Dažniausias klaida, daroma pagal EUDR penkių metų saugojimo pareigą, yra ta, kad įmonės saugo savo patikrinimo deklaracijos nuorodą, bet ne dokumentus, kurie tą deklaraciją grindžia. Pats numeris reguliavimo institucijoms yra mažai naudingas; svarbios yra geoduomenys, tiekėjo deklaracijos, rizikos vertinimas ir kilmės įrodymai, kurie turėtų likti už to. Jei jų nėra, deklaracija lieka neparemta.
Ši klaida dažniausiai kyla ne iš neatsargumo, o iš to, kaip praktikoje auga bylos: per el. paštą, per skirtingus kolegus, per skirtingus tiekėjus, be fiksuotos vietos. Toliau nurodytas vietos, kur konkretiškai nueina ne taip, ir ką su tuo galima padaryti.
Dokumentai pasisklaido per sistemas ir žmones
Pirkėjas prašo geoduomenų iš tiekėjo, failą sudeda savo pašto dėžutėje ir persiuntimą nukreipia į buhalterią deklaracijai. Po penkių metų tas pirkėjas gal daugiau nedirbta, pašto dėžutė išvalyta ir failas niekur daugiau neprieinamas. Reglamenta reikalauja ne proceso, kuris priklauso nuo vieno žmogaus, o dokumentacijos, kuri lieka susledinama, net kai žmonės keičia pareigas. Kas bylas tvirtina pagal produktų srautus, o ne pagal kolegą, daugiausia išvengia šios problemos. šalutinių medžiagų saugojimo pareigų apžvalgą rodo, kurie dokumentai jūsų produktui tiksliai yra tikėtini.
Saugoma tik naujausia versija
Geoduomenys ir tiekėjo informacija keičiasi: žemė iš naujo išmatuojama, tiekėjas keičia kilmės regioną, šalies rizikos klasifikacija keičiasi. Daugelis įmonių senus failus perrašo nauja versija, nes tai intuityviai atrodo kaip atnaujinimas. Saugojimo pareigos atžvilgiu tai yra problema: jei patikrinimas atliekamas dėl prieš dvejus metus atliktų krovinių, dokumentacija iš to meto turi būti prieinama, o ne dabartinė padėtis. Versijų perrašymas užraktu užrakintas – tai yra viena ramių klaidų, nes nuo to, kol jis bus reikalingas, niekas nežino, kad kažkas trūksta.
Rizikos vertinimas lieka neišsaugojamas
Antroji pasikartojanti klaida yra, kad įmonės saugo pagrindinius dokumentus, bet nežymi, kaip jos priėjo prie rizikos vertinimo. Reglamenta reikalauja pagrindo pasvėrimui, ne tik atskiriems pagrindo akmenims. Be to pagrindo vėliau neįmanoma rekonstruoti, kokia informacija buvo sverta ir kokia išvada iš to sekė. Rizikos vertinimas pats lieka subjekto atsakomybe; jo dokumentavimas – tai yra tai, ką saugojimo pareiga praktikoje reiškia.
Saugojimas vietoje, kuri nepaveldės
Failai vietiniame standžiajame diske, darbuotojo privačiame debesies paskyroje arba sistemoje, kuri po susijungimo ar migriacijos nebuvo perkeista: tai taip pat pasitaiko dažniau nei tikėtasi. Penki metai – IT atžvilgiu ilga laika, o sistemos, kurios šiandien yra savaime suprantamos, 2030 m. nuo savęs negrąžina. Fiksuota, nuo žmonių nepriklausoma saugykla pagal produktų srautus išvengia to, kad dokumentacija migruoja su paskyra, kuri kurią dieną bus panaikinta. Kaip duomenys jei nusaugo ir lieka prieinami, nurodyta mūsų duomenų tvarkos puslapyje.
Kaip to išvengti
Sprendimo esmė yra paprasta suformuluoti, nors jos įgyvendinimas reikalauja laiko: pagal produktų srautą atidaryti vieną bylą, pridėti naują informaciją, o ne perrašyti seną, ir pasirūpinti, kad byla nepriklaustų vienam darbuotojui. Tai taikoma geoduomenims, tiekėjo deklaracijoms, korespondencijai apie kilmę ir rizikos vertinimo pagrindimui. Kas šį procesą nenori visiškai savarankiškai nustatyti, gali perskaitykite, kaip mūsų sistemoje kuriamas ir saugomas dossier ir taip pamatysite, kuri darbo dalis yra perduodama mums, o kuri lieka su jūsų įmone.
Tikslūs reikalavimai, keliami saugojimo pareigai, išlieka Europos Sąjungos reglamento ir atsakingų priežiūros institucijų aiškintino dalimi; jei abejojate dėl jūsų konkrečios situacijos, turėtumėte pasitarti su juridiniu patarėju arba kreiptis į priežiūros instituciją. Jei pirmiausia norite sužinoti, kokia jūsų vaidmuo ir kokios įsipareigojimai jums galioja, tada nemokama vaidmenų patikra keliais klausimais leidžia pirmą orientaciją, po kurio galite toliau skaityti žinių bankas pagal temą.