnym koncie w chmurze pracownika, lub w systemie, który nie został przeniesiony po fuzji lub migracji: również to zdarza się częściej niż się sądzi. Pięć lat to w ujęciu IT długi okres, a systemy, które dziś wydają się oczywiste, niekoniecznie istnieją jeszcze w 2030 roku. Stałe, niezależne od osób miejsce przechowywania na strumień produktu zapobiega temu, by dokumentacja migrowała razem z kontem, które któregoś dnia zostanie usunięte. Sposób, w jaki dane są tam zabezpieczane i pozostają dostępne, wyjaśniamy na stronie dotyczącej tego, jak obchodzimy się z Państwa danymi.
Jak tego uniknąć
Jądro rozwiązania można sformułować prosto, choć realizacja zajmuje czas: utwórz jedną teczkę na strumień produktu, dodawaj nowe informacje zamiast nadpisywać stare, i upewnij się, że teczka nie zależy od jednego pracownika. Dotyczy to danych geolocalizacyjnych, oświadczeń dostawców, korespondencji na temat pochodzenia i uzasadnienia oceny ryzyka. Ci, którzy wolą nie całkowicie samodzielnie ustawiać ten proces, mogą przeczytaj, jak budujemy i przechowujemy dla Ciebie dokumentację i zobacz, jaką część pracy przejmujemy, a jaką pozostawiamy po stronie uczestnika rynku.
Dokładne wymogi dotyczące obowiązku przechowywania pozostają częścią oficjalnego rozporządzenia i wytycznych właściwego organu nadzoru; w przypadku wątpliwości dotyczących Twojej konkretnej sytuacji właściwym organem jest prawnik lub organ nadzoru. Jeśli chcesz najpierw dowiedzieć się, jaka rola i jakie obowiązki do Ciebie należą, darmowa kontrola roli w kilka pytań daje pierwszy kierunek, a następnie na baza wiedzy możesz czytać dalej na wybrany temat.