L-iktar komuni żball fl-obbligu ta' ħżin ta' ħamsa snin tal-EUDR hu li l-kompaniji jippreservaw ir-referenza tal-istqarrija dwar id-diligenza dovuta, iżda mhux id-dokumenti li fuqhom hija bbażata dik l-istqarrija. In-numru waħdu jgħid ftit lil persuna ta' sorveljanza; hu rigwardo għad-dejta tal-geolokalizzazzjoni, id-dikjarazzjonijiet tal-fornituri, l-evalwazzjoni tar-riskju u l-pruvvanza ta' oriġini li għandhom ikunu wara. Jekk dawk nuqsu, allura hemm istqarrija mingħajr fundament.
Dan l-iżball ġeneralment mhu jqum minn nuqqas ta' kura, iżda mill-mod kif dossiers jikbru fil-prattika: per email, per kollega, per fornittur, mingħajr post stabbilit. Hawn taħt hemm fejn eżattament għaddal l-afar u x'għandu jsir dwar dan.
Id-dokumenti jintixrdu fuq sistemi u persuni
Akkwistatur jistaqsi għad-dejta tal-geolokalizzazzjoni minn fornittur, ipoġġi l-fajl fil-mailbox tiegħu u jibagħah lill-kontabilità għall-istqarrija. Ħamsa snin wara dak l-akkwistatur forsi m'għadux impjegat, il-mailbox ġie naddaf u l-fajl mhu sodda mkissra. Ir-Regolament ma jistaqsi għal proċess li jiddipendi minn persuna waħda, iżda għaddokumentazzjoni li tibqa mnaqqsa, anki meta nies ibiddlu funzjoni. Min ifassa dossiers per fluss ta' prodott anziċ per kollega, inaqqas il-problema ħafna. l-ħarsa ġenerika tal-obblighi ta' ħżin per materjal juri x'eżattament dokumenti jistgħu jkunu mistenni għall-prodott tiegħek.
Biss l-aħħar verżjoni tiġi pprezervata
Id-dejta tal-geolokalizzazzjoni u l-informazzjoni tal-fornitur jinbidlu: plot tiġi misurata mill-ġdid, fornittur jbiddel reġjun ta' oriġini, klassifikazzjoni ta' riskju ta' pajjiż tinbidel. Ħafna kompaniji jiktbu fuq fajls qodma bl-verżjoni ġdida, għax dak jirħoss intuittiv bħal aġġornament. Għall-obbligu ta' ħżin dan huwa eżattament problema: jekk kontroll jseħħ dwar fornitura ta' sentejn ilu, id-dokumentazzjoni ta' dak il-moment għandha tkun disponibbli, mhux l-istat attwali tal-affarijiet. Iktibiet verżjonijiet anziċ li nżidu hu wieħed mil-ġorħat aktar silenziuza, għax ħadd ma nnotizza li xi ħaġa nuqset sal-meta tkun neċessarja.
L-evalwazzjoni tar-riskju nfisha m'għandhiex tiġi pprezervata
Ħamsun żball li jerġa jseħħ hu li l-kompaniji jippreservaw il-dokumenti tas-sors, iżda m'għandhomx isegwu kif waslu għall-evalwazzjoni tar-riskju tiegħom. Ir-Regolament jistaqsi għal fundament tal-konsiderazzjoni, mhux biss biex il-blokki ta' bini sciolti tiegħu. Mingħajr dak il-fundament il-ħamsa-snin iwettaq mija, ma jkun possibbli li jerġa jinstruħ x'informazzjoni ġiet inqagħda f'kunsiderazzjoni u x'konklużjoni nferejet minnha. L-evalwazzjoni tar-riskju nfisha tibqa responsabbiltà tal-parteċipant tas-suq; ir-registrazzjoni tiegħu hu x'għandu jkun jixirpriza tal-obbligu ta' ħżin fil-prattika.
Ħżin fuq post li m'għandux qawwa
Fajls fuq hard disk lokali, f-account tal-cloud privat ta' impjegat, jew f-sistema li wara merger jew migrazzjoni m'għandhiex ġiet inkluża: dan ukoll jiġri aktar spiss milli stmat. Ħamsa snin hu periodu twila fil-kuntest ta' IT, u sistemi li llum jidduhu naturali, mhux neċessarjament jeżistu għad fl-2030. Post stabbilit u indipendenti mill-persuni ta' ħżin per fluss ta' prodott jipprevjeni li d-dokumentazzjoni tiċċaqlaq mal-account li fil-ġurnata ta' wieħed tiġi kkaċċata. Kif dejta għandha tkun protetta u twaqqgħa aċċessibbli, issettqet fuq il-paġna dwar kif nignħaw id-dejta tiegħek.
Kif tipprevjeni dan
Il-qalba tas-soluzzjoni hija sempliċi biex tgħid, anki jekk l-implimentazzjoni titħallem il-ħin: issettja għal kull fluss ta' prodott dossier waħda, żid informazzjoni ġdida anziċ ma tiktibx dawk qodma, u ċertifika li d-dossier mhu pendenti minn impjegat waħda. Dan japplikat għad-dejta tal-geolokalizzazzjoni, d-dikjarazzjonijiet tal-fornituri, il-korrispondenza dwar l-oriġini u l-fundament tal-evalwazzjoni tar-riskju. Min jipprefierixxi li mhux kompletament jissettja dil-proċess waħdu, jista aqra kif fajl jitwieħed u jinħa mal-amin ħabiba u b'hekk ara liema parti tal-ħidma titwieħed u liema parti tibqa' mal-parteċipant tas-suq.
Ir-rekwiżiti eżatti li jitpoġġew fuq l-obbligu tal-ħifz tal-documenti jibqgħu parti mill-verordanza ufficjali u l-ispjegazzjoni tal-awtorità ta' sorveljanza responsabbli; jekk hemm dubju dwar is-sitwazzjoni speċifika tiegħek, avukat jew l-awtorità ta' sorveljanza huma l-partijiet designati. Jekk trid tafal qabel kollox liema rwol u liema obblighi għandhom japplikaw għalik, dan l-aħħar laqgħa mingħajr ħlas fi ftit mistoqsija tagħti direzzjoni inizjali, wara li tista' il-bank tal-għarfien taqra aktar fuq kull suġġett.