EUDR:n viiden vuoden säilytysvelvoitteen yleisin virhe on se, että yritykset säilyttävät kyllä due diligence -ilmoituksensa viitteen, mutta eivät asiakirjoja, joihin ilmoitus perustuu. Pelkkä viite kertoo valvontaviranomaiselle vähän; kyse on geopaikannustiedoista, toimittajailmoituksista, riskinarvioinnista ja alkuperää koskevista todistusaineistoista, joiden tulee olla ilmoituksen takana. Kun nämä puuttuvat, on olemassa ilmoitus ilman perusteluja.
Tämä virhe syntyy yleensä ei huolimattomuudesta, vaan siitä, miten dossiet käytännössä kasvavat: sähköpostitse, kollegalta kollegalle, toimittajalta toimittajalle, ilman pysyvää sijaintia. Alla kerrotaan, missä konkreettisesti menee pieleen ja mitä sille voi tehdä.
Asiakirjat hajoavat järjestelmien ja ihmisten kesken
Ostaja pyytää geopaikannustietoja toimittajalta, tallentaa tiedoston omaan sähköpostiin ja lähettää sen kirjanpitoosastolle ilmoitusta varten. Viiden vuoden kuluttua ostaja ei ehkä ole enää työsuhteessa, sähköpostilokero on tyhjennetty ja tiedostoa ei löydy mistään muualta. Asetus ei edellytä prosessia, joka riippuu yhdestä henkilöstä, vaan dokumentaatiota, joka pysyy jäljitettävänä, vaikka ihmiset vaihtaisivat tehtäviä. Kuka tahansa, joka tallentaa dossiet tuotevirtaa kohden eikä kollegaa kohden, voi suurelta osin välttää tämän ongelman. yleiskatsaus säilytysvelvoitteista raaka-ainetta kohden näyttää, mitä asiakirjoja tuotteellenne tarkalleen odotetaan.
Vain uusinta versiota säilytetään
Geopaikannustiedot ja toimittajatiedot muuttuvat: pelto mitataan uudelleen, toimittaja vaihtaa tuotantoaluetta, maan riskiluokitus muuttuu. Monet yritykset ylikirjoittavat vanhat tiedostot uudella versiolla, koska se tuntuu intuitiivisesti asianmukaiselta. Säilytysvelvoitteen kannalta tämä on ongelma: jos valvonta koskee kahden vuoden takaisesta toimittajasta, kyseisen hetken dokumentaatio on oltava saatavilla, ei nykyinen tilanne. Versioiden ylikirjoittaminen lisäämisen sijasta on näin yksi hiljaisimmista virheistä, koska kukaan ei huomaa, että jokin puuttuu, ennen kuin sitä tarvitaan.
Itse riskinarviointi ei säily
Toinen toistuvasti esiintyvä virhe on, että yritykset säilyttävät kyllä lähdeasiakirjat, mutta eivät dokumentoi sitä, MITEN ne tulivat riskinarvioinnin tulokseen. Asetus vaatii arvioinnin perusteluja, ei pelkästään sen osia. Ilman näitä perusteluja ei jälkikäteen voi rekonstruoida, mitä tietoja on otettu huomioon ja mihin johtopäätökseen päädyttiin. Riskinarviointi itsessään jää markkinatoimijan vastuulle; sen dokumentointi on se, mitä säilytysvelvoite käytännössä tarkoittaa.
Säilyttäminen paikassa, joka ei kestä
Tiedostot paikallisella kiintolevyllä, työntekijän yksityisessä pilvipalvelussa tai järjestelmässä, jota ei siirretty fuusion tai migraation jälkeen: myös tämä on yleisempää kuin voisi odottaa. Viisi vuotta on IT-termeissä pitkä aika, ja järjestelmät, jotka näyttävät itsestään selviltä tänään, eivät automaattisesti ole olemassa vuonna 2030. Kiinteä, ihmisistä riippumaton säilytyssijainti tuotevirtaa kohden estää dokumentaation muuttamisen tilin mukana, joka joskus poistetaan. Se, kuinka tietoja suojataan ja pysyvät saatavilla, on selitetty sivulla, joka käsittelee sitä, miten käsittelemme tietojanne.
Kuinka vältät tämän
Ratkaisun ydin on yksinkertaista ilmaista, vaikka toteutus vie aikaa: luo yksi dossie tuotevirtaa kohden, lisää uusi tieto vanhan korvaamisen sijaan, ja varmista, että dossie ei ole riippuvainen yhdestä työntekijästä. Tämä koskee geopaikannustietoja, toimittajailmoituksia, alkuperäksi sanottujen vastaavuuksia ja riskinarvioinnin perusteluja. Kuka tahansa, joka haluaa mieluummin olla omaamatta tätä prosessia kokonaan, voi lue, kuinka tiedosto rakennetaan ja säilytetään palvelussamme ja näe näin, mikä osa työstä siirtyy meille ja mikä jää markkinavoimille.
Säilytysvelvvollisuudelle asetetut tarkat vaatimukset ovat osa virallista asetusta ja valvontaviranomaisen ohjeita; epävarmuuden tapauksessa omasta tilanteestanne oikeusjohtelija tai valvontaviranomainen on oikea yhteyshenkilö. Haluatteko ensin tietää, mikä on roolinne ja mitkä velvollisuudet koskevatanne, niin ilmaisen roolintarkistuksen avulla muutamalla kysymyksellä antaa ensimmäisen suunnan, jonka jälkeen voitte tietovarantomme lukea aiheittain eteenpäin.