L'erreur la plus courante concernant l'obligation de conservation de cinq ans de la DEFOR est que les entreprises conservent bien le numéro de référence de leur déclaration de diligence raisonnable, mais pas les documents sur lesquels cette déclaration est fondée. Le numéro seul en dit peu à une autorité de surveillance ; ce qui compte, ce sont les données de géolocalisation, les déclarations de fournisseurs, l'évaluation des risques et les pièces justificatives relatives à l'origine qui doivent les accompagner. En l'absence de ceux-ci, il existe une déclaration sans fondement.
Cette erreur ne résulte généralement pas d'une négligence, mais de la façon dont les dossiers se constituent en pratique : par e-mail, par collègue, par fournisseur, sans endroit fixe. Ci-dessous, on explique où exactement les choses s'enrayent et comment y remédier.
Les documents se dispersent entre les systèmes et les personnes
Un acheteur demande des données de géolocalisation à un fournisseur, place le fichier dans sa propre boîte mail et l'envoie à la comptabilité pour la déclaration. Cinq ans plus tard, cet acheteur ne travaille peut-être plus dans l'entreprise, la boîte mail a été purgée et le fichier est introuvable ailleurs. Le règlement ne demande pas un processus qui dépend d'une seule personne, mais une documentation qui reste traçable, même si des personnes changent de fonction. Celui qui consigne les dossiers par flux de produits au lieu de par collègue évite largement ce problème. l'aperçu des obligations de conservation par matière première indique précisément quels documents sont attendus pour votre produit.
Seule la dernière version est conservée
Les données de géolocalisation et les informations sur les fournisseurs changent : une parcelle est remesurée, un fournisseur change de région d'origine, la classification des risques d'un pays change. De nombreuses entreprises écrasent les anciens fichiers avec la nouvelle version, car cela semble intuitivement être une mise à jour. Pour l'obligation de conservation, c'est précisément un problème : si un contrôle porte sur une livraison d'il y a deux ans, la documentation de ce moment doit être disponible, et non la situation actuelle. Écraser les versions au lieu de les ajouter est donc l'une des erreurs les plus discrètes, car personne ne remarque qu'il manque quelque chose tant qu'on n'en a pas besoin.
L'évaluation des risques elle-même n'est pas conservée
Une deuxième erreur récurrente est que les entreprises conservent bien les documents sources, mais ne consignent pas comment elles en sont venues à leur évaluation des risques. Le règlement demande une justification du raisonnement, pas seulement les éléments constitutifs isolés. Sans cette justification, il n'est plus possible de reconstituer rétrospectivement quelles informations ont été prises en compte et quelle conclusion en a découlé. L'évaluation des risques elle-même demeure la responsabilité de l'opérateur économique ; la consigner en est la signification pratique de l'obligation de conservation.
Conserver à un endroit qui ne tient pas
Des fichiers sur un disque dur local, dans un compte cloud privé d'un collaborateur, ou dans un système qui n'a pas été transféré après une fusion ou une migration : cela aussi survient plus souvent que prévu. Cinq ans représentent une longue période en termes informatiques, et les systèmes qui semblent évidents aujourd'hui n'existent pas nécessairement encore en 2030. Un emplacement de stockage fixe et indépendant des personnes, par flux de produits, évite que la documentation ne suive un compte qui sera supprimé un jour. La façon dont les données sont sécurisées et restent accessibles est expliquée sur la page sur la façon dont nous traitons vos données.
Comment l'éviter
Le cœur de la solution est simple à exprimer, même si sa mise en œuvre prend du temps : établissez un dossier unique par flux de produits, ajoutez de nouvelles informations au lieu de remplacer les anciennes, et assurez-vous que le dossier n'est pas lié à un seul collaborateur. Cela s'applique aux données de géolocalisation, aux déclarations de fournisseurs, à la correspondance relative à l'origine et à la justification de l'évaluation des risques. Celui qui préfère ne pas mettre en place complètement ce processus lui-même peut lire comment un dossier est constitué et conservé chez nous et voir ainsi quelle partie du travail est assurée et quelle partie reste à la charge de l'opérateur économique.
Les exigences exactes imposées à l'obligation de conservation restent partie intégrante du règlement officiel et de l'interprétation de l'autorité compétente de surveillance ; en cas de doute sur votre situation spécifique, un juriste ou l'autorité de surveillance est le recours approprié. Si vous souhaitez d'abord savoir quel rôle et quelles obligations s'appliquent à vous, le test de rôle gratuit donne la vérification gratuite des rôles en quelques questions une première orientation, après quoi vous pouvez lire plus loin sur la base de connaissances chaque sujet.