Az EUDR öt éves megőrzési kötelezettségének leggyakoribb hibája az, hogy a vállalatok megőrzik az adatszolgáltatási nyilatkozatuk referenciaszámát, de nem az arra alapozott dokumentumokat. Az önmagában vett szám a felügyeleti szervnek nem sokat mond; a helyzet a geohelyzeti adatok, a szállítói nyilatkozatok, a kockázatértékelés és az azokhoz tartozó származási bizonyítékok körül alakul. Ha ezek hiányoznak, egy alátámasztás nélküli nyilatkozattal marad.
Ez a hiba általában nem figyelmetlenségből, hanem abból ered, ahogy a dossziék a gyakorlatban növekednek: emailen, kollégáról kollégára, szállítóról szállítóra, meghatározott hely nélkül. Az alábbiak bemutatják, hol szokott konkrétan balul sülni, és mit lehet tenni ellene.
A dokumentumok szét vannak szórva a rendszerek és személyek között
Egy beszerzési vezető geohelyzeti adatokat kér egy szállítótól, a fájlt a saját postafiókjában helyezi el, és továbbküldi a könyvelésnek a nyilatkozathoz. Öt év múlva az a beszerzési vezető már nem dolgozik az intézménynél, a postafiók ki van ürítve, és a fájl sehol másutt nem található meg. A rendelet nem azt kéri, hogy a folyamat egyetlen személytől függjön, hanem azt, hogy a dokumentáció nyomon követhető maradjon, még akkor is, ha az emberek funkciót váltanak. Aki dossziékat termékonként, nem pedig kollégánként rögzít, nagyrészt elkerüli ezt a problémát. az anyagónkénti megőrzési kötelezettségek áttekintése azt mutatja, mely dokumentumokra van konkrétan szükség az Ön termékéhez.
Csak a legutóbbi verzió kerül megőrzésre
A geohelyzeti adatok és szállítói információ változik: egy parcella újra felmérésre kerül, egy szállító másik származási régióra vált, egy ország kockázatbesorolása módosul. Sok vállalat felülírja a régi fájlokat az új verzióval, mert intuitívan úgy érzi, hogy ez a naprakészség fenntartása. A megőrzési kötelezettség szempontjából azonban ez éppen fordítva jelent problémát: ha két évvel korábbi szállítmányról történik ellenőrzés, akkor az akkori dokumentációnak kell elérhetőnek lennie, nem a jelenlegi állapotnak. A verziókat felülírni ahelyett, hogy hozzáadnák, tehát az egyik csendes hiba közé tartozik, mert senki sem vesz észre semmit, amíg arra szüksége van.
Maga a kockázatértékelés nem kerül megőrzésre
Egy másik ismétlődő hiba az, hogy a vállalatok megőrzik a forrásdokumentumokat, de nem rögzítik azt, hogyan jutottak el a kockázatértékelésükhöz. A rendelet az értékelés alátámasztását kéri, nem csak annak laza összetevőit. E nélkül a megindoklás nélkül utólag már nem lehet rekonstruálni, mely információkat vették figyelembe és milyen következtetés adódott belőlük. A kockázatértékelés maga a piacszereplő felelőssége marad; annak rögzítése az, amit a megőrzési kötelezettség a gyakorlatban jelent.
Olyan helyen tárolni, amely nem bír meg terhelést
Fájlok egy helyi merevlemezen, egy munkatárs privát felhőszámlájában, vagy egy olyan rendszerben, amely egy fúzió vagy áttelepítés után nem került átvezetésre: ez is gyakrabban előfordul, mint várható. Az öt év az informatikai értelemben hosszú időszak, és az a rendszerek, amelyek ma magától értetődőnek tűnnek, 2030-ban nem feltétlenül léteznek. Egy fix, személyektől független tárhelyre termékonként egyenként kijelölve megelőzhető, hogy a dokumentáció egy olyan fiókkal költözzön, amelyet egy napon felszámolnak. Az adatok biztonságáról és hozzáférhetőségéről az alábbiakban olvashat az adatokkal kapcsolatos gyakorlatunk oldalán.
Hogyan kerülheti ezt el
A megoldás lényege egyszerűen megfogalmazható, bár a megvalósítás időigényes: termékonként egy dossziét nyitva, új információt szintén hozzáadva a régit felülírás helyett, és gondoskodva róla, hogy a dosszi ne csak egy munkatárson függjön. Ez vonatkozik a geohelyzeti adatokra, szállítói nyilatkozatokra, a származásról szóló levelezésre és a kockázatértékelés alátámasztására. Aki ezt a folyamatot szívesebben nem állítja fel teljesen egyedül, olvassa el, hogyan építjük fel és tároljuk a dossziét nálunk és így láthatja, hogy a munka mely része kerül ránk, és mely része marad az Ön felelőssége.
Az archiválási kötelezettségre vonatkozó pontos követelmények a hivatalos rendelet és a felügyeleti hatóság értelmezésének részét képezik; ha kétsége van az Ön konkrét helyzetével kapcsolatban, erre a jogász vagy a felügyeleti hatóság az illetékes. Ha először szeretné tudni, hogy Önre milyen szerep és kötelezettségek vonatkoznak, akkor a az ingyenes szerepfelméréssel néhány kérdésben első iránymutatást ad, ezt követően a az ismeretbázis témánként további információkat találhat.