Depunerea unei declarații de diligență cuvenită în sistemul informatic european nu durează mult în sine: după autentificare și cu un dosar complet, declarația este de obicei generată și transmisă în aproximativ un sfert de oră, iar dumneavoastră primiți un număr de referință. Timpul care face dificultatea pentru întreprinderile mici și medii se află aproape întotdeauna în etapa anterioară, în completarea dosarului în sine. Cine se gândește realist la acest lucru, trebuie să se aștepte la zile până la săptămâni, nu la minute.
Motivul este simplu: declarația este ultimul pas într-un lanț de date pe care de obicei nu le aveți în birou. Aveți nevoie de date geolocalizate ale parcelelor, de o clasificare a riscului țării de origine și de documente care demonstrează că produsele au fost produse legal acolo. Toate aceste elemente trebuie să fie corecte și să se potrivească între ele înainte ca o declarație să fie completa din punct de vedere al conținutului. Completarea sistemului în sine este atunci cea mai ușoară parte.
Unde se consumă cu adevărat timp
În practică, termenul de realizare se divide în trei etape. Prima este colectarea datelor de origine la furnizori: parcele, coordonate, date de producție. Această etapă durează cel mai mult dacă vorbești pentru prima oară cu un furnizor despre aceste date, și mai puțin dacă deja fac parte din relații comerciale în curs. A doua etapă este validarea: se potrivesc coordonatele cu parcela indicată, este țara clasificată corect, nu lipsește nimic pentru fluxul de produse în cauză. Aceasta este etapa în care de preferință identificați erorile devreme, deoarece un dosar incomplet pe care-l descoperim abia la depunere vă ia cel mai mult timp. A treia etapă este depunerea în sine: generarea declarației, completarea ultimelor câmpuri din sistemul informatic și trimiterea.
Cine construiește un dosar pentru prima dată, subestimează adesea prima etapă. Un furnizor care nu a fost niciodată întrebat despre coordonate geolocalizate trebuie să le afle sau să le ceară propriilor săi furnizori, iar asta rareori se întâmplă în câteva zile. La cumpărări repetate de la același furnizor și din aceeași parcelă, aceasta este considerabil mai rapidă a doua sau a treia oară, deoarece datele de bază sunt deja stabilite și trebuie doar verificate documentele actuale și eventualele modificări ale parcelei.
Ce întârzie depunerea în sine
Odată ce dosarul este complet, depunerea în sistemul informatic decurge de obicei lin. Întârzierea în acest punct apare mai ales din trei motive: o înregistrare care nu este încă în ordine, un număr de referință de la un furnizor care nu a fost copiat corect, sau o declarație redactată pentru rolul greșit în lanț. Acesta este motivul pentru care identificarea rolului dumneavoastră și a datei de intrare în vigoare corespunzătoare merită o etapă separată și anterioară, și nu ceva pe care să-l faceți între timp la depunere. Dacă nu aveți deja clar acest lucru, puteți să lăsați ca aceasta să fie stabilită în câteva întrebări înainte de a construi dosarul.
Un alt punct în care se pierde timp este confuzia cu privire la care documente exact aparțin cărei materii prime și cărei țări. Aceasta diferă în funcție de fluxul de produse, și nu este ceva ce doriți să aflați sub presiune în timp ce o expediție este gata. În baza de cunoștințe pe subiecte aceasta este detaliată pentru fiecare situație, astfel încât să faceți această pregătire mai devreme în proces, în loc să o faceți chiar înainte de depunere.
Ce puteți face voi înșivă
Cea mai mare economie de timp nu se află în sistem, ci în cât de devreme încep să colectați date de origine și cât de structurat le înregistrați. Un dosar construit pe flux de produse — furnizor, țară, parcelă, documente — se completează mai rapid decât datele răspândite pe schimburi de e-mailuri și fișiere separate. Cum abordez exact această structurare și validare, este explicat în pagina despre metodologia noastră. Evaluarea substanțială a riscului și responsabilitatea finală pentru declarație rămân în sarcina operatorului; ne oferim sprijin în structurare, validare și generare, nu în evaluare sau în stabilirea dacă un produs este fără defrișări.
Pentru cei care se întreabă dacă situația lor presupune o declarație, sau când exact aceasta trebuie depusă, este recomandabil să clarificați mai întâi acest lucru înainte de a dedica timp dosarului. Cu verificarea gratuită a rolului, vedeți în câteva minute unde vă situați, și în colecția de întrebări frecvente găsiți răspunsuri la majoritatea îndoielilor practice care apar în cursul acestui proces.