Nejčastější chyba při pětileté povinnosti uchovávat dokumentaci podle nařízení EUDR spočívá v tom, že podniky si uchovávají referenční číslo svého prohlášení o postupu se zvýšenou péčí, ale ne dokumenty, na kterých je toto prohlášení založeno. Samotné číslo dohledávacímu pracovníkovi moc neřekne; jde o geoloční údaje, prohlášení dodavatelů, posouzení rizika a důkazy o původu, které by za ním měly stát. Pokud tyto údaje chybí, existuje prohlášení bez opodstatnění.
Tato chyba obvykle nevzniká z nedbalosti, ale ze způsobu, jakým se doossier v praxi rozrůstají: po e-mailu, mezi kolegy, podle dodavatelů, bez pevného místa. Níže je uvedeno, kde konkrétně dochází k chybám a co s tím lze dělat.
Dokumenty se rozptylují mezi systémy a osobami
Nákupčí si vyžádá geoloční údaje od dodavatele, vloží soubor do své vlastní e-mailové schránky a odešle jej účetnictví k prohlášení. Pět let později již nákupčí nemusí být v podniku, schránka byla vyčištěna a soubor se už nikde jinde nevyskytuje. Nařízení nevyžaduje proces, který závisí na jedné osobě, ale dokumentaci, která zůstává dohledatelná, i když si lidé mění pozice. Pokud si každý firemní subjekt ukládá doossier podle produktového toku, nikoli podle kolegů, lze tomuto problému z velké části předejít. přehled povinností uchovávání dokumentace podle suroviny ukazuje, jaké dokumenty jsou pro váš produkt přesně vyžadovány.
Uchovává se pouze poslední verze
Geoloční údaje a informace o dodavatelích se mění: pozemek je znovu zaměřen, dodavatel změní region původu, riziková klasifikace země se změní. Mnoho podniků přepíše staré soubory novou verzí, protože to intuitivně terá správné. Pro povinnost uchovávání si je to ale problém: pokud se kontrola týká dodávky ze dvou let zpět, musí být dostupná dokumentace z onoho času, nikoli současný stav. Přepsání verzí místo jejich přidávání je tedy jednou ze tichých chyb, protože nikdo si nevšimne, že něco chybí, dokud to není potřeba.
Samotné posouzení rizika se neuchovává
Druhou opakující se chybou je, že si podniky uchovávají podkladové dokumenty, ale nevedou si záznam o TOM, jak k posouzení rizika dospěly. Nařízení vyžaduje odůvodnění zvážení, ne jen volné stavební prvky. Bez tohoto odůvodnění nelze později rekonstruovat, které informace byly zváženy a jaký závěr z nich vyplynul. Posouzení rizika samo zůstává odpovědností účastníka trhu; jeho vedení si je tím, co povinnost uchovávání v praxi znamená.
Uchovávání na místě, které neobstojí
Soubory na místním pevném disku, v privátním cloudovém účtu zaměstnance nebo v systému, který nebyl přesunut během fúze nebo migrace: i to se děje častěji, než se očekává. Pět let je v IT podmínkách dlouhé období a systémy, které dnes vypadají samozřejmě, automaticky nebudou existovat v roce 2030. Pevné, nezávislé na osobách umístění úložiště pro každý produktový tok zabraňuje tomu, aby se dokumentace přestěhovala s účtem, který bude v určitý den zrušen. Jak se přitom data chrání a zůstávají přístupná, je vysvětleno na stránce o tom, jak nakládáme s vašimi údaji.
Jak se tomu vyhnout
Jádro řešení se snadno formuluje, i když je implementace časově náročná: vytvořte pro každý produktový tok jeden doossier, přidávejte nové informace místo přepisu starých a zajistěte, aby doossier nezávisel na jednom zaměstnanci. To platí pro geoloční údaje, prohlášení dodavatelů, korespondenci o původu a zdůvodnění posouzení rizika. Kdo raději nechce tento proces zcela nastavit sám, může přečtěte si, jak se u nás dossier vytváří a uchovává a vidíte tak, kterou část práce si vezmu na starost a která část zůstává na vás.
Přesné požadavky na povinnost uchovávání zůstávají součástí oficiální nařízení a výkladu příslušného dohledového orgánu; pokud si nejste jisti svou konkrétní situací, je právník nebo dohledový orgán tou správnou stranou. Chcete-li nejdřív vědět, jakou roli a jaké povinnosti se na vás vztahují, pak vám bezplatnou kontrolou rolí v několika otázkách poskytuje první směry, poté můžete na znalostní báze číst dále podle tématu.