O erro mais comum na obrigação de retenção de cinco anos da EUDR é que as empresas retêm bem o número de referência da sua declaração de diligência devida, mas não os documentos em que essa declaração se baseia. O número em si diz pouco a um supervisor; trata-se dos dados de geolocalização, das declarações dos fornecedores, da avaliação de risco e dos comprovantes de origem que devem estar por trás disso. Se estes faltarem, fica uma declaração sem fundamentação.
Este erro geralmente não resulta de negligência, mas da forma como os dossiês crescem na prática: por e-mail, por colega, por fornecedor, sem um local fixo. Abaixo está onde exatamente isso dá errado e o que fazer a respeito.
Documentos ficam dispersos por sistemas e pessoas
Um comprador solicita dados de geolocalização a um fornecedor, coloca o ficheiro na sua própria caixa de correio e envia-o para a contabilidade para a declaração. Cinco anos depois, esse comprador pode já não estar ao serviço, a caixa de correio foi limpa e o ficheiro não se encontra em nenhum outro lugar. A Regulamentação não exige um processo que dependa de uma única pessoa, mas documentação que permaneça rastreável, mesmo quando as pessoas mudam de função. Quem registar dossiês por fluxo de produto em vez de por colega evita amplamente este problema. a visão geral das obrigações de retenção por matéria-prima mostra quais os documentos exatamente esperados para o seu produto.
Apenas a versão mais recente é retida
Os dados de geolocalização e informações dos fornecedores mudam: uma parcela é remensurária, um fornecedor muda de região de origem, uma classificação de risco de um país muda. Muitas empresas substituem ficheiros antigos pela nova versão, porque isso parece intuitivamente como estar a par. Para a obrigação de retenção, isso é exatamente um problema: se uma fiscalização ocorrer sobre uma entrega de há dois anos, a documentação desse momento deve estar disponível, não a situação atual. Substituir versões em vez de as adicionar é, portanto, um dos erros mais silenciosos, porque ninguém percebe que algo falta até ser necessário.
A própria avaliação de risco não é retida
Um segundo erro recorrente é que as empresas retêm bem os documentos de origem, mas não registam como chegaram à sua avaliação de risco. A Regulamentação exige fundamentação da ponderação, não apenas os componentes soltos dessa fundamentação. Sem essa documentação, depois é impossível reconstruir que informação foi considerada e que conclusão dela resultou. A avaliação de risco permanece responsabilidade do operador do mercado; o seu registo é o que a obrigação de retenção significa na prática.
Retenção num local que não suporta
Ficheiros num disco rígido local, numa conta de nuvem privada de um funcionário, ou num sistema que não foi movido após uma fusão ou migração: isso também ocorre com mais frequência do que o esperado. Cinco anos é um período longo em termos de TI, e os sistemas que hoje parecem óbvios não existem automaticamente ainda em 2030. Um local de armazenamento fixo e independente de pessoas por fluxo de produto evita que a documentação se mude com uma conta que um dia será cancelada. Como os dados são protegidos e permanecem acessíveis está explicado em a página sobre como lidamos com os seus dados.
Como evitar isto
O cerne da solução é simples de formular, mesmo que a sua execução demore tempo: estabeleça um dossié por fluxo de produto, adicione novas informações em vez de sobrescrever as antigas, e certifique-se de que o dossié não depende de um único funcionário. Isso aplica-se aos dados de geolocalização, declarações dos fornecedores, correspondência sobre origem e fundamentação da avaliação de risco. Quem preferir não configurar completamente esse processo por conta própria, pode ler como um dossiê é construído e mantido por nós e assim ver qual parte do trabalho é assumida por nós e qual parte permanece com o operador.
Os requisitos exatos aplicáveis à obrigação de conservação fazem parte do regulamento oficial e da orientação da autoridade supervisora competente; em caso de dúvida sobre sua situação específica, um advogado ou a autoridade supervisora é a parte adequada. Se deseja primeiro saber qual é seu papel e quais obrigações se aplicam a você, a a verificação gratuita de funções em algumas perguntas oferece uma primeira orientação, após a qual você pode o banco de conhecimento ler mais por tema.