Najčastejšou chybou pri päťročnej povinnosti uchovávania podľa EUDR je, že podniky si síce uchováajú referenčné číslo svojho vyhlásenia o starostlivosti, ale nie dokumenty, na ktorých je toto vyhlásenie založené. Samotné číslo málo povie dozorovateľovi; ide o geolokacinné údaje, vyhlásenia dodávateľov, posúdenie rizika a dôkazný materiál o pôvode, ktoré by mali byť v pozadí. Ak chýbajú, ide o vyhlásenie bez podkladov.
Táto chyba zpravidla nevznikne z nedbanlivosti, ale z toho, ako sa dossier v praxi vytvárajú: e-mailom, medzi kolegami, od dodávateľa k dodávateľovi, bez určeného miesta. Nižšie je uvedené, kde konkrétne k chybe dochádza a čo sa s tým dá robiť.
Dokumenty sa rozptýlia v rôznych systémoch a u rôznych osôb
Nákupčí si vyžiada geolokacinné údaje od dodávateľa, súbor si dá do svojej poštovej schránky a pošle ho účtárnemu oddeleniu na vyhlásenie. O päť rokov neskôr nemusí byť nákupčí už v podniku, poštová schránka môže byť vyčistená a súbor sa nikde inde nemusí nájsť. Nariadenie nevyžaduje proces, ktorý závisí od jednej osoby, ale dokumentáciu, ktorá zostane dohľadateľná aj v prípade, že ľudia zmenia funkciu. Kto si vedie dossier na produktostrom namiesto na jednotlivých kolegov, takto sa do veľkej miery vyhne tomuto problému. prehľad povinností uchovávania podľa suroviny ukazuje, aké dokumenty sa pre váš produkt presne očakávajú.
Uchováva sa iba posledná verzia
Geolokacinné údaje a informácie o dodávateľoch sa menia: pozemok sa znova zmeria, dodávateľ zmení región pôvodu, klasifikácia rizika krajiny sa zmení. Mnohé podniky prepisujú staré súbory novou verziou, pretože to pôsobí intuitívne ako aktualizácia. Pre povinnosť uchovávania je to však problém: ak sa kontrola vykonáva na základe dodávky z pred dvoma rokmi, musí byť k dispozícii dokumentácia z toho času, nie súčasný stav. Prepísanie verzií namiesto ich doplnenia je tak jednou z tichších chýb, pretože nikto si všimne, že niečo chýba, kým to nie je potrebné.
Samotné posúdenie rizika sa neuchováva
Druhou opakujúcou sa chybou je, že podniky si síce uchováajú zdrojové dokumenty, ale nezaznamenávajú, ako dospeli k svojmu posúdeniu rizika. Nariadenie vyžaduje zdôvodnenie posudzovania, nie len samotné stavebné prvky. Bez tohto zdôvodnenia nie je neskôr možné zrekonštruovať, aké informácie sa brali do úvahy a aký záver z nich vyplynul. Posúdenie rizika zostáva zodpovednosťou účastníka trhu; jeho zaznamenávanie je to, čo povinnosť uchovávania v praxi znamená.
Uchovávanie na mieste, ktoré nevydrží
Súbory na lokálnom pevnom disku, na súkromnom cloudovom účte zamestnanca alebo v systéme, ktorý sa pri zlúčení či migrácii neprenesl: aj toto sa vyskytuje častejšie ako by sa čakalo. Päť rokov je v IT podmienkach dlhá doba a systémy, ktoré dnes pôsobia samo sebou, v roku 2030 nemusí existovať. Pevné, od osôb nezávislé úložisko na produktostrom predchádza tomu, že dokumentácia sa presúva spolu s účtom, ktorý sa raz zruší. Ako sa údaje pritom zabezpečia a zostanú dostupné, je uvedené na stránke o tom, ako so vašimi údajmi postupujeme.
Ako tomu predídete
Jadro riešenia sa dá jednoducho formulovať, aj keď má implementácia svoju dobu: na každý produktostrom si vytvorte jedno dossier, pridávajte nové informácie namiesto toho, aby ste prepisovali staré, a zabezpečte, aby dossier nezávisel od jedného zamestnanca. To platí pre geolokacinné údaje, vyhlásenia dodávateľov, korešpondenciu o pôvode a zdôvodnenie posúdenia rizika. Kto nechce tento proces úplne nastaviť sám, môže prečítajte si, ako sa u nás buduje a uchováva spis a vidíte tak, ktorá časť práce sa preberie a ktorá časť zostáva na účastnícovi trhu.
Presné požiadavky na povinnosti uchovania zostávajú súčasťou oficiálneho nariadenia a výkladu príslušného dozorného orgánu; v prípade pochybností o vašej špecifickej situácii je právnik alebo dozorný orgán vhodnou stranou. Ak chcete najskôr vedieť, ktorá úloha a ktoré povinnosti pre vás platia, ponúka bezplatnou kontrolou úloh v niekoľkých otázkach prvý smer, po ktorom môžete pokračovať v čítaní knowledge base na každú tému.