Det vanligaste misstaget vid EUDR:s femåriga bevaringsplikt är att företag bevarar referensnumret för sin statement of due diligence, men inte de dokument som förklaringen är baserad på. Numret i sig säger en tillsynsmyndighet väldigt lite; det handlar om geolokaliseringsuppgifterna, leverantörsförklaringarna, riskbedömningen och ursprungsbeviserna som ska finnas bakom förklaringen. Om dessa saknas lämnas en förklaring utan underlag.
Detta misstag uppstår vanligen inte från oaktsamhet, utan från hur dossäer praktiskt växer: via e-post, mellan kollegor, från olika leverantörer, utan en fast plats. Nedan visas var det konkret går fel och vad som kan göras åt det.
Dokument sprids över system och personer
En inköpare begär geolokaliseringsuppgifter från en leverantör, placerar filen i sin egen brevlåda och skickar den vidare till bokföringen för förklaringen. Fem år senare kan inköparen inte längre vara anställd, brevlådan är rengjord och filen hittas ingenstans annat. Förordningen förutsätter inte en process som är beroende av en person, utan dokumentation som förblir spårbar även när människor byter funktion. Den som registrerar dossäer per produktström i stället för per kollega förhindrar detta problem till stor del. översikten över bevaringsplikten per råvara visar vilka dokument som krävs för din produkt.
Endast den senaste versionen bevaras
Geolokaliseringsuppgifter och leverantörinformation förändras: ett område uppmäts igen, en leverantör byter herkomstregion, ett lands riskklassificering ändras. Många företag skriver över gamla filer med den nya versionen, eftersom det känns intuitivt som uppdatering. För bevaringsplikten är detta faktiskt ett problem: om en kontroll utförs angående en leverans från två år sedan måste dokumentationen från den tidpunkten vara tillgänglig, inte den aktuella statusen. Att skriva över versioner i stället för att lägga till dem är därför ett av de tystare misstagen, eftersom ingen märker att något saknas förrän det behövs.
Själva riskbedömningen bevaras inte
Ett andra återkommande misstag är att företag bevarar källdokumenten men inte dokumenterar hur de kom fram till sin riskbedömning. Förordningen kräver underlag för avvägningen, inte bara de lösa byggstenar som utgör den. Utan detta underlag är det senare omöjligt att rekonstruera vilken information som vägets in och vilken slutsats som följde. Riskbedömningen själv förblir marknadsaktörens ansvar; det att dokumentera den är vad bevaringsplikten innebär i praktiken.
Bevarad på en plats som inte håller
Filer på en lokal hårddisk, i en privat molnkonto för en anställd eller i ett system som inte överfördes efter en fusion eller migrering: detta förekommer oftare än väntat. Fem år är en lång period i IT-termer, och system som verkar självklara idag existerar inte automatiskt 2030. En fast lagringsplats som är oberoende av enskilda personer per produktström förhindrar att dokumentation flyttas med ett konto som en dag avslutas. Hur uppgifterna säkerställs och förblir tillgängliga förklaras på sidan om hur vi hanterar dina uppgifter.
Hur du undviker detta
Lösningen är enkelt att formulera i sin kärna, även om genomförandet tar tid: skapa ett dossä per produktström, lägg till ny information i stället för att skriva över det gamla, och se till att dossären inte är beroende av en enda anställd. Det gäller geolokaliseringsuppgifter, leverantörsförklaringar, korrespondens om ursprung och underlag för riskbedömningen. Den som föredrar att inte helt själv etablera denna process kan läs hur en dokumentsamling byggs upp och sparas hos oss och se således vilken del av arbetet som övertas och vilken del som förblir hos marknadsaktören.
De exakta krav på arkiveringsskyldigheten förblir en del av den officiella förordningen och förklaringen från den behörig tillsynsmyndigheten; vid osäkerhet om er specifika situation är en jurist eller tillsynsmyndigheten den lämpliga parten. Vill ni först veta vilken roll och vilka skyldigheter som gäller för er, ger den kostnadsfria rollkontroll i ett par frågor en första vägledning, varefter ni kan läsa vidare kunskapsbanken per ämne.