Подаването на декларация за надлежна проверка в европейската информационна система по себе си не отнема много време: веднъж влезли в системата и с пълно досие, декларацията обикновено се генерира и се изпраща в рамките на около петнадесет минути, и получавате референтен номер. Времето за обработка, с което се сблъскват малките и средните предприятия, почти винаги е преди този момент, при попълването на самото досие. Кой погледнеш реалистично на това, отчиташ дни до седмици, не минути.
Причината е проста: декларацията е последната стъпка в верига от данни, които обикновено нямате в собствената си организация. Имате нужда от геоданни на парцели, класификация на риска на страната на произход и документи, които доказват, че продуктите са произведени там законно. Всички тези компоненти трябва да са правилни и да се съответстват, преди декларацията да е содържателно пълна. Попълването на самата система тогава е най-лесната част.
Където отива времето наистина
На практика времето за обработка се разделя на три блока. Първият е събирането на данни за произход от доставчици: парцели, координати, дати на производство. Този блок отнема най-дълго време, ако за първи път разговаряте с доставчик за тези данни, и е по-кратък, ако това вече е част от продължаваща търговска връзка. Вторият блок е валидацията: съответстват ли координатите на посочения парцел, е ли страната правилно класифицирана, липсва ли нещо за съответния поток продукти. Това е блокът, където най-добре откривате грешките рано, защото непълно досие, което откривате едва при подаване, ви отнема най-много време назад. Третият блок е самото подаване: генериране на декларацията, попълване на последните полета в информационната система и изпращане.
Кой строи досие за първи път, често недооценява първия блок. Доставчик, който никога не е бил питан за геокоординати, трябва да го разбере сам или да го попита при своите собствени доставчици, и това рядко се случва в рамките на няколко дни. При повторени покупки от същия доставчик и същия парцел, това е второ или трето попълнение значително по-бързо, защото основните данни вече са установени и само текущи документи и всякакви промени в парцела трябва да бъдат проверени.
Какво забавя самото подаване
Когато досието е пълно, подаването в информационната система обикновено протича гладко. Закъснението в този момент възниква главно поради три неща: регистрация, която още не е в ред, референтен номер на доставчик, който не е копиран правилно, или декларация, която е съставена за грешната роля в веригата. Това е причината, че установяването на вашата роля и съответната дата на влизане в сила заслужава отделна, по-ранна стъпка и не е нещо, което правите между другото при самото подаване. Кой още няма това ясно, може да го осигури чрез няколко въпроса преди да бъде построено досието.
Друга точка, където се губи време, е неяснота относно кои точно документи принадлежат към кой суровина и което страна. Това се различава в зависимост от потока продукти, и не е нещо, което искате да разработите под натиск на време, докато една пратка е готова. В базата на знания по предмет това е разработено за всяка ситуация, така че да правите това предварително работа по-рано в процеса, вместо точно преди подаване.
Какво можете да направите сами
Най-голямата икономия на време не е в системата, а в това как рано започвате да поискате данни за произход и как структурирано ги регистрирате. Досие, което е построено по поток продукти — доставчик, страна, парцел, документи — е по-бързо да се попълни, отколкото данни, които са разпръснати в размени на писма и отделни файлове. Как точно подхождаме на тази структуриране и валидация, е обяснено в страницата за нашия работен процес. Съществената оценка на риска и крайната отговорност за декларацията остават при самия икономически оператор; ние подпомагаме при структурирането, валидирането и генерирането, но не при оценяването дали даден продукт е без обезлесяване.
За тези, които се съмняват дали собствената им ситуация въобще изисква декларация или кога точно трябва да бъде подадена, е препоръчително да го уточнят предварително, преди да отделите време на досието. С безплатната проверка на ролята виждате в рамките на няколко минути какво е вашето положение, и в събирката на често задавани въпроси намирате отговор на повечето практически съмнения, които възникват по време на този процес.