Den mest almindelige fejl ved EUDR's fem års opbevaringspligt er, at virksomheder gemmer referencenummeret på deres erklæring om debitorkontrol, men ikke de dokumenter, som erklæringen er baseret på. Nummeret alene fortæller en tilsynsmyndighed meget lidt; det drejer sig om geopositioneringsdataene, leverandørerklæringerne, risikovurderingen og ophavsdokumenterne, som skal ligge bag ved. Hvis disse mangler, er der tale om en erklæring uden dokumentation.
Denne fejl opstår normalt ikke på grund af uagtsomhed, men på grund af den måde, hvorpå dossiers vokser sig i praksis: via e-mail, mellem kolleger, mellem leverandører, uden fast placering. Nedenfor står, hvor det går konkret galt, og hvad man kan gøre ved det.
Dokumenter bliver spredt på tværs af systemer og personer
En indkøber anmoder om geopositioneringsdata fra en leverandør, placerer filen i sin egen mailboks og sender den videre til regnskabsafdelingen for erklæringen. Fem år senere er denne indkøber måske ikke længere ansat, mailboksen er renset, og filen kan ikke findes andre steder. Forordningen kræver ikke en proces, der afhænger af én person, men dokumentation, der kan spores, selv hvis mennesker skifter stilling. Hvis du fastslår dossiers pr. produktstrøm i stedet for pr. kollega, undgår du stort set dette problem. oversigten over opbevaringspligter pr. råstof viser, hvilke dokumenter der præcist forventes for dit produkt.
Kun den seneste version gemmes
Geopositioneringsdata og leverandørinformationer ændrer sig: en matrikel opmåles igen, en leverandør skifter oprindelsesregion, et lands risikoclassificering ændrer sig. Mange virksomheder overskriver gamle filer med den nye version, fordi det virker intuitivt som opdatering. For opbevaringspligten er det præcist et problem: hvis der foretages kontrol af en levering fra for to år siden, skal dokumentationen fra dét tidspunkt være tilgængelig, ikke den nuværende status. At overskrive versioner i stedet for at tilføje er således en af de stille fejl, fordi ingen bemærker, at der mangler noget, før det bliver nødvendigt.
Selve risikovurderingen gemmes ikke
En anden tilbagevendende fejl er, at virksomheder gemmer kilgedokumenterne, men ikke dokumenterer, hvordan de nåede til deres risikovurdering. Forordningen kræver begrundelse for afvejningen, ikke blot de løse byggesten i den. Uden denne begrundelse er det bagefter umuligt at rekonstruere, hvilke informationer der blev vægtet, og hvilken konklusion der fulgte heraf. Risikovurderingen selv forbliver markedsaktørens ansvar; det at dokumentere den er det, som opbevaringspligten betyder i praksis.
Opbevaring på et sted, der ikke holder standarden
Filer på en lokal harddisk, på en privat cloud-konto tilhørende en medarbejder, eller i et system, som ikke blev taget med efter en fusion eller migration: også dette forekommer hyppigere end forventet. Fem år er en lang periode i IT-termer, og systemer, der i dag virker selvfølgelige, eksisterer ikke automatisk stadig i 2030. En fast, personuafhængig lagringslokation pr. produktstrøm forhindrer, at dokumentation følger med en konto, der engang bliver afsluttet. Hvordan data sikres og forbliver tilgængelige i den forbindelse, er forklaret på siden om, hvordan vi håndterer dine data.
Sådan undgår De det
Kernen i løsningen er enkel at formulere, selvom gennemførelsen tager tid: opret ét dossier pr. produktstrøm, tilføj nye informationer i stedet for at overskrive gamle, og sørg for, at dossieren ikke hviler på én medarbejder. Det gælder for geopositioneringsdata, leverandørerklæringer, korrespondance om oprindelse og dokumentationen af risikovurderingen. Hvis du foretrækker ikke at indrette denne proces helt selv, kan læs hvordan en dossier opbygges og gemmes hos os og se således hvilken del af arbejdet der overtages, og hvilken del der forbliver hos markedsaktøren.
De nøjagtige krav til opbevaringspligten forbliver en del af den officielle forordning og fortolkningen fra den kompetente tilsynsmyndighed; hvis du er i tvivl om din specifikke situation, er en jurist eller tilsynsmyndigheden den rette part. Vil du først vide, hvilken rolle og hvilke forpligtelser der gælder for dig, så giver den gratis rollecheck på få spørgsmål en første retning, hvorefter du kan læse videre på vidensbanken pr. emne.