Visbiežākā kļūda EUDR piecgadu dokumentu glabāšanas pienākumā ir tā, ka uzņēmumi saglabā savu pienākuma izpildes deklarācijas atsauces numuru, bet ne dokumentus, uz kuriem deklarācija ir balstīta. Numurs viens pats inspektorem daudz nestāsta; svarīgi ir ģeogrāfiskās atrašanās vietas dati, piegādātāju deklarācijas, riska novērtējums un izcelsmes pierādījumi, kas par to atrodas pakaļgalā. Ja tie nav pieejami, deklarācija paliek neatbalstīta.
Šī kļūda parasti neatstājas no neuzmanības, bet no tā, kā dossijas praksē pieaug: pa e-pastu, pa kolēģiem, pa piegādātājiem, bez fiksētas vietas. Tālāk aprakstīts, kur tieši noslīgst kontakts un ko ar to darīt.
Dokumenti tiek izkliedēti pa sistēmām un personām
Iepirkuma vadītājs pieprasa ģeogrāfiskos datus no piegādātāja, failā ievietojas savā pastu kastītē un nosūta to grāmatvedībai deklarācijas sagatavošanai. Pēc pieciem gadiem tas iepirkuma vadītājs vairāk var nebūt darbā, pastu kastīte ir iztīrīta un fails vairāk nekur citur nav atrodams. Regulējums neprasa procesu, kas atkarīgs no vienas personas, bet dokumentāciju, kas paliek izsekojama arī tad, kad cilvēki maina vietu. Tiem, kuri dossijas uztver pēc produktu straumes, nevis pēc kolēģa, šī problēma lielā mērā tiek novērsta. glabāšanas pienākumu pārskats pēc izejmateriāla parāda, kuri dokumenti jūsu produktam tieši ir nepieciešami.
Tiek saglabāta tikai pēdējā versija
Ģeogrāfiskās atrašanās vietas dati un piegādātāja informācija mainās: saimniecības telpa tiek atkārtoti izmērīta, piegādātājs maina izcelsmes reģionu, valsts riska klasifikācija mainās. Daudzi uzņēmumi pārraksta vecus failus ar jauno versiju, jo tas jūtas intuitīvi kā atjaunošana. Dokumentu glabāšanas pienākumam tas ir tieši problēma: ja pārbaude notiek par piegādi no diviem gadiem atpakaļ, dokumentācija no tā brīža jābūt pieejamā, nevis pašreizējā stāvoklī. Versiju pārrakstīšana nevis papildināšana ir tādējādi viena no klusinošajām kļūdām, jo neviens nepamanī, ka kaut kas nav pieejams, līdz tas ir nepieciešams.
Pats riska novērtējums tiek saglabāts
Otrā atkārtotos kļūda ir tā, ka uzņēmumi saglabā gan avota dokumentus, bet ne to, kā viņi nonāca pie sava riska novērtējuma. Regulējums pieprasa pamatojuma sniegšanu svērumam, nevis tikai atsevišķos pamatelementi. Bez šī pamatojuma vēlāk vairs nav iespējams pārbūvēt, kura informācija tika ņemta vērā un kāds secinājums no tā izrietēja. Pats riska novērtējums paliek tirgus dalībnieka atbildība; tā fiksēšana ir tas, ko dokumentu glabāšanas pienākums praksē nozīmē.
Glabāšana vietā, kas neizturas
Faili lokālajā cietajā diskā, darbinieka personīgajā mākonī vai sistēmā, kura apvienošanas vai migrācijas laikā nav pārnesta: arī tas notiek biežāk nekā gaidīts. Piecigadi IT jomā ir ilgs laiks, un sistēmas, kuras šodien liekas pašsaprotamas, 2030. gadā automātiski neeksistē. Fiksēta, no personām neatkarīga uzglabāšanas vieta katrai produktu straumes lieti nodrošina, ka dokumentācija nepārvietojas ar kontu, kuru kādu dienu var slēgt. Kā dati tajā brīdī ir nodrošināti un paliek pieejami, ir izskaidrots lapā par to, kā mēs ar jūsu datiem rīkojamies.
Kā to novērst
Risinājuma kodols ir vienkārši formulējams, lai arī izpilde prasa laiku: pēc produktu straumes iestieņa vienu dossi, pievienojiet jaunu informāciju tā vietā, lai pārrakstītu veco, un nodrošiniet, ka dossi nav piesaistīta vienam darbiniekam. Tas attiecas uz ģeogrāfiskās atrašanās vietas datiem, piegādātāju deklarācijām, korespondenci par izcelsmi un riska novērtējuma pamatojumu. Tiem, kuri šo procesu labprāt pilnībā neiestata paši, var Izlasiet, kā mūsu platformā tiek veidots un glabāts dossiers un redziet, kura darba daļa tiek uzņemta, bet kura paliek jūsu atbildībā.
Precīzās prasības, kas attiecas uz dokumentu glabāšanas pienākumu, paliek Eiropas Savienības regulējuma un atbildīgā uzraudzības iestādes skaidrojuma sastāvdaļa; ja jums ir šaubas par jūsu konkrēto situāciju, juridisks konsultants vai uzraudzības iestāde ir pareizā puse, kurai vērsties. Ja vēlaties vispirms uzzināt, kāda ir jūsu loma un kādi pienākumi uz jums attiecas, tad eudri.com piedāvā bezmaksas lomu pārbaudē dažos jautājumos sākotnēju virzību, pēc tam varat turpināt lasīt knowledge base par katru tēmu.