L'errore più comune nell'obbligo di conservazione quinquennale del regolamento sulla deforestazione è che le aziende conservano il numero di riferimento della loro dichiarazione di dovuta diligenza, ma non i documenti su cui si basa tale dichiarazione. Il numero da solo dice poco a un'autorità di controllo; ciò che conta sono i dati di geolocalizzazione, le dichiarazioni dei fornitori, la valutazione del rischio e i documenti comprobanti l'origine che dovrebbero stare dietro a tutto questo. Se questi mancano, rimane una dichiarazione senza fondamento.
Questo errore di solito non nasce da negligenza, ma dal modo in cui i fascicoli crescono nella pratica: per e-mail, per collega, per fornitore, senza un posto fisso. Di seguito viene indicato dove le cose vanno concretamente storte e cosa fare al riguardo.
I documenti si disperdono tra sistemi e persone
Un responsabile degli acquisti richiede dati di geolocalizzazione a un fornitore, salva il file nella propria casella di posta e lo invia alla contabilità per la dichiarazione. Cinque anni dopo, quel responsabile degli acquisti potrebbe non essere più in servizio, la casella di posta è stata ripulita e il file non è reperibile da nessun'altra parte. Il regolamento non richiede un processo che dipenda da una sola persona, ma una documentazione che rimanga tracciabile, anche quando le persone cambiano funzione. Chi registra i fascicoli per flusso di prodotto anziché per collega evita per lo più questo problema. la panoramica degli obblighi di conservazione per materia prima mostra quali documenti sono esattamente richiesti per il vostro prodotto.
Viene conservata solo l'ultima versione
I dati di geolocalizzazione e le informazioni sui fornitori cambiano: un appezzamento viene rimisurrato, un fornitore cambia regione di provenienza, la classificazione del rischio di un paese cambia. Molte aziende sovrascrìvono i file vecchi con la nuova versione, perché intuitivamente sembra un aggiornamento. Per l'obbligo di conservazione questo è un problema: se un controllo riguarda una fornitura di due anni fa, la documentazione di quel momento deve essere disponibile, non lo stato attuale. Sovrascrivere anziché aggiungere versioni è quindi uno degli errori silenziosi, perché nessuno si accorge che qualcosa manca finché non è necessario.
La valutazione del rischio stessa non viene conservata
Un secondo errore ricorrente è che le aziende conservano i documenti di origine, ma non registrano come sono giunti alla loro valutazione del rischio. Il regolamento chiede la documentazione della ponderazione, non solo i singoli elementi costruttivi isolati. Senza questa documentazione, in seguito non è più possibile ricostruire quali informazioni sono state considerate e quale conclusione ne è derivata. La valutazione del rischio rimane responsabilità dell'operatore del mercato; la sua registrazione è ciò che l'obbligo di conservazione significa nella pratica.
Conservare in un luogo che non regge
File su un disco rigido locale, in un account cloud privato di un dipendente, o in un sistema che non è stato trasferito dopo una fusione o migrazione: anche questo accade più spesso di quanto ci si aspetti. Cinque anni è un periodo lungo in termini informatici, e i sistemi che oggi sembrano scontati non continueranno automaticamente ad esistere nel 2030. Una posizione di archiviazione fissa e indipendente dalle persone per flusso di prodotto evita che la documentazione si trasferisca insieme a un account che un giorno verrà eliminato. Come i dati vengono protetti e rimangono accessibili è spiegato su la pagina su come trattiamo i vostri dati.
Come evitare questo
Il cuore della soluzione è semplice da formulare, anche se l'implementazione richiede tempo: create un fascicolo per flusso di prodotto, aggiungete nuove informazioni anziché sovrascrivere le vecchie, e assicuratevi che il fascicolo non dipenda da un solo dipendente. Questo vale per i dati di geolocalizzazione, le dichiarazioni dei fornitori, la corrispondenza sull'origine e la documentazione della valutazione del rischio. Chi preferisce non impostare completamente da solo questo processo, può leggere come un fascicolo viene costruito e conservato presso di noi e così vedere quale parte del lavoro viene assunta da noi e quale parte rimane a carico dell'operatore del mercato.
I requisiti esatti che si applicano all'obbligo di conservazione rimangono parte del regolamento ufficiale e della guida dell'autorità di controllo competente; in caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, un avvocato o l'autorità di controllo sono la parte appropriata. Se prima desiderate sapere quale ruolo e quali obblighi vi si applicano, allora il il controllo gratuito dei ruoli in poche domande fornisce un primo orientamento, dopodiché potete continuare a leggere per la banca dati della conoscenza tema.