Το πιο συνηθισμένο λάθος στην πενταετή υποχρέωση διατήρησης της EUDR είναι ότι οι επιχειρήσεις διατηρούν τον αριθμό αναφοράς της δήλωσης επαγρύφου καταλόγου, αλλά όχι τα έγγραφα στα οποία βασίζεται η δήλωση. Ο αριθμός αυτός αποκαλύπτει λίγα σε μια αρχή εποπτείας· το θέμα είναι τα δεδομένα γεωτοποθέτησης, οι δηλώσεις προμηθευτών, η αξιολόγηση κινδύνου και τα αποδεικτικά στοιχεία προέλευσης που πρέπει να βρίσκονται πίσω από αυτά. Αν λείπουν, έχετε μια δήλωση χωρίς υποστήριξη.
Αυτό το λάθος προκύπτει συνήθως όχι από απροσεξία, αλλά από τον τρόπο που τα δοσοληψία αυξάνονται στην πράξη: μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανά συνάδελφο, ανά προμηθευτή, χωρίς καθορισμένη τοποθεσία. Παρακάτω περιγράφεται πού ακριβώς πάει στραβά και τι μπορεί να γίνει γι' αυτό.
Τα έγγραφα διασκορπίζονται σε διάφορα συστήματα και άτομα
Ένας αγοραστής ζητά δεδομένα γεωτοποθέτησης από έναν προμηθευτή, τοποθετεί το αρχείο στο δικό του γραμματοκιβώτιο και το προωθεί στη λογιστική για τη δήλωση. Πέντε χρόνια αργότερα, ο αγοραστής αυτός ενδέχεται να μην εργάζεται πλέον, το γραμματοκιβώτιο έχει καθαριστεί και το αρχείο δεν είναι πουθενά αλλού. Ο κανονισμός δεν απαιτεί μια διαδικασία που εξαρτάται από ένα άτομο, αλλά τεκμηρίωση που παραμένει ανιχνεύσιμη, ακόμη και όταν τα άτομα αλλάζουν θέση. Όποιος καταγράφει δοσοληψία ανά ροή προϊόντος αντί ανά συνάδελφο, αποφεύγει σε μεγάλο βαθμό αυτό το πρόβλημα. τη σύνοψη των υποχρεώσεων διατήρησης ανά πρώτη ύλη δείχνει ποια έγγραφα αναμένονται με ακρίβεια για το προϊόν σας.
Διατηρείται μόνο η τελευταία έκδοση
Τα δεδομένα γεωτοποθέτησης και οι πληροφορίες προμηθευτών αλλάζουν: ένα οικόπεδο μετράται ξανά, ένας προμηθευτής αλλάζει περιοχή προέλευσης, μια κατάταξη κινδύνου μιας χώρας αλλάζει. Πολλές επιχειρήσεις αντικαθιστούν παλιά αρχεία με τη νέα έκδοση, γιατί φαίνεται διαισθητικά ότι είναι ενημέρωση. Για την υποχρέωση διατήρησης αυτό είναι ακριβώς πρόβλημα: αν ένας έλεγχος διεξάγεται σχετικά με μια παραγγελία από δύο χρόνια πριν, η τεκμηρίωση εκείνης της εποχής πρέπει να είναι διαθέσιμη, όχι η τρέχουσα κατάσταση. Η αντικατάσταση εκδόσεων αντί της προσθήκης είναι έτσι ένα από τα πιο σιωπηλά λάθη, γιατί κανείς δεν παρατηρεί ότι κάτι λείπει μέχρι να χρειαστεί.
Η αξιολόγηση κινδύνου αυτή δεν διατηρείται
Ένα δεύτερο επαναλαμβανόμενο λάθος είναι ότι οι επιχειρήσεις διατηρούν τα αρχικά έγγραφα, αλλά δεν καταγράφουν ΠΩΣ κατέληξαν στην αξιολόγηση κινδύνου τους. Ο κανονισμός ζητά αιτιολόγηση της εκτίμησης, όχι μόνο τα χαλαρά δομικά στοιχεία της. Χωρίς την αιτιολόγηση αυτή, είναι αδύνατο να ανακατασκευαστεί αργότερα ποιες πληροφορίες σχεδιάστηκαν και ποιο συμπέρασμα προέκυψε. Η αξιολόγηση κινδύνου αυτή παραμένει ευθύνη του συμμετέχοντα στην αγορά· η καταγραφή της είναι αυτό που η υποχρέωση διατήρησης σημαίνει στην πράξη.
Αποθήκευση σε ένα μέρος που δεν αντέχει
Αρχεία σε έναν τοπικό σκληρό δίσκο, σε ένα ιδιωτικό λογαριασμό cloud ενός υπαλλήλου, ή σε ένα σύστημα που δεν συμπεριλήφθη μετά από συγχώνευση ή μετανάστευση: και αυτό συμβαίνει συχνότερα από ό,τι αναμένεται. Πέντε χρόνια είναι σε IT-όρους μια μεγάλη περίοδος, και συστήματα που φαίνονται αυτονόητα σήμερα, δεν υπάρχουν αυτόματα το 2030. Μια σταθερή, ανεξάρτητη από άτομα ταξινόμηση ανά ροή προϊόντος αποτρέπει την μετακίνηση της τεκμηρίωσης με έναν λογαριασμό που μια μέρα θα ακυρωθεί. Ο τρόπος ασφάλειας των δεδομένων και παραμονής της προσβασιμότητας τους εξηγείται στη σελίδα σχετικά με τον τρόπο που χειριζόμαστε τα δεδομένα σας.
Πώς το αποτρέπετε
Η ουσία της λύσης είναι απλή στη διατύπωση, ακόμη κι αν η εφαρμογή της χρειάζεται χρόνο: δημιουργήστε ένα δοσοληψία ανά ροή προϊόντος, προσθέστε νέες πληροφορίες αντί να αντικαθιστάτε παλιές, και βεβαιωθείτε ότι το δοσοληψία δεν εξαρτάται από έναν υπάλληλο. Αυτό ισχύει για δεδομένα γεωτοποθέτησης, δηλώσεις προμηθευτών, αλληλογραφία σχετικά με προέλευση και αιτιολόγηση της αξιολόγησης κινδύνου. Όποιος προτιμά να μην δημιουργήσει αυτή τη διαδικασία εξ ολοκλήρου μόνος του, μπορεί διαβάστε πώς δημιουργείται και διατηρείται ένα αρχείο στη δική μας πλατφόρμα και δείτε ποιο μέρος της εργασίας αναλαμβάνουμε και ποιο μέρος παραμένει στον οικονομικό παράγοντα.
Οι ακριβείς απαιτήσεις που ισχύουν για την υποχρέωση διατήρησης, παραμένουν μέρος του επίσημου κανονισμού και της ερμηνείας της αρμόδιας αρχής εποπτείας. εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με την ειδική κατάσταση σας, ένας δικηγόρος ή η αρχή εποπτείας είναι το κατάλληλο όργανο. Αν θέλετε πρώτα να μάθετε ποιος ρόλος και ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για εσάς, τον δωρεάν έλεγχο ρόλων σε μερικές ερωτήσεις παρέχει μια πρώτη κατεύθυνση, μετά την οποία μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα η βάση γνώσης σε κάθε θέμα.