Der häufigste Fehler bei der fünfjährigen Aufbewahrungspflicht der EUDR besteht darin, dass Unternehmen zwar die Referenznummer ihrer Sorgfaltserklärung bewahren, nicht aber die Dokumente, auf denen diese Erklärung basiert. Die Nummer allein sagt einer Aufsichtsbehörde wenig; es geht um die Geopositionierungsdaten, die Lieferantenerklärungen, die Risikobewertung und die Herkunftsnachweise, die dahinterstecken müssen. Fehlen diese, dann liegt eine Erklärung ohne Grundlage vor.
Dieser Fehler entsteht meist nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus der Art und Weise, wie Aktenordner in der Praxis entstehen: per E-Mail, per Kollege, per Lieferant, ohne festen Platz. Im Folgenden wird aufgezeigt, wo es konkret schiefgeht und was dagegen zu tun ist.
Dokumente werden über Systeme und Personen verstreut
Ein Einkäufer fordert Geopositionierungsdaten von einem Lieferanten an, legt die Datei in sein eigenes Postfach und leitet sie an die Buchhaltung für die Erklärung weiter. Fünf Jahre später arbeitet dieser Einkäufer vielleicht nicht mehr im Unternehmen, das Postfach wurde geleert und die Datei ist nirgendwo sonst zu finden. Die Verordnung verlangt keinen Prozess, der von einer Person abhängt, sondern eine Dokumentation, die nachverfolgbar bleibt, auch wenn Personen die Stelle wechseln. Wer Aktenordner pro Produktstrom statt pro Kollege anlegt, vermeidet dieses Problem weitgehend. die Übersicht der Aufbewahrungspflichten pro Rohstoff zeigt, welche Dokumente für Ihr Produkt genau erwartet werden.
Nur die neueste Version wird aufbewahrt
Geopositionierungsdaten und Lieferanteninformationen ändern sich: ein Grundstück wird neu vermessen, ein Lieferant wechselt die Herkunftsregion, eine Risikoeinstufung eines Landes ändert sich. Viele Unternehmen überschreiben alte Dateien mit der neuen Version, weil das intuitiv wie eine Aktualisierung wirkt. Für die Aufbewahrungspflicht ist das gerade ein Problem: Wenn eine Kontrolle einer Lieferung von vor zwei Jahren durchgeführt wird, müssen die Unterlagen von diesem Zeitpunkt verfügbar sein, nicht der aktuelle Stand. Versionen zu überschreiben statt hinzuzufügen ist daher einer der stilleren Fehler, weil niemand bemerkt, dass etwas fehlt, bis es benötigt wird.
Die Risikobewertung selbst wird nicht aufbewahrt
Ein zweiter wiederkehrender Fehler ist, dass Unternehmen zwar die Quellendokumente aufbewahren, aber nicht dokumentieren, wie sie zu ihrer Risikobewertung gekommen sind. Die Verordnung verlangt eine Begründung der Abwägung, nicht nur die losen Bausteine davon. Ohne diese Begründung ist nachträglich nicht mehr nachzuvollziehen, welche Informationen berücksichtigt wurden und welche Schlussfolgerung sich daraus ergab. Die Risikobewertung selbst bleibt die Verantwortung des Marktteilnehmers; ihre Dokumentation ist das, was die Aufbewahrungspflicht in der Praxis bedeutet.
Aufbewahrung an einem Ort, der nicht haltbar ist
Dateien auf einer lokalen Festplatte, in einem privaten Cloud-Konto eines Mitarbeiters oder in einem System, das nach einer Fusion oder Migration nicht mitgenommen wurde: auch das kommt häufiger vor als erwartet. Fünf Jahre sind in IT-Begriffen ein langer Zeitraum, und Systeme, die heute selbstverständlich erscheinen, existieren 2030 nicht automatisch noch. Ein fester, von Personen unabhängiger Speicherort pro Produktstrom verhindert, dass die Dokumentation mit einem Konto umzieht, das eines Tages aufgelöst wird. Wie Daten dabei gesichert und zugänglich bleiben, wird erläutert auf der Seite darüber, wie wir mit Ihren Daten umgehen.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern der Lösung lässt sich einfach formulieren, auch wenn die Umsetzung Zeit kostet: Erstellen Sie pro Produktstrom einen Aktenordner, fügen Sie neue Informationen hinzu, statt alte zu überschreiben, und stellen Sie sicher, dass der Aktenordner nicht von einem Mitarbeiter abhängt. Das gilt für Geopositionierungsdaten, Lieferantenerklärungen, Korrespondenz über die Herkunft und die Begründung der Risikobewertung. Wer diesen Prozess lieber nicht vollständig selbst aufzubauen möchte, kann Erfahren Sie, wie ein Dossier bei uns aufgebaut und gepflegt wird und sehen Sie so, welcher Teil der Arbeit von uns übernommen wird und welcher Teil bei dem Marktakteur verbleibt.
Die genauen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht bleiben Teil der offiziellen Verordnung und der Auslegung durch die zuständige Überwachungsbehörde; im Zweifelsfall über Ihre spezifische Situation sind ein Jurist oder die Überwachungsbehörde die richtige Anlaufstelle. Möchten Sie zunächst wissen, welche Rolle und welche Verpflichtungen für Sie gelten, dann gibt der kostenlosen Rollenprüfung in wenigen Fragen eine erste Orientierung, wonach Sie unter die Wissensdatenbank zu jedem Thema weiterlesen können.