Najčešća greška pri petogodišnjoj obvezi čuvanja podataka prema EUDR-u je što poduzeća čuvaju referentni broj svoje deklaracije o usklađenosti, ali ne i dokumente na kojima se ta deklaracija temelji. Sam broj tomu inspektoru ne govori puno; važni su podaci o geolociranju, deklaracije dobavljača, ocjena rizika i dokazi o porijeklu koji trebaju biti dostupni. Ako nedostaju ti dokumenti, ostaje deklaracija bez temeljne osnove.
Do ove greške obično ne dolazi zbog nemara, već zbog načina na koji se dosijei u praksi razvijaju: po e-poštom, po zaposleniku, po dobavljaču, bez utvrđenog mjesta. Dolje je navedeno gdje točno dolazi do problema i što se može učiniti.
Dokumenti postaju raspršeni između sustava i osoba
Nabavni radnik traži podatke o geolociranju od dobavljača, datoteku stavlja u svoju poštansku kutiju i prosleđuje je računovodstvu za izradu deklaracije. Pet godina kasnije taj nabavni radnik možda više nije zaposlen, poštanska kutija je očišćena i datoteka se negdje drugdje ne može pronaći. Uredba ne zahtijeva proces koji ovisi o jednoj osobi, već dokumentaciju koja ostaje dostupna, čak i kada se ljudi mijenjaju. Tko dosijee po vrsti proizvoda umjesto po zaposleniku, uvelike sprječava ovaj problem. pregled obveza čuvanja podataka po vrsti sirove tvari pokazuje koje dokumente za vaš proizvod točno očekujemo.
Čuva se samo zadnja verzija
Podaci o geolociranju i informacije o dobavljačima se mijenjaju: parcela se ponovno mjeri, dobavljač mijenja regiju porijekla, klasifikacija rizika zemlje se mijenja. Mnoga poduzeća prepisuju stare datoteke novom verzijom, jer se to čini kao prirodna ažuriranja. Za obvezu čuvanja podataka to je upravo problem: ako se provera provodi za isporuku od prije dvije godine, dokumentacija od tog vremena trebala biti dostupna, a ne sadašnje stanje. Prepisivanje verzija umjesto dodavanja je zato jedna od tiših greški, jer nitko ne primjeti da nešto nedostaje dok se ne trebalo trebalo.
Sama ocjena rizika se ne čuva
Druga česta greška je što poduzeća čuvaju izvorni dokument, ali ne bilježe kako su došli do svoje ocjene rizika. Uredba zahtijeva potkrepljenje procjene, ne samo samih sastavnih dijelova. Bez tog potkrepljenja kasnije nije moguće rekonstruirati koje su informacije uzete u obzir i koji je zaključak iz toga proizašao. Ocjena rizika ostaje odgovornost sudionika na tržištu; njezino bilježenje je ono što obaveza čuvanja podataka u praksi znači.
Čuvanje na mjestu koje ne može izdržati
Datoteke na lokalnom tvrdom disku, na privatnom računu oblaka zaposlenika, ili u sustavu koji nije preusmjeran nakon fuzije ili migracije: i to se pojavljuje često nego što se očekuje. Pet godina je u IT smislu dugo razdoblje, a sustavi koji se danas čine neizbježni ne postoje automatski 2030. godine. Trajno, od osoba neovisno skladišno mjesto po vrsti proizvoda sprječava da dokumentacija putuje s računom koji bi jednog dana mogao biti ukinut. Kako se podaci pritom štite i ostaju dostupni, objašnjeno je na stranici o tome kako rukovanjem vašim podacima.
Kako to izbjeći
Jezgra rješenja je jednostavna formulirati, čak i ako provođenje traje: uspostavite jedan dosije po vrsti proizvoda, dodajte nove informacije umjesto da prepisujete stare, i pazite da dosije ne ovisi o jednom zaposleniku. To se odnosi na podatke o geolociranju, deklaracije dobavljača, dopisivanje o porijeklu i potkrepljenje ocjene rizika. Tko taj proces radije ne bi potpuno postavio sam, može pročitajte kako se datoteka gradi i čuva kod nas i na taj način vidite koji dio posla preuzimamo i koji dio ostaje na tržišnom subjektu.
Točni zahtjevi koji se postavljaju na obvezu čuvanja ostaju dio službene uredbe i objašnjenja nadležnog nadzornog organa; ako ste u dilemi oko vaše specifične situacije, pravnik ili nadzorni organ su odgovarajući sugovornici. Želite li prvo znati koja vam uloga i koje obaveze vrijede, besplatnom provjerom uloge u nekoliko pitanja daje prvi smjer, nakon čega možete baza znanja po temi dalje čitati.