El error más común en la obligación de conservación de cinco años de la EUDR es que las empresas conservan el número de referencia de su declaración de diligencia debida, pero no los documentos en los que se basa esa declaración. El número en sí dice poco a un supervisor; se trata de los datos de geolocalización, las declaraciones de proveedores, la evaluación de riesgos y los comprobantes de origen que deben estar detrás. Si faltan, entonces hay una declaración sin respaldo.
Este error generalmente no surge de la negligencia, sino de la forma en que los expedientes crecen en la práctica: por correo electrónico, por colega, por proveedor, sin un lugar fijo. A continuación se detalla dónde falla específicamente y qué hacer al respecto.
Los documentos se dispersan entre sistemas y personas
Un comprador solicita datos de geolocalización a un proveedor, coloca el archivo en su propio buzón y lo reenvía al departamento de contabilidad para la declaración. Cinco años después, ese comprador tal vez ya no trabaje en la empresa, el buzón se ha limpiado y el archivo no se encuentra en ningún otro lugar. La Reglamentación no solicita un proceso que dependa de una sola persona, sino documentación que siga siendo trazable, incluso cuando las personas cambian de función. Quienes documentan los expedientes por flujo de producto en lugar de por colega evitan este problema en gran medida. la descripción general de las obligaciones de conservación por materia prima muestra exactamente qué documentos se esperan para su producto.
Solo se conserva la versión más reciente
Los datos de geolocalización y la información del proveedor cambian: una parcela se remide, un proveedor cambia de región de origen, la clasificación de riesgo de un país cambia. Muchas empresas sobrescriben archivos antiguos con la nueva versión, porque intuitivamente parece una forma de mantenerse actualizado. Para la obligación de conservación, eso es precisamente un problema: si se realiza una inspección sobre un envío de hace dos años, la documentación de ese momento debe estar disponible, no la situación actual. Sobrescribir versiones en lugar de agregar es, por lo tanto, uno de los errores más silenciosos, porque nadie nota que falta algo hasta que es necesario.
La evaluación de riesgos en sí no se conserva
Un segundo error recurrente es que las empresas conservan los documentos de origen, pero no documentan cómo llegaron a su evaluación de riesgos. La Reglamentación solicita el respaldo de la evaluación, no solo los componentes individuales de la misma. Sin ese respaldo, ya no es posible reconstruir qué información se consideró y qué conclusión se derivó de ella. La evaluación de riesgos en sí sigue siendo responsabilidad del operador del mercado; documentarla es lo que significa la obligación de conservación en la práctica.
Conservación en un lugar que no es fiable
Archivos en un disco duro local, en una cuenta de nube privada de un empleado, o en un sistema que no se transfirió después de una fusión o migración: esto también ocurre con más frecuencia de lo esperado. Cinco años es un largo período en términos de TI, y los sistemas que hoy parecen obvios no existen automáticamente en 2030. Un lugar de almacenamiento fijo e independiente de las personas por flujo de producto evita que la documentación se mude con una cuenta que un día se elimine. Se explica cómo se protegen y permanecen accesibles los datos en la página sobre cómo tratamos sus datos.
Cómo evitar esto
El núcleo de la solución es simple de formular, aunque la implementación lleve tiempo: crear un expediente por flujo de producto, agregar información nueva en lugar de sobrescribir la anterior, y asegurar que el expediente no dependa de un solo empleado. Esto se aplica a datos de geolocalización, declaraciones de proveedores, correspondencia sobre origen y el respaldo de la evaluación de riesgos. Quienes prefieren no configurar completamente este proceso por sí mismos, pueden leer cómo se construye y conserva un expediente en nuestro sistema y así ver qué parte del trabajo se asume en nuestra plataforma y qué parte permanece en manos del operador de mercado.
Los requisitos exactos para la obligación de conservación siguen siendo parte de la reglamentación oficial y la orientación de la autoridad supervisora competente; en caso de duda sobre su situación específica, un abogado o la autoridad supervisora son la parte adecuada. Si primero desea saber qué función y qué obligaciones se aplican a usted, entonces la verificación gratuita de funciones en unos pocos pasos proporciona una orientación inicial, después de la cual puede leer más en detalle sobre el centro de conocimiento cada tema.