EUDR-i viieaastase säilitamiskohustuse kõige levinum viga on see, et ettevõtted säilitavad küll oma täitmiskontrolli viite numbrit, kuid mitte dokumente, millele see avaldus põhineb. Arv ise ütleb järelevalvijale vähe; oluline on geoandmed, tarnija avaldused, riskianalüüs ja tõendid päritolu kohta, mis sellega seotud peavad olema. Kui need puuduvad, on avaldus ilma põhjenduseta.
See viga tekib tavaliselt mitte hooletusest, vaid sellest, kuidas dosseed praktikas kasvavad: e-posti teel, kolleegide kaupa, tarnija kaupa, ilma kindla kohata. Allpool on kirjeldatud, kus täpselt valesti läheb ja mida selle parandamiseks teha saab.
Dokumendid jäävad hajutatud süsteemidesse ja inimeste vahele
Ostuagent taotleb tarnijalt geoandmeid, paneb faili oma postkasti ja saadab selle raamatupidamisele avalduse jaoks. Viis aastat hiljem võib see ostuagent enam töös mitte olla, postkast on tühjendatud ja fail ei ole kusagil teises kohas leidmiseks. Määrus ei nõua protsessi, mis sõltub ühest inimesest, vaid dokumentatsiooni, mis jääb jäljendatavaks ka siis, kui inimesed ametit vahetavad. Kes dosseid produkti voo kaupa registreerivad, mitte kolleegide kaupa, vältivad seda probleemi suuresti. täitmiskohustuste ülevaade toormaterjalide kaupa näitab, millised dokumendid teie toote jaoks täpselt oodatakse.
Säilitatakse ainult viimane versioon
Geoandata ja tarnija teave muutuvad: maatükk mõõdetakse uuesti, tarnija vahetab päritoluregiooniks, riigi riskiklassifikatsioon muutub. Paljud ettevõtted kirjutavad vanu faile uuega üle, sest see tundub intuitiivselt nagu jooksvalt uuendamine. Säilitamiskohustuse jaoks on see aga probleem: kui kahe aasta taguse tarnimise üle toimub kontroll, peab parajasti selle hetkepärased dokumendid olema kättesaadavad, mitte praegune seis. Versioonide ülekirijtamine lisamise asemel on seega üks vaiksemaid vigu, sest keegi ei märka, et midagi puudub, kuni see on vaja.
Riskianalüüsi ennast ei säilitata
Teine korduv viga on see, et ettevõtted säilitavad küll lähtedokumente, kuid ei dokumenteeri, kuidas nad oma riskianalüüsini jõudsid. Määrus nõuab kaalutluse põhjendamist, mitte ainult selle loosse kuuluvaid komponente. Ilma selle põhjenduseta ei ole hiljem võimalik rekonstrueerida, milliseid andmeid arvestati ja milline järeldus sellest tuli. Riskianalüüs itse jääb marktosaleja vastutuseks; selle dokumenteerimine on see, mida säilitamiskohustus praktikas tähendab.
Säilitamine kohavõttel, mis ei pea vastu
Failid kohalikus kõvakettal, töötaja privaatses pilveteenuse kontol või süsteemis, mida pärast fuusiooni või migratsiooni ei kaasa võetud: ka see juhtub sagedamini kui eeldada. Viis aastat on IT-terminites pikk aeg, ja süsteemid, mis täna eneseselgest tunduvad, ei eksisteeri automaatselt 2030. aastal. Püsiv, inimestest sõltumatu salvestuskoht produkti voo kaupa takistab dokumentatsiooni kaasaamist kontoga, mis ühel päeval likvideeritakse. Kuidas andmeid sel puhul kaitstakse ja jäävad jätkuvalt kättesaadavaks, on selgitatud lehe juurde selle kohta, kuidas me teie andmetega käitume.
Kuidas te seda väldate
Lahenduse tuum on lihtsalt sõnastada, kuigi teostus võtab aega: looge produkti voo kaupa üks dossee, lisage uut teavet vana asendamise asemel ning veenduge, et dossee ei sõltu ühest töötajast. See kehtib geoandmete, tarnija avalduste, kirjavahetuse päritolu kohta ja riskianalüüsi põhjendamise kohta. Kes eelistab seda protsessi ise täielikult üles ehitada, võib lugege, kuidas koostame ja säilitame teie dossiee ja näete seega, milline osa tööst läheb meile ja milline jääb teile üle.
Säilitamiskohustusele esitatavad täpsed nõuded jäävad kehtiva määruse ja pädevanõueteostaja selgituste osaks; kui teil on kahtlusi oma konkreetse olukorra kohta, on õigusalane või järelevalveasutus asjakohane osapool. Kas soovite kõigepealt teada saada, milline roll ja millised kohustused teile kehtivad, siis annab tasuta rollide kontrollimisega mõne küsimusega teile esimese suuna, millele järgneb, teadmusbaas teemade kaupa edasi lugeda.