Cea mai frecventă greșeală privind obligația de păstrare de cinci ani în temeiul EUDR este că întreprinderile păstrează numărul de referință al declarației lor de diligență cuvenută, dar nu și documentele pe care se bazează acea declarație. Numărul în sine spune puțin unui organ de supraveghere; ceea ce contează sunt datele de geolocalizare, declarațiile furnizorilor, evaluarea riscului și dovezile de origine care ar trebui să stea la baza acestora. Dacă lipsesc acestea, rămâne o declarație fără fundamentare.
Această greșeală apare de obicei nu din neglijență, ci din modul în care dosarele cresc în practică: prin e-mail, de la coleg la coleg, de la furnizor la furnizor, fără o locație fixă. Mai jos sunt indicate locurile în care se întâmplă exact problemele și ce se poate face în legătură cu acestea.
Documentele se răspândesc pe mai multe sisteme și persoane
Un achiziție solicită date de geolocalizare de la un furnizor, plasează fișierul în propria sa căsuță poștală și o trimite către contabilitate pentru declarație. Cinci ani mai târziu, acel achiziții poate să nu mai fie angajat, căsuța poștală a fost curățată și fișierul nu se mai găsește nicăieri altundeva. Reglementarea nu solicită un proces dependent de o singură persoană, ci o documentație care rămâne urmăritoare, chiar dacă oamenii schimbă funcția. Cine înregistrează dosarele pe flux de produse, mai degrabă decât pe coleg, previne în mare măsură această problemă. prezentarea generală a obligațiilor de păstrare pe substanță de bază arată exactement ce documente sunt așteptate pentru produsul dumneavoastră.
Se păstrează doar versiunea cea mai recentă
Datele de geolocalizare și informațiile furnizorilor se schimbă: o parcelă este remăsurată, un furnizor schimbă regiunea de origine, o clasificare a riscului unui țară se modifică. Multe întreprinderi suprascriu fișierele vechi cu versiunea nouă, pentru că pare intuitiv să le ții la zi. Pentru obligația de păstrare, aceasta este o problemă: dacă se face o inspecție asupra unei livrări de acum doi ani, documentația din acel moment trebuie să fie disponibilă, nu situația curentă. Suprascrierea versiunilor în loc de adăugare este astfel una dintre erorile mai silențioase, pentru că nimeni nu observă că ceva lipsește până când este necesar.
Evaluarea riscului în sine nu este păstrată
O a doua greșeală recurentă este că întreprinderile păstrează documentele sursă, dar nu înregistrează CUM au ajuns la evaluarea riscului. Reglementarea solicită fundamentarea evaluării, nu doar componentele individuale ale acesteia. Fără această fundamentare, nu mai poate fi reconstruit ulterior ce informații au fost luate în considerare și ce concluzie a rezultat din acestea. Evaluarea riscului rămâne responsabilitatea participantului de pe piață; înregistrarea acesteia este ceea ce obligația de păstrare înseamnă în practică.
Păstrarea într-o locație care nu rezistă
Fișiere pe un disc dur local, într-un cont cloud privat al unui angajat, sau într-un sistem care nu a fost transferat după o fuziune sau migrație: și aceasta se întâmplă mai des decât se așteaptă. Cinci ani este o perioadă lungă în termeni IT, iar sisteme care astăzi par de la sine înțelese, nu există în mod automat nici în 2030. O locație de stocare fixă, independentă de persoane, pe flux de produse, previne ca documentația să se mute odată cu un cont care la un moment dat va fi eliminat. Modul în care datele sunt protejate și rămân accesibile este explicat pe pagina privind modul în care ne tratăm datele dumneavoastră.
Cum evitați aceasta
Esența soluției se poate formula pur și simplu, chiar dacă implementarea necesită timp: creați un dosar pe flux de produse, adăugați informații noi în loc să suprascrieți cele vechi, și asigurați-vă că dosarul nu depinde de un singur angajat. Aceasta se aplică datelor de geolocalizare, declarațiilor furnizorilor, corespondentei privind originea și fundamentării evaluării riscului. Cei care preferă să nu seteze complet acest proces singuri, pot citiți cum se construiește și se păstrează un dosar la noi și vedeți astfel ce parte din muncă este preluată și ce parte rămâne în responsabilitatea dumneavoastră.
Cerințele exacte cu privire la obligația de conservare rămân parte a reglementării oficiale și a interpretării autorității competente de supraveghere; în caz de îndoială cu privire la situația dumneavoastră specifică, un avocat sau autoritatea de supraveghere este partenerul potrivit. Dacă mai întâi doriți să știți ce rol și ce obligații vi se aplică, atunci oferi verificării gratuite a rolurilor în câteva întrebări o primă orientare, după care puteti citi mai departe pe banca de cunoștințe pe fiecare subiect.